Introducción

Las ordenes de  compra tienen como  propósito gestionar de  manera  controlada y eficiente  el  manejo  de  las  Compras de  servicios  , suministros y  activos . Dando  continuidad  a  la  información suministrada en la   solicitud de Compra y  asociando  otros  elementos  fundamentales  tales como   asignación de  proveedor  y el  compromiso  que se  adquiere con  el , subtotal y impuestos .Proporcionando como  resultado un manejo ordenado, responsable , transparente  del proceso y  el  uso  de  la  información .

Prerrequisitos

REGLAS QUE SE DEBEN  CUMPLIR  PARA  QUE  SE  PUEDA  CREAR  UNA  ORDEN  DE  COMPRA 

1. Revisar  que  la  solicitud de  Compra  se  encuentre en estado  autorizado.

2. El proveedor  o  suplidor  del  producto  o  servicio  se  encuentre  debidamente  empadronado  en el  sistema  en el  catalogo  de  proveedores.

3. Validar  una  ves  que  el  proveedor  o  suplidor  este  debidamente registrado  que  cuente con los  datos  de  la  pestaña  de  devengo.  

4. En la  pestaña  de  devengo  el  proveedor  o  suplidor deberá  tener  asociado  el  devengo  y  la  cuenta  contable  que  corresponde  al  pasivo.

5. Validar  que  los  impuestos  se  encuentren  debidamente  parametrizados  en el  modulo de control  de  ingresos.   

6. Validar en el módulo de Presupuesto en el submenú precio de formulación el bien o servicio que se muestre incluido un precio para el año presupuestario que se está ejecutando. 

 

¿Cómo incluir una  orden  de  compra?

1. Ingresar en el módulo Compras/ CDA/ Orden de Compras

2. Se debe presionar clic en el botón de AGREGAR

3. Se debe completar los datos solicitados Cejilla General

4. Se debe presionar clic en el botón de AGREGAR para guardar el registro

5. En el listado buscar el registro que agregamos en el paso anterior
6. Dar Click en el registro
7. Ingresar en la cejilla Solicitudes de compra
8. Llenar los filtros de Impuesto de Ventas, Clasificación, y plan de actividad
9. Seleccione el botón de buscar
10. Llenar la información correspondiente a la(s) linea(s) a agregar
11. Seleccionar las líneas a agregar

12. Seleccione el botón de Agregar Seleccionadas (Se debe presionar clic el botón de Agregar Seleccionados para guardar el registro en Detalle)

13. Ir a la Cejilla Documentos, está habilitada para que  funcionario procedan a subir documentos de interés para el trámite gestionado.
    1. Presionar clic en el botón de NUEVO DOCUMENTO
       1. Seleccionar el tipo de documento
       2. Completar el campo Resumen del Documento
       3. En el campo de Cargar Documento: (*) se debe presionar clic para que el sistema active la ventana de buscador de documentos
       4. Seleccione el documento
    2. Se  debe presionar clic el botón de AGREGAR DOCUMENTO para subir el documento a la solicitud
14. Ir a la Cejilla Datos Autorizaciones, está habilitada para que  funcionario procedan con el registro de la solicitud de autorización
    1. Presionar clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
       1. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
          1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
          2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
          3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
    2. Digite una breve la justificación
    3. Presione clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
15. La Cejilla Imprimir, está habilitada para mostrar el reporte de la información generada

Permisos

Estos son los permisos disponibles

• COM-ORDENES-COMPRA_SIMPLIF-INS        Insertar Orden de compra simplificada
• COM-ORDENES-COMPRA_SIMPLIF-SEL       Seleccionar Orden de compra simplificada
• COM-ORDENES-COMPRA_SIMPLIF-UPD      Actualizar Orden de compra simplificada
• COM-SOLICITUDES_SIMP-SEL                       Seleccionar Orden de compra simplificada
• PRE-SOLICITUDES_SIMP-ANU                       Anular solicitudes de compras simplificadas