Tabla de contenidos

Introducción

Este proceso permite registrar el resultado de la toma física de los activos fijos asignados a una ubicación determinada, permitiendo verificar su existencia y estado físico.

 

Prerrequisitos

  • Usuario con acceso al sistema
  • Acceso al módulo de Activos Fijos
  • El activo se debe encontrar debidamente asignado y plaqueado
  • El usuario que realizará la toma física debe tener asignadas, en el módulo de Seguridad, las unidades ejecutoras correspondientes a la ubicación donde se realizará el proceso
  • Contar con un período de toma física en estado ACTIVO
  • Conocer el PIN de autorización correspondiente al período de toma física

¿Cómo realizar una toma física?

  1. Crear previamente el Período de Toma Física
  2. Ingresar al módulo Activo Fijos / Procesos / Período de Toma Física
  3. Completar los datos requeridos, como (Año,mes y pin de autorización Toma Física)
  4. Presione el botón de AGREGAR
  5. Buscar en el listado el Periodo de la toma física creado
  6. Seleccionarlo marcando el check (✓) en el cuadro de selección
  7. Presione el botón de APROBAR/FINALIZAR
  8. Verificar que el estado del período cambie a ACTIVO
  9. Luego ingresar en el módulo Activo Fijos / Transacciones / Tomas físicas
  10. Presionar el botón de AGREGAR
  11. Completar la información solicitada
  12. Presione el botón de AGREGAR para guardar el registro
  13. Buscar en el listado la toma física creada y seleccionar el registro
  14. El registro de la toma física puede realizarse de las siguientes formas:
    1. Forma Manual:
      1. Ir a la Cejilla Detalle, permite registrar el activo al que se le realizará la toma física
        1. Se debe presionar el botón de AGREGAR
        2. Completar los datos solicitados:
          1. No. Activo (*)
          2. ¿Existe Activo Fijo? (*)
          3. Estado Físico (*)
        3. Presione el botón de AGREGAR para guardar el registro del detalle 
    2.  Por Formulario QR:
      1. Ingresar al módulo Activos Fijos / Catálogo / Catálogo de Activos 
      2. Utilizar el Filtro avanzado para localizar el activo al que se realizará la toma física
      3. Ingresar al registro del activo
      4. Ir a la Cejilla Imprimir Etiqueta
      5. Escanear el código QR del activo
      6. brir el vínculo correspondiente al formulario
      7. Verificar la información editable de Ubicación y Estado
      8. Presionar clic en el botón de ENVIAR
      9. Ingresar el PIN de confirmación registrado en el Período de Toma Física
      10. Presionar clic en el botón de REGISTRAR
  15. Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que  funcionario procedan con el registro de la solicitud de autorización
    1. Presionar el botón de NUEVA AUTORIZACIÓN
    2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
      1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación.
      2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación.
      3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización.
    3. Digite una breve la justificación
    4. Presione clic en el botón de AUTORIZACIÓN WORKFLOW
  16. Ir a la Cejilla Activos por ubicación, y validar la información de la toma física realizada (esta cejilla está habilitada para mostrar el reporte de la información generada.)

Aclaraciones

  • Al aplicar la toma física, no se genera ninguna relación contable ni se realiza automáticamente el ajuste o la baja del activo. Este proceso únicamente actualiza el estado físico del activo.
  • En caso de que el activo no exista y se requiera darlo de baja, se debe ejecutar el proceso estándar de baja de activos.
  • Antes de finalizar el Período de Toma Física, se debe verificar que la Toma Física se encuentre en estado APLICADO

Permisos

Estos son los permisos disponibles

  • SAF-TOMA-FISICA-INS      Agregar en Tomas Físicas
  • SAF-TOMA-FISICA-DEL     Eliminar en Tomas Físicas
  • SAF-TOMA-FISICA-SEL     Ingresar en Tomas Físicas
  • SAF-TOMA-FISICA-EXP     Exportar en Tomas Físicas
  • SAF-TOMA-FISICA-UPD     Actualizar en Tomas Físicas
  • SAF-TOMA-FISICA-IMP      Reporte / Imprimir en Tomas Físicas
  • SAF-TOMA-FISICA-INS      Agregar
  • SAF-TOMA-FISICA-IMP     Activos por Ubicación
  • SAF-TOMA-FISICA-UPD    Autorización Workflow

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