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Tabla de contenidos

Introducción

Este proceso tiene como finalidad registrar y documentar la salida de un activo, asegurando un control adecuado sobre los bienes que dejan de estar en uso, ya sea por deterioro, obsolescencia, pérdida, donación u otras causas justificadas. De esta manera, se garantiza la correcta actualización de la información contable y administrativa.

 

Prerrequisitos

  • Usuario con acceso al sistema
  • Acceso al módulo de Activos Fijos 
  • La clasificación del activo debe estar previamente configurada
  • La fecha del activo debe ser del periodo contable abierto
  • El activo debe encontrarse Disponible/en uso/activo
  • El tipo de transacción debe estar configurado

¿Cómo realizar la Baja de un activo?

  1. Ingresar al módulo Activos fijos / Transacciones / Bajas de activos
  2. Se debe presionar el botón de Agregar
  3. Se debe completar los campos requeridos
    1. La sección Procesos Bajas de activo, está habilitada para registrar la información correspondiente al proceso mediante el cual se realizará la baja de un activo, según el tipo de transacción y movimiento seleccionado
      1. Consecutivo: Muestra el número consecutivo asignado al proceso de baja del activo
      2. No. Documento: Permite registrar el número del documento relacionado con el proceso de baja
      3. Año: Permite seleccionar el período o año en el que se realizará el movimiento
      4. Mes: Permite seleccionar el mes correspondiente en el que se registra la transacción
      5. Tipo de transacción: Permite seleccionar el tipo de transacción que se realizará para dar de baja el activo, por ejemplo, Venta, Robo, entre otros
      6. Tipo de movimiento: Permite seleccionar el motivo o movimiento específico asociado a la baja del activo
      7. Descripción: Permite registrar una descripción o detalle relacionado con la transacción realizada
      8. No. relación: Permite visualizar el número de relación asociado al proceso
    2. La sección Worflow, permite visualizar las diferentes etapas y autorizaciones asociadas al proceso de baja del activo, según la configuración establecida en el sistema
  4. Se  debe presionar el botón de Agregar para guardar el registro
  5. Buscar el registro que se agregó en el paso anterior y dar clic
  6. Ir a la Cejilla Detalle, está habilitada para agregar el activo asociado a la baja
    1. Se debe presionar el botón de Agregar
    2. Se debe completar los campos requeridos
      1. La sección Detalle Histórico baja activos fijos está habilitada para seleccionar el activo que se requiere dar de baja e indicar la fecha de salida
      2. La sección Datos activo está habilitada para visualizar la información correspondiente al activo seleccionado
      3. La sección Valor activo está habilitada para visualizar los valores asociados al activo seleccionado, incluyendo el valor de compra, valor actual, valor de rescate, deterioro local, revaluación local y depreciación acumulada
    3. Presionar el botón de Agregar para guardar el registro
  7. Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que funcionarios procedan con el registro de la solicitud de autorización
    1. Presionar clic en el botón de NUEVA AUTORIZACIÓN
    2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
      1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
      2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
      3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
    3. Digite una breve la justificación 
    4. Presione clic en el botón de Nueva autorización para que la solicitud sea enviada autorizar
  8. Ir a la Cejilla Documentos, está habilitada para que funcionario procedan a subir documentos de interés para el trámite gestionado.
    1. Se debe presionar el botón de NUEVO DOCUMENTO
    2. Completar el campo Resumen del Documento
    3. En el campo de Cargar Documento: (*) se debe presionar clic para que el sistema active la ventana de buscador de documentos
    4. Seleccione el documento y listo
    5. Se debe presionar el botón de AGREGAR DOCUMENTO para subir el documento a la solicitud

Aclaraciones

Documento generado por la baja

  1. Al autorizar la baja de activo, el sistema generará automáticamente un documento en el módulo de Activos Fijos, el cual quedará en estado “Terminado”. Para consultar el documento generado:

    1. Ingresar al módulo Activos Fijos / Transacciones / Documentos
    2. Buscar el documento generado automáticamente por el sistema y presionar sobre él
    3. Ir a la Cejilla General, donde podrá visualizar la información relacionada con la baja y el activo
    4. Ir a la Cejilla Asiento, donde podrá visualizar el asiento contable generado para la baja
  2. Importante: Para que el sistema genere automáticamente el asiento contable de la baja, debe configurarse previamente el asiento correspondiente en Contabilidad / Catálogos / Transacciones Generales, de acuerdo con el tipo de transacción asociado a la baja de activos. En caso de requerirlo, el asiento contable también puede registrarse manualmente desde el documento generado.

Relación generada

Al aplicar la baja, el sistema también generará automáticamente una relación en el módulo Activos Fijos / Transacciones / Relaciones, la cual quedará en estado “Registro”. Para consultar la relación:

  1. Ingresar al módulo Activos Fijos / Transacciones / Relaciones
  2. Buscar la relación generada automáticamente por el sistema
  3. Presionar sobre la relación
  4. Ir a la Cejilla Documentos, donde podrá consultar los documentos asociados a la relación
  5. Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que funcionario procedan con el registro de la solicitud de autorización
    1. Presionar clic en el botón de NUEVA AUTORIZACIÓN
    2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
      1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
      2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
      3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
    3. Digite una breve la justificación 
    4. Presione clic en el botón de NUEVA AUTORIZACIÓN para que la solicitud sea enviada autorizar
  6. Ir a la Cejilla Documentos, está habilitada para que procedas a subir documentos de interés para el trámite gestionado
    1. Presionar clic en el botón de NUEVO DOCUMENTO
    2. Seleccionar el tipo de documento
    3. Completar el campo Resumen del Documento
    4. En el campo de Cargar Documento: (*) se debe presionar clic para que el sistema active la ventana de buscador de documentos
    5. Seleccione el documento
    6. Se debe presionar clic en el botón de AGREGAR DOCUMENTO para subir el documento a la solicitud
  7. Las demás cejillas, como Asiento contable relación, Documentos por relación, Asiento contable por relación y Activo fijo tipo, están habilitadas para consultar la información y los reportes relacionados con la baja, de acuerdo con la selección realizada

Aplicación en el módulo de Contabilidad

  1. Ingresar al módulo Contabilidad / Asientos / Asientos pendientes
  2. Buscar la relación de activos generada por el proceso de baja
  3. Seleccionar la relación y revisar el asiento contable generado
  4. Verificar los reportes contables correspondientes
  5. Presionar el botón Procesos y seleccionar la opción “Aplicar” para completar el proceso

Permisos 

Estos son los permisos disponibles

  • SAF-HIST-BAJA-ACTIVOS-INS      Agregar en Histórico de Bajas de Activo
  • SAF-HIST-BAJA-ACTIVOS-DEL    Eliminar en Histórico de Bajas de Activo
  • SAF-HIST-BAJA-ACTIVOS-SEL    Ingresar en Histórico de Bajas de Activo
  • SAF-HIST-BAJA-ACTIVOS-EXP    Exportar en Histórico de Bajas de Activo
  • SAF-HIST-BAJA-ACTIVOS-UPD    Actualizar en Histórico de Bajas de Activo
  • SAF-HIST-BAJA-ACTIVOS-IMP     Reporte / Imprimir en Histórico de Bajas de Activo
  • SAF-HIST-BAJA-ACTIVOS-AUT    Autorización Workflow en Histórico de Bajas de Activo
  • SAF-HIST-BAJA-ACTIVOS-INS     Documentos

Procesos relacionados