Introducción

Esta ventana permite generar la apertura de los diferentes fondos de trabajo de la compañía, para obtener el registro y control de las transacciones, principalmente en aquellas operaciones de manejo y control del efectivo (Vale), pago por transferencias (Adelantos-continuos) de los datos financieros y así llevar las trazabilidad de todos los registros utilizados en cada fondo de trabajo

Prerrequisitos

• Configuración del parámetro de Fondos de Trabajo
• Previamente la Jefatura inmediata de cada Fondo debe tener un expediente en Recursos Humanos
• Tener el disponible del fondo inicial de la cuenta de caja chica o cuenta bancaria
• El año y  periodo mensual deben estar configurados y activo para el registro
• Contar con los respectivos permisos para el registro de apertura de Fondo de Trabajo
• Que no exista otra apertura del fondo de trabajo en estado Registro, y Aplicada, para el mismo Fondo que se esta agregando.

¿Cómo Generar una Apertura de Fondo de Trabajo?

1. Ingrese en el módulo Cajas Chicas/ Procesos / Fondos de Trabajo.

2. Presionar el botón de Agregar y llene la información que la ventana le solicita.

   • Sección de Fondos de Trabajo:
     • Compañía Es un campo con un máximo de dos caracteres, se indica de forma automática 
     • No. Apertura Es un campo automático del sistema y autoincremental. No es editable
     • No. Fondo de Trabajo Es un campo de texto que permitirá abrir un listado de los fondos de trabajo que se encuentren Activos .
     • Fecha de apertura Es un campo de fecha que se podrá seleccionar de un calendario. No permitirá caracteres especiales y debe ser una fecha igual o posterior a la fecha actual
     • Estado Es un campo no editable, estará acorde a los procesos de autorización de WorkFlow.
     • Año fiscal  Es un listado con todos los años fiscales disponibles y activos en el sistema.
     • Periodo mensual Es consultado de acuerdo al año fiscal seleccionado.
     • Moneda  Es un campo automático del sistema y lo inserta de la moneda configurada en el fondo de trabajo, no será editable
     • Está en arqueo Cuenta con las opciones "Si" y "No", este no es un campo editable, se irá actualizando conforme el flujo de si encuentra un arqueo para el fondo o no. Si está seleccionado SI en Está en arqueo no se podrán realizar movimientos ni modificaciones ni registro de vales o adelantos ni modificar el fondo de apertura y cierre.

     • Jefatura inmediata es la jefatura para realizar notificaciones

        

   • Sección de Configuración de Alertas:

     • Monto límite máximo Es un campo numérico con parte decimal. Sirve para cuando exista una transacción superior al Monto límite máximo, la cual muestra un mensaje "El monto de esta transacción supera el límite permitido" y no permitirá finalizar la transacción.
     • Porcentaje de Alerta 1 Es un campo numérico con parte decimal.  Sirve para cuando el saldo del fondo de trabajo llegue al Porcentaje de Alerta 1 y este emitirá una alerta o notificación indicando la situación al usuario responsable

     • Porcentaje de Alerta 2 Es un campo numérico con parte decimal. Sirve para cuando el saldo del fondo de trabajo llegue al Porcentaje de Alerta 2 y este emitirá una alerta o notificación indicando la situación al usuario responsable

        

   • Sección de Finanzas del Fondo

     • Fondo inicial Es un campo numérico con parte decimal. Se indica el monto con el que inicia el fondo de trabajo
     • Giros Pendientes  Es un campo numérico con parte decimal, iniciará en 0 (cero) por defecto. se irá actualizando de acuerdo a las transacciones que se encuentren pendientes de desembolsar de este fondo de trabajo.
     • Giros sin Liquidar Es un campo numérico con parte decimal, iniciará en 0 (cero) por defecto. se irá actualizando de acuerdo al desembolso de los documentos de este fondo de trabajo.
     • Giros liquidados Es un campo numérico con parte decimal, iniciará en 0 (cero) por defecto. se irá actualizando de acuerdo a la liquidación de los documentos de este fondo de trabajo.
     • Giros Reintegrados Es un campo numérico con parte decimal, iniciará en 0 (cero) por defecto. se irá actualizando de acuerdo al reintegro de los documentos de este fondo de trabajo.(Aplica solo para los fondos de trabajo de efectivo)

     • Fondo disponible Es un campo numérico con parte decimal, iniciará en el mismo valor de Fondo inicial por defecto. El Fondo disponible  se irá actualizando de acuerdo a los Giros pendientes,Giros sin liquidar, montos devueltos y  reintegros de los documentos de este fondo de trabajo

        

3. Presionar el botón de Agregar 

4. Ir a la pestaña Fondos de caja (Aplica solo para los fondos de trabajo de efectivo, si es un fondo de trabajo de una cuenta bancaria pasar al paso 8)

5. Presionar el botón de Agregar y llene la información que la ventana le solicita.

   • Compañía Es la compañía a la que pertenece el usuario, no editable.
   • No Apertura de fondo de Trabajo Es el consecutivo al que pertenezca el registro. Tomado de la cejilla General. No editable.
   • Tipo Es un combo de valores por campo, con las opciones:
     • Apertura (Cuando se registra el fondo de trabajo)
     • Cierre (Cuando se cierra el fondo de Trabajo, este se llena cuando se va a dar por cerrado el fondo)
   • Código de denominación Es un modal de denominaciones, filtrado por la moneda de la cejilla General.
   • Moneda Es la misma de la cejilla general, no editable.
   • Cantidad Es un valor entero ingresado por el usuario.

