Introducción

Prerrequisitos

• Usuario con acceso al sistema
• Acceso al módulo de Admisión y Matrícula
• El estudiante debe estar registrado en el Expediente Estudiantil
• Tener creadas las Facultades
• Tener creadas las Carreras
• Tener creados los Énfasis
• Tener creado el Plan de Estudio

¿Cómo registrar un Anticipo?

1. Ingresar en el módulo Admisión y Matrícula / Trámites / Anticipo
2. Se debe presionar el botón de Agregar
3. Se debe completar los campos requeridos
   1. No. Compañía: Muestra el número de la compañía a la que pertenece el registro
   2. No. Sede: Indica la sede donde se registra el anticipo
   3. No. Anticipo: Número asignado al anticipo registrado. Es generado automáticamente por el sistema
   4. Carnet: Permite seleccionar el estudiante al que se registrará el saldo a favor
   5. Facultad: Permite seleccionar la facultad a la que pertenece el estudiante
   6. Carrera: Permite seleccionar la carrera asociada al estudiante
   7. Énfasis: Permite seleccionar el énfasis correspondiente a la carrera del estudiante
   8. Plan: Permite seleccionar el plan de estudio asociado al estudiante y su carrera
   9. Fecha: Indica la fecha en que se registra el anticipo o saldo a favor
   10. Monto: Permite ingresar el monto que se registrará como saldo a favor del estudiante para su posterior aplicación
4. Se debe presionar el botón de Agregar para guardar el registro
5. Buscar el registro que se agregó en el paso anterior y dar clic
6. Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que  funcionario procedan con el registro de la solicitud de autorización
   1. Presionar clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
   2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
      1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
      2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
      3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
   3. Digite una breve la justificación
   4. Presione clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
7. Ir a la Cejilla Documentos, está habilitada para que  funcionario procedan a subir documentos de interés para el trámite gestionado. 
   1. Presionar clic en el botón de NUEVO DOCUMENTO
   2. Seleccionar el tipo de documento
   3. Completar el campo Resumen del Documento
   4. En el campo de Cargar Documento: (*) se debe presionar clic para que el sistema active la ventana de buscador de documentos
   5. Seleccione el documento
   6. Se debe presionar clic en el botón de AGREGAR DOCUMENTO para subir el documento a la solicitud

Aclaraciones

• El anticipo corresponde a un pago realizado por adelantado, sin estar asociado inicialmente a un concepto específico. El monto mínimo permitido será definido por la institución mediante una configuración del sistema
• Al registrar el anticipo, se generará automáticamente un cobro a nombre del estudiante por el monto indicado. Este cobro se visualizará como una deuda en el Expediente Estudiantil hasta que se realice el pago
• Una vez realizado el pago del anticipo, se generará un recibo de dinero y el monto quedará registrado como un saldo a favor del estudiante. Este saldo representa un pago anticipado y podrá utilizarse posteriormente para cancelar otros conceptos
• El saldo a favor solo podrá aplicarse mediante la pasarela de pagos de AVATAR. No podrá utilizarse directamente mediante ACH
• En la sección de Cobros o Deudas del Expediente Estudiantil, podrás visualizar los conceptos pendientes de pago, como letras vencidas, matrícula, servicios de graduación u otros conceptos registrados a tu nombre
• Al seleccionar los conceptos que deseas pagar y acceder a la pasarela de pagos, podrás visualizar el saldo a favor disponible y seleccionar la opción para aplicarlo al pago
• Al aplicar el saldo a favor, el sistema descontará el monto correspondiente del total a pagar. El recibo reflejará el monto total de la transacción, el valor aplicado del anticipo y el monto restante que corresponde al ingreso por el pago realizado
• Una vez aplicado el saldo a favor, el sistema generará los registros contables correspondientes y actualizará el estado del saldo utilizado, permitiendo mantener el control de los anticipos y de los pagos realizados por el estudiante

Permisos 

Estos son los permisos disponibles

• MGE-GESTION-ACTICIPOS-SEL    Agregar en Gestión de Anticipos
• MGE-GESTION-ACTICIPOS-DEL    Eliminar en Gestión de Anticipos
• MGE-GESTION-ACTICIPOS-SEL    Ingresar en Gestión de Anticipos
• MGE-GESTION-ACTICIPOS-EXP    Exportar en Gestión de Anticipos
• MGE-GESTION-ACTICIPOS-UPD    Actualizar en Gestión de Anticipos
• MGE-GESTION-ACTICIPOS-INS     Agregar en Gestión de Anticipos
• MGE-GESTION-ACTICIPOS-IMP    Reporte / Imprimir en Gestión de Anticipos
• MGE-GESTION-ACTICIPOS-AUT   Autorización Workflow en Gestión de Anticipos
• MGE-GESTION-ACTICIPOS-INS    Registrar Documentos