Introducción

Este proceso tiene como finalidad crear los diferentes tipos de documentos bancarios que son incluidos en una relación seleccionada. Es importante mencionar que el criterio de filtrado "Transacción" se refiere al tipo de movimientos básicos que son: Cheques, depósitos, Notas de crédito, Notas de Débito y  Transferencias electrónicas

Prerrequisitos

• Tener la cuenta bancaria registrada y parametrizada
• Tener el proveedor o cliente registrado
• Haber creado una relación para el registro de los documentos
• Tener registrado y habilitado el Año fiscal en el cual se va a trabajar
• Tener registrado y habilitado Mes contable en el cual se va a trabajar
• Tener creada y habilitada en el  catálogo contable las cuentas que van a afectar  los  movimientos  del  auxiliar.
• Tener los permisos necesarios para el registro de documentos de bancos

Cómo hacer el registro de las transacciones bancarias?

1. Ingrese en el módulo Bancos / Transacciones / Documentos
2. Presionar el botón de Agregar
3. Llenar la información de la pestaña de encabezado:
   • La cuenta bancaria: Se selecciona la cuenta a la que se le va a realizar el registro
   • El código del proveedor o cliente: Se deberá  presionar este  menú,  el  cual  nos proporcionara  una  ventana oculta con filtros  de  búsqueda   que permitirá  al  usuario   seleccionar  la  entidad  del documento a realizar
   • Tipo de transacción: Se  deberá  presionar este  menú, el  cual  nos proporcionara  una  ventana oculta  que permitirá  al  usuario   seleccionar  el tipo  de  documento, o  utilizar el menú  colgante.
   • El número de documento: Se debe indicar el número de documento a registrar,solo cuando el tipo de documento es un cheque bancario, el sistema no permitirá indicar un número ya que sera automático este consecutivo
   • La descripción del documento: Se  debe indicar un registro descriptivo  del  documento  a  registrar
   • Documento de referencia: Se debe colocar un documento de referencia, si este quiere hacer referencia a otro número de documento
   • La fecha: Se debe indicar la fecha del documento a registrar, esta siempre tiene que ir acorde al mes contable de la relación
     • (Los campos de relación, a nombre de, tipo de cambio, se van llenando de forma automática al ir seleccionando la información respectiva)
4.  Presionar el botón de Agregar
5. Ir a la pestaña de Resumen
6. Hacer el registro de la contrapartida del asiento:
   • Utilizar los botones especiales:
     • Crear CxC: Afecta el auxiliar de cuentas por cobrar, creando una cuenta por cobrar
     • Crear CxP: Afecta el auxiliar de cuentas por Pagar creando una cuenta por pagar
     • Crear Banco: Afecta el auxiliar de Bancos, creando un documento bancario
     • Cancelar CxC: Afecta el auxiliar de cuentas por cobrar, Abonando o cancelando una cuenta por cobrar
     • Cancelar CxP: Afecta el auxiliar de cuentas por Pagar, Abonando o cancelando una cuenta por Pagar
   • hacer de forma manual la creación de la linea
7. Para el registro de la linea ya sea utilizando los botones especiales de crear CxP, Crear CxC, o Crear banco o hacerlo de forma manual y que no afecte ningún auxiliar se debe llenar los siguientes campos:
   • Entidad: Se deberá  presionar este  menú,  el  cual  nos proporcionara  una  ventana oculta con filtros  de  búsqueda   que permitirá  al  usuario   seleccionar  la  entidad  del documento a realizar
   • Cuenta contable: Al  presionar  este  menú  oculto,  desplegara  una  ventana  nueva,  que  contiene el catálogo contable con las cuentas activas lo cual se pueden utilizar filtros de  búsqueda,  para  seleccionar la cuenta contable a utilizar
   • Centro de costo: Al  presionar  este  menú  oculto,  desplegara  una  ventana  nueva,  que  contiene el catálogo de centros de costo con los centros de costo activos , lo cual se pueden utilizar filtros de  búsqueda  para  seleccionar  el  centro  de  costo a  utilizar.
   • Referencia: Se debe colocar un documento de referencia, para ligar la linea a registrar a este documento
   • Movimiento: Se debe indicar si la linea que se esta creando es un Débito o un Crédito
   • Monto: Se debe colocar el monto de la linea a registrar del documento
   • Descripción: Se  debe indicar un registro descriptivo  del  documento  a  registrar, si es la misma descripción del encabezado, esta se deja en blanco y el sistema automáticamente llena este campo con la descripción indicada en el encabezado del documento
   • Si ejecuta o no presupuesto: Se debe dar click en el recuadro, si este debe afectar presupuesto o no; Si este ejecuta presupuesto se debe llenar los siguientes espacios:
     • Cuenta: Al  presionar  este  menú  oculto,  desplegara  una  ventana  nueva,  que  contiene el catálogo presupuestario con las cuentas activas lo cual se pueden utilizar filtros de  búsqueda,  para  seleccionar la cuenta presupuestaria a utilizar
     • Unidad: Al  presionar  este  menú  oculto,  desplegara  una  ventana  nueva,  que  contiene el catálogo de unidades ejecutoras con las unidades ejecutoras activas , lo cual se pueden utilizar filtros de  búsqueda  para  seleccionar  el  unidad ejecutora a  utilizar.
     • Meta: Al  presionar  este  menú  oculto,  desplegara  una  ventana  nueva,  que  contiene el catálogo de metas y proyectos con las metas o proyectos activos , lo cual se pueden utilizar filtros de  búsqueda  para  seleccionar  la meta o proyecto a utilizar.
8. Presionar el botón de Agregar
9. Presionar el botón de diferencial
10. Ir a la pestaña de Encabezado
11. Presionar el botón de terminar

Aplicación en el auxiliar de Bancos.

