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Tabla de contenidos

Introducción

Este proceso tiene como finalidad registrar y gestionar las solicitudes de servicios académicos requeridos por los estudiantes. A través de esta opción, se puede ingresar la información correspondiente al servicio solicitado, facilitando su control, seguimiento y gestión dentro de la institución. De esta manera, se centraliza el registro de las solicitudes y se mantiene un mejor control sobre los servicios requeridos por los estudiantes.

Prerrequisitos

  • Usuario con acceso al sistema
  • Acceso al módulo de Admisión y Matricula o Gestión Estudiantil
  • El estudiante debe estar registrado en el Expediente Estudiantil
  • Tener configurados los servicios en Cajas / Parámetros / Servicios
  • El indicador “Mostrar en Kiosco Estudiantil” debe estar habilitado para que el servicio se encuentre disponible al momento de realizar la solicitud

¿Cómo registrar la solicitud de Servicios Académicos?

  1. Ingresar en el módulo Admisión y Matrícula / Trámites / Gestión Solicitud Servicios Académicos
  2. Se debe presionar el botón de Agregar
  3. Se debe completar los campos requeridos
    1. No. Entidad: Permite seleccionar la entidad asociada a la solicitud
    2. No. Solicitud: El sistema genera automáticamente el número correspondiente a la solicitud
    3. Detalle Solicitud: Permite ingresar la información o descripción relacionada con la solicitud
    4. Estado Solicitud: El sistema asigna automáticamente el estado correspondiente a la solicitud, de acuerdo con las autorizaciones realizadas
    5. Carnet: Permite visualizar automáticamente el número de carnet del estudiante al seleccionar el No. de Entidad
    6. Nombre: Permite visualizar automáticamente el nombre del estudiante al seleccionar el No. de Entidad
  4. Se debe presionar el botón de Agregar para guardar el registro
  5. Buscar el registro que se agregó en el paso anterior y dar clic 
  6. Ir a la Cejilla Detalle de Solicitud, está habilitada para habilitada para agregar y visualizar el servicio académico que el estudiante desea solicitar
    1. Se debe presionar el botón de Agregar
    2. Se debe completar los campos requeridos
    3. Se debe presionar el botón de Agregar para guardar el registro
  7. Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que  funcionario procedan con el registro de la solicitud de autorización
    1. Presionar clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
    2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
      1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
      2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
      3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
    3. Digite una breve la justificación
    4. Presione clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
  8. Ir a la Cejilla Documentos, está habilitada para que  funcionario procedan a subir documentos de interés para el trámite gestionado. 
    1. Presionar clic en el botón de NUEVO DOCUMENTO
    2. Seleccionar el tipo de documento
    3. Completar el campo Resumen del Documento
    4. En el campo de Cargar Documento: (*) se debe presionar clic para que el sistema active la ventana de buscador de documentos
    5. Seleccione el documento
    6. Se debe presionar clic en el botón de AGREGAR DOCUMENTO para subir el documento a la solicitud
  9. Ir a la Cejilla Imprimir, esta habilitada para visualizar el reporte de la información registrada

Nota: Este proceso también se puede realizar desde el módulo de Gestión Estudiantil / Procesos / Gestión Solicitud Servicios Académicos

Permisos 

Estos son los permisos disponibles

  • MGE-ENC-SOL-SER-DEL    Eliminar en Encabezado Solicitudes de Servicios académicos
  • MGE-ENC-SOL-SER-SEL    Ingresar en Encabezado Solicitudes de Servicios académicos
  • MGE-ENC-SOL-SER-EXP    Exportar en Encabezado Solicitudes de Servicios académicos
  • MGE-ENC-SOL-SER-UPD    Actualizar en Encabezado Solicitudes de Servicios académicos
  • MGE-ENC-SOL-SER-IMP    Reporte / Imprimir en Encabezado Solicitudes de Servicios académicos
  • MGE-ENC-SOL-SER-INS    Agregar
  • MGE-ENC-SOL-SER-INS    Nuevo Documento
  • MGE-ENC-SOL-SER-SEL    Autorización Workflow

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