Introducción

Este proceso permite generar al usuario el registro del detalle que fue originado con la toma fisíca de activos de una ubicación especifica

Prerrequisitos

• Usuario con acceso al sistema
• Acceso al módulo de Activos
• El activo se debe encontrar debidamente asignado y plaqueado
• El usuario que registra la toma física debe tener asignado las unidades ejecutoras de la ubicación que realiza, en el módulo de seguridad
• Tener un periodo de toma física ACTIVO
• Conocer el PIN de la toma física a realizar

¿Cómo realizar una toma física?

1. Ingresar en el módulo Activo Fijos / Transacciones / Tomas físicas
2. Presionar el botón de AGREGAR
3. Se debe completar los datos solicitados
4. Presionar el botón de AGREGAR para guardar el registro
5. En el listado buscar y dar clic en el registro agregado en el paso anterior
6. Hay dos formas de hacer el registro de la toma física
   1. Forma Manual:
      1. Ir a la Cejilla Detalle, permite registrar el activo al que se le realizará la toma física
         1. Se debe presionar el botón de AGREGAR
         2. Se debe completar los datos solicitados
         3. Presione el botón de AGREGAR para guardar el registro 
   2. Forma Formulario:
      1. Escanear el código QR del activo
      2. Abrir vínculo del formulario
      3. Verificar los campos editables de Ubicación y estado
      4. Presionar clic en el botón de ENVIAR
      5. Colocar el PIN de confirmación
      6. Presionar clic en el botón de REGISTRAR
7. Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que  funcionario procedan con el registro de la solicitud de autorización
   1. Presionar el botón de NUEVA AUTORIZACIÓN
   2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
      1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación.
      2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación.
      3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización.
   3. Digite una breve la justificación
   4. Presione clic en el botón de AUTORIZACIÓN WORKFLOW
8. Ir a la Cejilla Activos por ubicación, y validar la información de la toma física realizada (esta cejilla está habilitada para mostrar el reporte de la información generada.)

Aclaraciones

• Al aplicar la toma física, no se genera ninguna relación contable ni se realiza automáticamente el ajuste o la baja del activo. Este proceso únicamente actualiza el estado físico del activo.
• En caso de que el activo no exista y se requiera darlo de baja, se debe ejecutar el proceso estándar de baja de activos.

Permisos

Estos son los permisos disponibles

• SAF-TOMA-FISICA-INS      Agregar en Tomas Físicas
• SAF-TOMA-FISICA-DEL     Eliminar en Tomas Físicas
• SAF-TOMA-FISICA-SEL     Ingresar en Tomas Físicas
• SAF-TOMA-FISICA-EXP     Exportar en Tomas Físicas
• SAF-TOMA-FISICA-UPD     Actualizar en Tomas Físicas
• SAF-TOMA-FISICA-IMP      Reporte / Imprimir en Tomas Físicas
• SAF-TOMA-FISICA-INS      Agregar
• SAF-TOMA-FISICA-IMP     Activos por Ubicación
• SAF-TOMA-FISICA-UPD    Autorización Workflow