   • Monto Total Es calculado con Valor denominación * Cantidad. No editable

      

6. Presionar el botón de Agregar 

7. Registrar todas las denominaciones del fondo de trabajo de acuerdo al paso 5, el monto total de la suma de todas las denominaciones debe ser igual al monto Inicial del fondo de trabajo 

8. Ir a la pestaña de Documentos (Este paso se realiza si necesita adjuntar algún documento, sino se necesita pasar al paso 11)

9. Presionar el botón de Nuevo Documento y  llene la información que la ventana le solicita.

   • No Apertura Es el consecutivo al que pertenezca el registro. Tomado de la cejilla General. No editable.

   • Tipo Documento Es una lista desplegable de los diferentes tipos de documentos

   • Resumen del documento Es un campo editable para que el usuario registre un resumen del documento a cargar 

   • Cargar Documento El usuario selecciona el documento a cargar

      

10. Presione el botón de Agregar Documento

11. Ir a la pestaña Autorizaciones

12. Presione el botón de Nueva Autorización y  llene la información que la ventana le solicita.

    • Compañía Es  la compañía a la que pertenece el usuario, no editable.

    • No Apertura Es el consecutivo al que pertenezca el registro. Tomado de la cejilla General. No editable.

    • Autorización Es una lista desplegable con las opciones de Aprobar, No autorizado y Corregir

      • Aprobar Es utilizado para aprobar el registro y continuar el proceso de autorizaciones requeridas

      • No autorizado Es utilizado para rechazar el registro  y este detiene el proceso del documento

      • Corregir Es utilizado para devolverlo al usuario inicial y realice la corrección correspondiente y volver con el proceso de autorizaciones requeridas

    • Justificación Es un campo editable para que el usuario registre la justificación de la autorización que están realizando. Este campo es obligatorio

    • Resumen Es un campo editable para que el usuario registre un resumen de la autorización que están realizando. Este campo es opcional

       

13. Presione el botón de Nueva Autorización

14. Al autorizarlo pasará a la siguiente autorización de acuerdo al flujo de trabajo configurado y este se podrá utilizar hasta que se le autorice la última autorización y su estado este en Aplicado 

Aplicación en el auxiliar 

1. No tiene Aplicación con Auxiliares

Aplicación contable.

1. No tiene Aplicación Contable

Aclaraciones

1. Al agregar la fecha de Apertura del Fondo de Caja, la fecha debe ser igual o posterior a la fecha actual
2. El usuario podrá definir un primer porcentaje que genere una alerta en el caso que el saldo de la caja chica llegue a dicho porcentaje 
3. La cejilla de Vales o Adelantos se mostrará toda la gestión de los vales o adelantos para cada fondo de trabajo. Esta información será sólo de lectura y se consultara en las transacciones sobre los fondos de trabajo que se tienen actualmente en el sistema 
4. Al crear un registro en la cejilla de Fondo Caja, el usuario podrá seleccionar sólo las denominaciones que sean de la misma moneda de la cejilla General.
5. Al crear un registro en la cejilla de Fondo Apertura y Cierre, el usuario verá el monto total que será el resultado de la operación Cantidad * Denominación.
6. El usuario no podrá crear el registro si no ingresa toda la información obligatoria
7. Al crear un registro en la cejilla de Fondo Caja, el usuario no podrá editar el monto total del registro.
8. El fondo de trabajo solo se puede utilizar si esta en el estado de Aplicado
9. Si el fondo de trabajo se encuentra en estado Registro o Cerrado no podrá ser utilizado para ninguna transacción 
10. Para cambiar el fondo a estado Cerrado ver proceso de Cerrar Fondo de Trabajo https://tutorial.avatarsys.app/caja-chica/fondos-de-trabajo/cierre-de-fondos-de-trabajo 
11. Si el Fondo de trabajo se encuentra en Arqueo no podrá ser utilizado para ninguna 
12. Si existe a otra apertura del fondo de trabajo en estado Registro, y Aplicada, para el mismo Fondo que se esta agregando no permite agregar el nuevo Fondo de Trabajo
     

Permisos

Estos son los permisos disponibles

CCC-APERTURAS-CAJAS-CHICAS-UPD  Actualizar al registro
CCC-APERTURAS-CAJAS-CHICAS-SEL   Seleccionar el registro
CCC-APERTURAS-CAJAS-CHICAS-INS   Insertar al registro
CCC-APERTURAS-CAJAS-CHICAS-IMP   Imprimir al registro
CCC-APERTURAS-CAJAS-CHICAS-EXP  Exportar al registro
CCC-APERTURAS-CAJAS-CHICAS-DEL  Eliminar al registro
CCC-APERTURAS-CAJAS-CHICAS-AUT  Autorizar al registro
CXP-VALES-CAJA-SEL     Ingresar al registro de Vales de Caja Chica.
CXP-VALES-CAJA-EXP    Exportar vale
CXP-VALES-CAJA-UPD    Actualizar en el registro de Vales de Caja Chica.
CCC-FONDO-APERTURA-INS   Insertar al registro
CCC-FONDO-APERTURA-DEL   Eliminar al registro
CCC-FONDO-APERTURA-SEL   Seleccionar el registro
CCC-FONDO-APERTURA-EXP   Exportar al registro
CCC-FONDO-APERTURA-UPS   Actualizar al registro
CCC-FONDO-APERTURA-IMP   Imprimir al registro