Tabla de contenidos

Introducción

Este proceso permite registrar el traslado de activos entre diferentes ubicaciones, así como realizar la primera asignación de un activo a una ubicación determinada.

Prerrequisitos

  • Usuario con acceso al sistema
  • Acceso al módulo de Activos Fijos
  • El activo debe encontrarse debidamente asignado y plaqueado; y con disponibilidad "DIS"
  • El usuario que registra debe tener asignado las unidades ejecutoras de la ubicación que envía, en el módulo de seguridad
  • La transacción aplicada únicamente registrará el asiento contable de re clasificación de centros de costos los montos de aquellas cuentas que tenga saldo para VALOR COMPRA, DEPRECIACIÓN ACUMULADA, DETERIORO y REVALUACION. Si el monto es 0, el sistema omitirá este valor y no incluirá línea de ajuste en el asiento.
  • Cuando el centro de costo de las dos ubicaciones son las mismas, el sistema no generará ningún documento o el asiento de re clasificación, UNICAMENTE actualizará la nueva ubicación en la ficha del activo.

¿Cómo registrar los traslados o asignaciones?

  1. Ingresar al módulo de Activos Fijos / Transacciones / Traslados o Asignaciones
  2. Presionar el botón de Agregar
  3. Se deben completar los campos requeridos
  4. Se debe presionar el botón de Agregar para guardar el registro
  5. Ir a la Cejilla Detalle, está habilitada para agregar el activo a trasladarse o asignarse
    1. Seleccionar con un check el activo a trasladar o asignar
    2. Se debe presionar el botón de Agregar para guardar el registro
  6. Ir a la Cejilla Documentos, está habilitada para que funcionario procedan a subir documentos de interés para el trámite gestionado.
    1. Se debe presionar el botón de NUEVO DOCUMENTO
    2. Completar el campo Resumen del Documento
    3. En el campo de Cargar Documento: (*) se debe presionar clic para que el sistema active la ventana de buscador de documentos
    4. Seleccione el documento y listo
    5. Se  debe presionar el botón de AGREGAR DOCUMENTO para subir el documento a la solicitud
  7. Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que funcionario procedan con el registro de la solicitud de autorización
    1. Presionar clic en el botón de NUEVA AUTORIZACIÓN
    2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
      1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
      2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
      3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
    3. Digite una breve la justificación 
    4. Presione clic en el botón de NUEVA AUTORIZACIÓN para que la solicitud sea enviada autorizar

Aclaraciones

Documento generado por el traslado o asignación

  1. Al autorizar el traslado o asignación, el sistema generará automáticamente un documento en el módulo de Activos Fijos, el cual quedará en estado “Terminado”. Para consultar los documentos generados:

    1. Ingresar al módulo Activos Fijos / Transacciones / Documentos

    2. Filtrar por el número de documento generado en Traslados o Asignaciones y presionar el botón Buscar. El sistema mostrará los dos documentos generados automáticamente: uno de entrada y otro de salida.

    3. El asiento contable se refleja únicamente en el primer documento generado. En el segundo documento no presentará asiento contable.
  2. Ir a la Cejilla General, donde se podrá visualizar la información general relacionada con el documento.
  3. Ir a la Cejilla Asiento, donde se podrá visualizar el asiento contable generado automáticamente para el primer documento.
  4. Cejilla Asiento Contable Relación, se podrá visualizar el asiento contable generado automáticamente por el sistema
  5. Cejilla Activo Fijo Tipo, se podrá visualizar el reporte generado a partir de los documentos creados automáticamente por el sistema.
  6. Cejilla Documentos por Relación,se podrán visualizar los documentos generados automáticamente por el sistema
  7. Cejilla Asiento Contable por Relación,se podrá visualizar el asiento contable generado automáticamente por el sistema

Aplicación en el auxiliar de Activos

  1. Ingrese al módulo Activos Fijos / Transacciones / Relaciones 
  2. Busque la relación de Activos
  3. Dar click en la relación
  4. Ir a la Cejilla Documentos y revisar los documentos
  5. Revisar los reportes correspondientes
  6. Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que  funcionario procedan con el registro de la solicitud de autorización
    1. Presionar clic en el botón de NUEVA AUTORIZACIÓN
    2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
      1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
      2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
      3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
    3. Digite una breve la justificación
    4. Presione clic en el botón de NUEVA AUTORIZACIÓN

Permisos

Estos son los permisos disponibles

  • SAF-TRASLADOS-SEL      Agregar en "Traslados Entre Bodegas"
  • SAF-TRASLADOS-DEL     Eliminar en "Traslados Entre Bodegas"
  • SAF-TRASLADOS-SEL     Ingresar en "Traslados Entre Bodegas"
  • SAF-TRASLADOS-EXP     Exportar en "Traslados Entre Bodegas"
  • SAF-TRASLADOS-UPD    Actualizar en "Traslados Entre Bodegas"
  • SAF-TRASLADOS-INS      Agregar en "Traslados Entre Bodegas"
  • SAF-TRASLADOS-IMP     Reporte / Imprimir en "Traslados Entre Bodegas"
  • SAF-TRASLADOS-INS     Registrar Documentos en "Traslados Entre Bodegas"
  • SAF-TRANSFERENCIAS-AUT    Autorización Workflow en Traslados de ubicación

Procesos relacionados