Introducción

Este proceso tiene como finalidad realizar el reintegro de una Caja Chica, permitiendo registrar y gestionar la reposición de los fondos utilizados durante un período determinado. A través de este proceso se ingresan y validan los movimientos correspondientes a los gastos realizados, con el propósito de mantener actualizado el saldo de la Caja Chica y garantizar el correcto registro de la información en el sistema.

Prerrequisitos

• Usuario con acceso al sistema
• Acceso al módulo de Bancos
• Las Liquidaciones a reintegrar deben encontrarse en estado “Aplicada”
• Tener la entidad configurada en el sistema
• Contar con la cuenta de caja chica registrada y parametrizada
• Tener la cuenta bancaria registrada y parametrizada
• Tener registrado y habilitado el año fiscal en el cual se realizará el proceso
• Tener registrado y habilitado el mes contable correspondiente
• Tener configurado el parámetro de denominaciones

¿Cómo realizar el Reintegro de Caja Chicas?

1. Ingresar en el módulo Bancos / Transacciones / Reintegro Cajas Chicas
2. Se debe presionar el botón de Agregar
3. Se debe completar los campos requeridos
   1. Número de Entidad: Permite seleccionar o ingresar la entidad a la que pertenece la Caja Chica que se desea reintegrar
   2. No. Cuenta bancaria: Permite seleccionar la cuenta bancaria desde la cual se realizará el reintegro de los fondos utilizados de la Caja Chica
   3. Cuenta Bancaria Documento: Permite indicar el número de documento que será utilizado para identificar el documento generado automáticamente en el módulo de Bancos como parte del proceso de reintegro
   4. Tipo transferencia (Crédito): Permite seleccionar si el reintegro se realizará mediante un cheque o transferencia
   5. Cuenta Caja Chica: Permite seleccionar la cuenta correspondiente a la Caja Chica que será reintegrada
   6. Cuenta Caja Chica Documento: Permite indicar el numero que se utilizará para generar o registrar el documento relacionado con el reintegro
   7. Tipo transferencia (Débito): Permite seleccionar el tipo de transferencia correspondiente al movimiento de débito asociado al reintegro
   8. Fecha Registro: Permite indicar la fecha en que se registra el reintegro en el sistema
   9. Estado: Permite visualizar el estado en el que se encuentra el proceso de reintegro
   10. Monto total reintegro: Permite visualizar el monto total correspondiente a los fondos que serán reintegrados a la Caja Chica
   11. Fecha registro desde: Permite establecer la fecha inicial del período que se tomará en cuenta para identificar los movimientos que serán incluidos en el reintegro
   12. Fecha registro hasta: Permite establecer la fecha final del período que se tomará en cuenta para identificar los movimientos que serán incluidos en el reintegro
4. Se debe presionar el botón de Agregar para guardar el registro
5. Buscar el registro que se agregó en el paso anterior y dar clic
6. Ir a la Cejilla Detalle Reintegro Agregar, esta habilitada para agregar las liquidaciones de giro que serán reembolsadas
   1. Seleccione con un check el No. Liquidación
   2. Presione el botón de "Agregar reintegro" para que se guarde en la Cejilla Detalle reintegro
7. Ir a la Cejilla Detalle reintegro, valide la información agregada en el paso anterior
8. Ir a la Cejilla Denominaciones por reintegro, está habilitada para registrar los billetes y las cantidades que se utilizarán para el reintegro (esta pestaña es opcional, sino la utiliza pasar al paso 9)
   1. Se debe presionar el botón de Agregar
   2. Se debe completar los campos requeridos
   3. Se debe presionar el botón de Agregar para guardar el registro
9. Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que funcionarios procedan con el registro de la solicitud de autorización
   1. Presionar clic en el botón de NUEVA AUTORIZACIÓN
   2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
      1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
      2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
      3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
   3. Digite una breve justificación
   4. Presione clic en el botón de NUEVA AUTORIZACIÓN para que la solicitud sea enviada autorizar.

Aclaraciones

• Al aplicar el Reintegro de Caja Chica, el sistema genera automáticamente dos documentos en el módulo de Bancos
• El documento correspondiente a la Cuenta Bancaria es el que contiene el asiento contable del reintegro
• La pestaña Denominaciones es opcional y puede utilizarse para registrar el detalle de las denominaciones de efectivo, cuando corresponda
• Una vez que el Reintegro de Caja Chica es autorizado, no es posible retroceder o deshacer el proceso
• Si se requiere anular los documentos generados por el Reintegro de Caja Chica, estos deben encontrarse previamente en estado Aplicado para poder realizar la anulación

Permisos

Estos son los permisos disponibles:

• BNC-REINTEGRO-INS      Agregar en Reintegro caja chica
• BNC-REINTEGRO-DEL     Eliminar en Reintegro caja chica
• BNC-REINTEGRO-SEL     Ingresar en Reintegro caja chica
• BNC-REINTEGRO-UPD    Actualizar en Reintegro caja chica
• BNC-REINTEGRO-IMP     Reporte / Imprimir en Reintegro caja chica
• BNC-REINTEGRO-INS      Agregar en re integro caja chicas
• BNC-REINTEGRO-AUT     Autorización Workflow en Cajas chica
• BNC-REINTEGRO-EXP    Exportar