Introducción

Este proceso tiene como finalidad registrar una Solicitud de Compra para la adquisición de bienes, servicios o suministros, mediante procesos de compra simplificada o contrataciones administrativas integradas con el sistema SICOP.

Las transacciones gestionadas a través de este trámite permitirán el registro y control de las adquisiciones institucionales en los módulos auxiliares de Cuentas por Pagar, Inventarios y Activos, así como la gestión correspondiente mediante órdenes de compra o por medio de la plataforma del sistema SICOP, según el tipo de contratación requerida.

Prerrequisitos

REGLAS QUE SE DEBEN CUMPLIR PARA MOSTRAR BIENES Y SERVICIOS EN LA CEJILLA CATÁLOGO

1. Revisar si el tipo de solicitud es tipo servicio, inventario o activo.
2. Validar que el devengo seleccionado sea el igual que el tipo (servicio, inventario o activo) de la solicitud
3. Validar que exista configurado en el parámetro de cuentas por familia ese devengo para la familia seleccionada.
4. Validar en el módulo de inventarios en el submenú Catálogo de bienes y servicios que el bien o servicio que no se muestra se encuentre con el estado Activo.
5. Validar en el módulo de inventarios en el submenú Catálogo de bienes y servicios que el bien o servicio tenga encendido el indicador de Artículo Genérico.
6. Validar en el módulo de inventarios en el submenú Catálogo de bienes y servicios, en la cejilla Unidades de Formulación, se encuentre la unidades ejecutora del usuario autorizada para hacer compras.
7. Validar en el módulo de Presupuesto en el submenú precio de formulación el bien o servicio que se muestre incluido un precio para el año presupuestario que se está ejecutando 

Si se requiere asociar un proceso de compra o una línea de solicitud de compra a una transacción de Obra en Proceso o a un registro de Bien Intangible con entregas parciales, previo al registro del activo final entregado, se debe:

• Validar en el módulo de Activos en el submenú Transacciones / Obras en Proceso si existe algún proyecto que este debidamente aplicado con el estado en PROCESO

¿Cómo incluir una Solicitud de Compra?

1. Ingresar en el módulo Compras / Solicitudes / Solicitudes de Compra
2. Se debe presionar el botón de AGREGAR
3. Se debe completar los datos solicitados
4. Se debe presionar el botón de AGREGAR para guardar el registro
5. En el listado buscar la solicitud que agregó en el paso anterior y dar Click en el registro
6. La Cejilla Catálogo, está habilitada para seleccionar el artículo o servicio que se va a solicitar para compra, mostrando únicamente los registros disponibles según el tipo de solicitud y las configuraciones previamente definidas en el sistema
   1. Seleccione el filtro avanzado; se desplegará una pantalla en donde debe completar los campos requeridos (*)
   2. Luego, presione el ícono de Buscar para que se despliegue una ventana con todos los artículos disponibles
   3. Se debe seleccionar con un check el N° de artículo
   4. Se debe agregar la cantidad solicitada. (Para las solicitudes de tipo servicio, únicamente se permite ingresar la cantidad 1)
   5. Se debe agregar el precio unitario. (Si se coloca una cantidad mayor a 1, al ingresar el precio unitario el sistema realizará automáticamente la multiplicación, generando así el monto total)
   6. Se debe presionar el botón de Agregar seleccionados para guardar el registro en la Cejilla Detalle
7. La Cejilla Detalle, está habilitada para que el encargado pueda realizar el proceso de aprobación o rechazo del presupuesto correspondiente a la solicitud
   1. Se debe seleccionar con clic el N.° de línea de la solicitud que se desea aprobar o rechazar
      1. APROBAR PRESUPUESTO: esta opción está habilitada para aprobar el presupuesto de la Solicitud 
      2. RECHAZAR PRESUPUESTO: esta opción está habilitada para rechazar el presupuesto de la Solicitud
8. La Cejilla Bitácora de Estado, está habilitada para registrar y dar seguimiento a los estados de la compra
   1. Se debe presionar el botón de AGREGAR
   2. Se debe completar los datos solicitados
   3. Se  debe presionar clic el botón de AGREGAR para guardar el registro
9. La Cejilla Información SICOP, está habilitada para visualizar la información correspondiente al sistema SICOP asociada al proceso de compra o contratación registrado
10. Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que funcionarios procedan con el registro de la solicitud de autorización
    1. Presionar clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
    2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
       1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
       2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
       3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
    3. Digite una breve la justificación
    4. Presione clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN  
11. Ir a la Cejilla Documentos, está habilitada para que  funcionario procedan a subir documentos de interés para el trámite gestionado.
    1. Presionar clic en el botón de NUEVO DOCUMENTO
    2. Seleccionar el tipo de documento
    3. Completar el campo Resumen del Documento
    4. En el campo de Cargar Documento: (*) se debe presionar clic para que el sistema active la ventana de buscador de documentos
    5. Seleccione el documento
    6. Se  debe presionar clic el botón de AGREGAR DOCUMENTO para subir el documento a la solicitud
12. La Cejilla Imprimir, está habilitada para mostrar el reporte de la información generada

Nota: Este proceso también puede realizarse desde el módulo de Kiosco / Compras / Solicitudes de compras

Permisos 

Estos son los permisos disponibles

• PRE-SOLICITUDES-INS              Agregar en Solicitudes de Presupuesto
• PRE-SOLICITUDES-DEL             Eliminar en Solicitudes de Presupuesto
• PRE-SOLICITUDES-SEL             Ingresar en Solicitudes de Presupuesto
• COM-SOLICITUDES-EXP            Exportar en Solicitudes de Presupuesto
• PRE-SOLICITUDES-UPD             Actualizar en Solicitudes de Presupuesto
• PRE-SOLICITUDES-INS               Agregar en Solicitudes de Presupuest
• PRE-SOLICITUDES-IMP               Reporte / Imprimir en Solicitudes de Presupuesto
• COM-SOLICITUDES-AUT             Autorización Workflow en Solicitudes de Presupuesto
• PRE-SOLICITUDES-INS               Registrar Documentos en Solicitudes de Presupuesto
• PRE-SOLICITUDES-ENC-UPD     Actualizar Compra SICOP