Introducción

Este proceso tiene como finalidad registrar y reponer los fondos utilizados por las cajas chicas de la organización. A través de este proceso, el sistema documenta los gastos efectuados, actualiza los saldos disponibles y garantiza un control adecuado sobre los recursos asignados.

Prerrequisitos

• Usuario con acceso al sistema
• Acceso al módulo de Bancos
• Las Liquidaciones a reintegrar deben encontrarse en estado “Aplicada”.
• Tener la entidad configurada en el sistema.
• Contar con la cuenta de Caja Chica registrada y parametrizada.
• Tener la cuenta bancaria registrada y parametrizada.
• Tener registrado y habilitado el Año Fiscal en el cual se realizará el proceso.
• Tener registrado y habilitado el Mes Contable correspondiente.
• Tener configurado el Parámetro de Denominaciones.

¿Cómo realizar el Reintegro de Caja Chicas?

1. Ingresar en el módulo Bancos / Transacciones / Reintegro Cajas Chicas
2. Se debe presionar clic en el botón de Agregar
3. Se debe completar los datos solicitados 
4. Se debe presionar clic en el botón de AGREGAR para guardar el registro
5. Ir a la Cejilla Detalle Reintegro Agregar, esta habilitada para agregar las liquidaciones que serán reembolsadas
   1. Seleccione el No. Liquidación
   2. Presione el botón de "Agregar reintegro" para que se guarde en la Cejilla Detalle reintegro
6. Ir a la cejilla Detalle reintegro, valide la información agregada en el paso anterior
7. Ir a la Cejilla Denominaciones por reintegro, está habilitada para registrar los billetes y las cantidades que se utilizarán para el reintegro (esta pestaña es opcional, sino la utiliza pasar al paso 7)
   1. Se debe presionar clic en el botón de AGREGAR
   2. Se debe completar los datos solicitados
   3. Se debe presionar clic en el botón de AGREGAR para guardar el registro
8. Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que  funcionario procedan con el registro de la solicitud de autorización
   1. Presionar clic en el botón de NUEVA AUTORIZACIÓN
   2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
      1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
      2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
      3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
   3. Digite una breve justificación
   4. Presione clic en el botón de NUEVA AUTORIZACIÓN para que la solicitud sea enviada autorizar.

Aclaraciones

• Cuando se Aplica el Reintegro de Caja se generan 2 documentos en bancos
• El documento que tiene el asiento es el de la Cuenta Bancaria
• La pestaña Denominaciones es opcional
• Una vez autorizado el Reintegro no hay forma de retroceder
• Si se necesita anular los documentos generados de Reintegro, estos deben estar Aplicados primero  

Permisos

Estos son los permisos disponibles

• BNC-REINTEGRO-INS      Agregar en Reintegro caja chica
• BNC-REINTEGRO-DEL     Eliminar en Reintegro caja chica
• BNC-REINTEGRO-SEL     Ingresar en Reintegro caja chica
• BNC-REINTEGRO-UPD    Actualizar en Reintegro caja chica
• BNC-REINTEGRO-IMP     Reporte / Imprimir en Reintegro caja chica
• BNC-REINTEGRO-INS      Agregar en re integro caja chicas
• BNC-REINTEGRO-AUT     Autorización Workflow en Cajas chica
• BNC-REINTEGRO-EXP    Exportar