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Tabla de contenidos

Introducción

Este proceso tiene como finalidad 

Prerrequisitos

  •  

Como hacer un traslado o asignaciones?

 

  1. Ingresar en el módulo Activos/ Transacciones/ Traslados o asignaciones

  2. Presionar clic el botón de Agregar

    1. Se debe completar los datos solicitados Cejilla General

    2. Se debe agregar la descripción

    3. Se debe seleccionar la ubicación de envío (el lugar DE DONDE se están trasladando los activos)

    4. Se debe seleccionar la ubicación de destino (el lugar A DONDE se están trasladando los activos)

    5. Se debe seleccionar el responsable a cuál se le va a asignar los activos

    6. Se debe agregar el motivo de traslado

    7. Se debe seleccionar el centro de costo al cual se le asignara el movimiento contable del traslado de activo

    8. El número de compañía y documento se asignan en automático

  3. Se debe presionar clic el botón de AGREGAR para guardar el registro

  4. La Cejilla Detalle, está habilitada para agregar el activo el activo a trasladar

    1. Presionar el botón de Agregar

      1. Se debe seleccionar el activo a trasladar (se mostrarán todos los activos asignados a la UBICACIÓN DE ENVIO)

      2. Se debe agregar la cantidad

      3. Se debe presionar clic el botón de AGREGAR para guardar el registro

  5. La Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que funcionarios procedan con el registro de la solicitud de autorización

    1. Presionar clic en el botón de NUEVO AUTORIZACION 

    2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización

      1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)

      2. NO AUTORIZADO: esta opción esta habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGA         

      3. CORREGIR: esta opción esta habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su solicitud y que después de eso reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO

    3. Ingrese en la cejilla de autorización y digite una breve justificación y presione clic en el botón de Aprobar para que la solicitud sea enviada autorizar.

  6. La Cejilla Documentos, está habilitada para que funcionario procedan a subir documentos de interés para el trámite gestionado.

    1. Presionar clic en el botón de AGREGAR 

    2. Seleccionar el tipo de documento NUEVO DOCUMENTO

    3.  Completar el campo Resumen del Documento

      1. En el campo de Cargar Documento: (*) se debe presionar clic para que el sistema active la ventana de buscador de documentos

      2. Seleccione el documento y listo

    4. Se  debe presionar clic el botón de AGREGAR para subir el documento a la solicitud

  7. Luego hay que crear la relación

    1. Ingresar en el modulo de Activos fijos / Transacciones / Relaciones 

    2. Presionar clic el botón de Agregar

    3. Agregar la información que solicita

      1. Se  debe presionar clic el botón de AGREGAR para guardar el registro

    4. Ingrese en la cejilla de autorización y digite una breve justificación y presione clic en el botón de nueva autorización para que la solicitud sea enviada autorizar.

  8. Para asociar un documento a una relación y que este aparezca correctamente en la cejilla de Documentos, se deben seguir los siguientes pasos:

    1. Ingresar en el modulo de Activos fijos / Transacciones / Documentos  

    2. Presionar clic el botón de Agregar

    3. Agregar la información que solicita

      1. No. de Relación: Seleccionar la relación que se acaba de crear para este proceso

      2. Tipo de Movimiento: Seleccionar el tipo de transacción que se va a realizar. ("Traslado" u otra opción configurada en el sistema para este tipo de operación)

      3. Activo: Seleccionar el activo que se va a trasladar

      4. Número de Documento: Ingresar el consecutivo o identificador asignado por el usuario.

      5. Fecha: Debe coincidir con la de la relación. Esta es definida por el usuario.

      6. Moneda: Debe corresponder a la del activo a trasladar

      7. Descripción: Indicar la razón del traslado del activo.

      8. Tipo de Cambio: Se asigna automáticamente al indicar la fecha.

      9. A nombre de: Ingresar el nombre del proveedor o persona asignada.

    4. Presionar el botón de agregar para guardar la información

    5. Ir a la pestaña de asiento 

      1. Verificar que la información contable sea correcta (Importante: El asiento contable debe estar balanceado; de lo contrario, el sistema no permitirá guardar la información.)

    6. Ir a la pestaña principal 

      1. Seleccionar el recuadro y darle clic en terminar.

  9. Regresar al menú de relaciones 

    1. Ingrese en la cejilla de autorización y digite una breve justificación y presione clic en el botón de nueva autorización. (Una vez completado este paso, el estado de la relación cambiará a "Aplicado".

  10. Ingresar al menú de traslados o asignaciones . Verificar que: 

    1. El número de documento y la relación aparezcan en pantalla.

    2. El estado debe reflejarse como "Aplicado".

 

 

Aplicación contable.

  1. Ingrese al módulo activos/ transacciones/ relaciones
  2. Busque la relación del traslado aplicado, ingrese en el combo de operación
    • Revisar los reportes correspondientes
      • Asiento contable
      • Documentos
    • Por último proceda aplicar

Permisos

Estos son los permisos disponibles