Tabla de contenidos

Introducción

Este proceso tiene como finalidad registrar y controlar los movimientos de dinero realizados entre distintas entidades dentro de la organización. Garantiza que las operaciones queden debidamente documentadas, asegurando la trazabilidad financiera y la correcta actualización de los saldos en cada compañía involucrada. A través de esta función, el usuario puede gestionar transferencias internas de manera segura, ordenada y conforme a los procedimientos establecidos

Prerrequisitos

  • Usuario con acceso al sistema
  • Tener las cuentas bancarias configuradas en el sistema
  • Tener configuradas las monedas y los tipos de cambio correspondientes
  • Tener configuradas las entidades
  • Contar con el catálogo de cuentas contables configurado
  • Tener configurados los centros de costos
  • Tener creada una relación en el módulo de Bancos

¿Cómo realizar un Traslados de Fondos? 

  1. Ingresar en el módulo Bancos / Transacciones / Traslados fondos
  2. Se debe presionar el botón de Agregar
  3. Se debe completar los campos requeridos
    1. La sección Cuenta origen, está habilitada para registrar la información de la cuenta bancaria desde la cual se realizará el traslado de fondos. En esta sección se especifican los datos que permiten identificar la cuenta de origen, la transacción y el monto que será trasladado, incluyendo el No. cuenta origen, número de documento, transacción, tipo de cambio, monto total y moneda 
    2. La sección Cuenta destino, está habilitada para registrar la información de la cuenta bancaria que recibirá los fondos provenientes del traslado. En esta sección se especifican los datos necesarios para identificar la cuenta de destino y registrar correctamente la transacción, incluyendo el número de cuenta destino, número de documento, transacción, tipo de cambio y monto total que será recibido
    3. La sección Cargos financieros, está habilitada para registrar los gastos o cargos financieros asociados al traslado de fondos. En esta sección se ingresan los datos necesarios para identificar y contabilizar el cargo, como la entidad, cuenta contable, centro de costo, fecha de transacción, monto de gastos, número de relación y descripción
  4. Se debe presionar el botón de Agregar para guardar el registro
  5. Buscar el registro que se agregó en el paso anterior y dar clic 
  6. Ir a la Cejilla Autorizaciones, esta habilitada para que funcionarios procedan con el registro de la solicitud de autorización
    1. Presionar clic en el botón de NUEVA AUTORIZACIÓN
    2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
      1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
      2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
      3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
    3. Digite una breve la justificación 
    4. Presione clic en el botón de NUEVA AUTORIZACIÓN para que la solicitud sea enviada autorizar
  7. Ir a la Cejilla Documentos, está habilitada para que funcionarios procedan a subir documentos de interés para el trámite gestionado
    1. Se debe presionar el botón de NUEVO DOCUMENTO
    2. Completar el campo Resumen del Documento
    3. En el campo de Cargar Documento: (*) se debe presionar clic para que el sistema active la ventana de buscador de documentos
    4. Seleccione el documento y listo
    5. Se  debe presionar el botón de AGREGAR DOCUMENTO para subir el documento a la solicitud

Aclaraciones

  1. El sistema permite agregar el traslado de fondos a una relación ya existente o, alternativamente, activar el indicador “Crear una nueva relación al aplicar”, para que el traslado genere automáticamente una nueva relación al momento de su aplicación

Documento generado por la baja

  1. Al autorizar el traslado de fondos, el sistema generará automáticamente dos documento en el módulo de Bancos, el cual quedará en estado “Terminado". Uno de ellos contiene los asientos y el otro no. Para consultar el documento generado:

    1. Ingresar al módulo Bancos / Transacciones / Documentos

    2. Buscar el documento generado automáticamente por el sistema y presionar sobre él

    3. Ir a la Cejilla General, donde podrá visualizar la información relacionada con el traslado de fondos

    4. Ir a la Cejilla Resumen, donde podrá visualizar el asiento contable generado

Relación generada

  1. Al autorizar el traslado de fondos, el sistema también generará automáticamente una relación en el módulo Bancos / Transacciones / Relaciones, la cual quedará en estado “Registro”. Para consultar la relación:
  2. Ingresar al módulo Bancos / Transacciones / Relaciones
  3. Buscar la relación generada automáticamente por el sistema
  4. Presionar sobre la relación
  5. Ir a la Cejilla Documentos, donde podrá consultar los documentos asociados a la relación
  6. Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que funcionario procedan con el registro de la solicitud de autorización
    1. Presionar clic en el botón de NUEVA AUTORIZACIÓN
    2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
      1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
      2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
      3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
    3. Digite una breve la justificación 
    4. Presione clic en el botón de NUEVA AUTORIZACIÓN para que la solicitud sea enviada autorizar
  7. Ir a la Cejilla Documentos, está habilitada para que procedas a subir documentos de interés para el trámite gestionado
    1. Presionar clic en el botón de NUEVO DOCUMENTO
    2. Seleccionar el tipo de documento
    3. Completar el campo Resumen del Documento
    4. En el campo de Cargar Documento: (*) se debe presionar clic para que el sistema active la ventana de buscador de documentos
    5. Seleccione el documento
    6. Se debe presionar clic en el botón de AGREGAR DOCUMENTO para subir el documento a la solicitud
  8. Las demás cejillas, como Asiento contable relación, Documentos por relación, Asiento contable por relación y Activo fijo tipo, están habilitadas para consultar la información y los reportes relacionados con la baja, de acuerdo con la selección realizada

Permisos

Estos son los permisos disponibles

  • BNC-TRANSFERENCIAS-INS     Agregar en Traslados Fondos
  • BNC-TRANSFERENCIAS-DEL    Eliminar en Traslados Fondos
  • BNC-TRANSFERENCIAS-SEL    Ingresar en Traslados Fondos
  • BNC-TRANSFERENCIAS-EXP    Exportar en Traslados Fondos
  • BNC-TRANSFERENCIAS-UPD    Actualizar en Traslados Fondos
  • BNC-TRANSFERENCIAS-INS     Agregar en Traslados Fondos
  • BNC-TRANSFERENCIAS-IMP    Reporte / Imprimir en Traslados Fondos
  • BNC-TRANSFERENCIAS-AUT   Autorización Workflow en Traslados Fondos
  • BNC-TRANSFERENCIAS-INS    Registrar Documentos en Traslados Fondos

Procesos relacionados