1. Ingrese al módulo bancos / Transacciones / Relaciones
2. Busque la relación bancaria, ingrese en el combo de operación
   • Revisar los reportes correspondientes
     • Asiento contable
     • Documentos
     • Presupuesto
     • Cuenta Presupuesto
     • Asiento NICSP
   • Por ultimo proceda aplicar

Aplicación contable.

1. Ingrese al módulo contabilidad / asientos / asientos pendientes
2. Busque la relación bancaria, ingrese en el combo de operación
   • Revisar los reportes de asiento correspondientes
     • Detallado
     • Resumido
     • Detalle de Contabilidad Nacional
     • Resumido Contabilidad Nacional
     • Asiento de Diario NICSP
   • Por ultimo proceda aplicar

Aclaraciones

1. Cuando se utilizan botones especial afectan el módulo respectivo, si se hace manual es porque la cuenta a utilizar no corresponde a ninguna que se lleva auxiliar
2. Cuando este terminado todos los registros de la relación, esta relación se debe aplicar
3. La relación solo se puede registrar documentos del mismo período contable y debe ir de acuerdo a la fecha
4. El estado de los documentos son:
   • P: Pendiente: esté en proceso de creación y puede ser modificado
   • T: Terminado: Ya no puede ser modificado  y está preparado para aplicación e impresión
   • N: Anulados: ya no puede ser modificado y por alguna razón fue anulado por problemas de impresión o por ajustes contables.
5. Los botones del encabezado son:
   • Cancelar: Cierra la ventana de consulta de la transacción
   • Imprimir: Imprime el detalle del documento (Cheque, ND, NC, deposito, otros)
   • Actualizar: actualiza o guarda todas las modificaciones que se realizan en la cejilla de encabezado
   • Terminar: Este botón cambia el estado de la transacción a terminada, para que pueda ser impresa y aplicada al histórico del auxiliar como contabilidad. Es importante indicar que los documentos que provienen automáticamente de otros auxiliares no permiten que se modifique su detalle, por lo cual siempre se encuentra con el estado Terminado
   • Eliminar: Permite eliminar aquellas transacciones que requieren ser borradas de una relación. Únicamente se permite si la transacción se encuentra en estado pendiente
6. Cuando se ha guardado y terminado el detalle de transacción se activan los siguientes botones:
   • Cancelar: Cierra la ventana de consulta de la transacción
   • Revertir: Este botón cambia el estado de la transacción a Pendiente, para que se realicen cambios antes de que la relación sea aplicada. Es importante, indicar que los documentos que provienen automáticamente de otros auxiliares no permiten que se modifique su detalle
   • Imprimir: Imprime el detalle del documento (Cheque, ND, NC, otros)
   • Anular: Cuando se anula un movimiento de una cuenta corriente que ha sido aplicada, el sistema genera automáticamente una siento de reversión
7. El botón diferencial sirve por si hay alguna diferencia cambiaria positiva o negativa en el registro, crear de forma automática esta diferencia en la cuenta configurada para estos casos

     

    

Permisos

Estos son los permisos disponibles

 

• BNC-CANCELAR-CXC-CXP-BOTONES: Permiso especial para mostrar botones de Crear CxC y CxP, Modulo BNC
• BNC-CHEQUES-IMP: Impresión de cheques
• BNC-CHEQUES-IMPRIMIR: Imprimir  cheques
• BNC-CREAR-CXC-CXP-BOTONES: Permiso especial para mostrar botones de Crear CxC y CxP, Modulo BNC
• BNC-TRANSACCIONES-ANU: Anulación de documentos en bancos
• BNC-TRANSACCIONES-ASL: Afectar saldos en libros en bancos
• BNC-TRANSACCIONES-DEL: Eliminar en el registro de transacciones Bancarias
• BNC-TRANSACCIONES-IMP: Imprimir en el registro de transacciones Bancarias
• BNC-TRANSACCIONES-INS: Insertar en el registro de transacciones Bancarias
• BNC-TRANSACCIONES-PRE: Imprimir detalle Presupuestario del documento
• BNC-TRANSACCIONES-SEL: Ingresar al registro de transacciones bancarias
• BNC-TRANSACCIONES-TER: Terminar documentos en bancos
• BNC-TRANSACCIONES-UPD: Actualizar en el registro de transacciones bancarias