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Tabla de contenidos

Introducción

Esta ventana permite generar la apertura de los diferentes fondos de trabajo de la compañía, para obtener el registro y control de las transacciones, principalmente en aquellas operaciones de manejo y control del efectivo (Vale), pago por transferencias (Adelantos-continuos) de los datos financieros y así llevar las trazabilidad de todos los registros utilizados en cada fondo de trabajo.

Al realizar el cierre de los diferentes fondos de trabajo de la compañía, con el objetivo de finalizar su gestión y habilitar la apertura de un nuevo fondo de trabajo asociado a una misma cuenta. A través de este cierre, se asegura el control y la correcta finalización de los fondos vigentes, garantizando la continuidad operativa y el adecuado manejo de los recursos.

Prerrequisitos

  • Usuario con acceso al sistema
  • Acceso al módulo de Cajas Chicas
  • Configuración del parámetro de Fondos de Trabajo
  • Previamente la Jefatura inmediata de cada Fondo debe tener un expediente en Recursos Humanos
  • Tener el disponible del fondo inicial de la cuenta de caja chica o cuenta bancaria
  • El año y  periodo mensual deben estar configurados y activo para el registro
  • Contar con los respectivos permisos para el registro de apertura de Fondo de Trabajo
  • Que no exista otra apertura del fondo de trabajo en estado Registro, y Aplicada, para el mismo Fondo que se esta agregando.
  • Debe existir una apertura de fondo de trabajo en estado "Aplicado"
  • Contar con los respectivos permisos para el registro de apertura de Fondo de Trabajo

¿Cómo realizar la Apertura de Fondos de Trabajo?

  1. Ingrese en el módulo Cajas Chicas / Procesos / Apertura de Fondos
  2. Presionar el botón de Agregar 
  3. Se debe completar los datos solicitados 
  4. Presione el botón de Agregar para guardar el registro
  5. Ir a la Cejilla Fondo caja (Aplica solo para los fondos de trabajo de efectivo, si es un fondo de trabajo de una cuenta bancaria pasar al paso 9)
    1. Presionar el botón de Agregar 
    2. Se debe completar los datos solicitados 
    3. Presionar el botón de Agregar para guardar el registro
  6. Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que funcionario procedan con el registro de la solicitud de autorización
    1. Presionar clic en el botón de NUEVA AUTORIZACIÓN
    2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
      1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
      2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
      3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
    3. Digite una breve la justificación 
    4. Presione clic en el botón de Nueva autorización para que la solicitud sea enviada autorizar
  7. Ir a la Cejilla Documentos, está habilitada para que funcionario procedan a subir documentos de interés para el trámite gestionado.
    1. Se debe presionar el botón de NUEVO DOCUMENTO
    2. Completar el campo Resumen del Documento
    3. En el campo de Cargar Documento: (*) se debe presionar clic para que el sistema active la ventana de buscador de documentos
    4. Seleccione el documento y listo
    5. Se  debe presionar el botón de AGREGAR DOCUMENTO para subir el documento a la solicitud

¿Cómo realizar el Cierre de un Fondo de Trabajo?

  1. Ingrese en el módulo Cajas Chicas / Procesos / Apertura de Fondos
  2. Seleccione con un clic el N° de apertura que desea cerrar
  3. Ir a la Cejilla Fondo Caja
    1. Presionar el botón Agregar (aplica solo para fondos de trabajo en efectivo; si es un fondo asociado a una cuenta bancaria, continúe en el paso 7).
    2. Completar los campos requeridos
    3. Presionar nuevamente el botón Agregar para guardar el registro
    4. Finalmente, presionar el botón “Cerrar” para completar el proceso

Aclaraciones

  1. Al agregar la fecha de Apertura del Fondo de Caja, la fecha debe ser igual o posterior a la fecha actual
  2. El usuario podrá definir un primer porcentaje que genere una alerta en el caso que el saldo de la caja chica llegue a dicho porcentaje
  3. La cejilla de Vales o Adelantos se mostrará toda la gestión de los vales o adelantos para cada fondo de trabajo. Esta información será sólo de lectura y se consultara en las transacciones sobre los fondos de trabajo que se tienen actualmente en el sistema
  4. Al crear un registro en la cejilla de Fondo Caja, el usuario podrá seleccionar sólo las denominaciones que sean de la misma moneda de la cejilla General.
  5. Al crear un registro en la cejilla de Fondo Apertura y Cierre, el usuario verá el monto total que será el resultado de la operación Cantidad *Denominación.
  6. El usuario no podrá crear el registro si no ingresa toda la información obligatoria
  7. Al crear un registro en la cejilla de Fondo Caja, el usuario no podrá editar el monto total del registro.
  8. El fondo de trabajo solo se puede utilizar si esta en el estado de Aplicado
  9. Si el fondo de trabajo se encuentra en estado Registro o Cerrado no podrá ser utilizado para ninguna transacción
  10. Para cambiar el fondo a estado Cerrado ver proceso de Cerrar Fondo de Trabajo https://tutorial.avatarsys.app/caja-chica/fondos-de-trabajo/cierre-de-fondos-de-trabajo
  11. Si el Fondo de trabajo se encuentra en Arqueo no podrá ser utilizado para ninguna
  12. Si existe a otra apertura del fondo de trabajo en estado Registro, y Aplicada, para el mismo Fondo que se esta agregando no permite agregar el nuevo Fondo de Trabajo

Aclaraciones Cierre de un Fondo de Trabajo

  1. El proceso de cierre de apertura del fondo de trabajo solo puede realizarse cuando el fondo se encuentra en estado Aplicado
  2. Al ejecutar el cierre, el fondo cambiará automáticamente a estado Cerrado
  3. Una vez cerrado el fondo, no es posible reversar la operación
  4. Si el fondo se encuentra en estado Arqueo, no se podrá realizar el cierre
  5. El monto total de las líneas de denominaciones registradas en la pestaña “Fondo Caja” debe ser igual al monto disponible de la apertura del fondo de trabajo, para permitir el cierre correcto

Permisos

Estos son los permisos disponibles

  • CCC-APERTURAS-CAJAS-CHICAS-IMP     Reporte / Imprimir en Aperturas de Cajas Chicas
  • CCC-APERTURAS-CAJAS-CHICAS-IMP     Reporte de Fondo de Caja Chica
  • CCC-APERTURAS-CAJAS-CHICAS-INS     Agregar en Aperturas de Cajas Chicas
  • CCC-APERTURAS-CAJAS-CHICAS-DEL    Eliminar en Aperturas de Cajas Chicas
  • CCC-APERTURAS-CAJAS-CHICAS-SEL    Ingresar en Aperturas de Cajas Chicas
  • CCC-APERTURAS-CAJAS-CHICAS-EXP    Exportar en Aperturas de Cajas Chicas
  • CCC-APERTURAS-CAJAS-CHICAS-UPD   Actualizar en Aperturas de Cajas Chicas
  • CCC-APERTURAS-CAJAS-CHICAS-INS     Agregar en Aperturas de Cajas Chicas
  • CCC-APERTURAS-CAJAS-CHICAS-AUT    Autorización Workflow en Aperturas de Cajas Chicas
  • CCC-APERTURAS-CAJAS-CHICAS-INS     Registrar Documentos en Aperturas de Cajas Chicas

Procesos relacionados