Introducción

Este proceso tiene como finalidad gestionar de manera controlada y eficiente las Órdenes de Compra para la adquisición de servicios, suministros y activos. A través de este proceso, el sistema permite dar continuidad a la información registrada en la Solicitud de Compra, asociando elementos importantes como el proveedor seleccionado, subtotales, impuestos y los compromisos adquiridos con la compra. Además, permite mantener un mejor control administrativo y presupuestario, garantizando un manejo más ordenado, transparente y eficiente de toda la gestión de compras.

Prerrequisitos

Para que se pueda crear una Orden de Compra, se deben cumplir las siguientes reglas y validaciones en el sistema:

1. Verificar que la Solicitud de Compra se encuentre en estado Aprobada.
2. Validar que el proveedor o suplidor del producto o servicio se encuentre debidamente registrado en el catálogo de proveedores del sistema.
3. Confirmar que el proveedor tenga configurada la información correspondiente en la pestaña Devengo.
4. En la pestaña Devengo, el proveedor o suplidor debe tener asociado el devengo y la cuenta contable correspondiente al pasivo.
5. Verificar que los impuestos se encuentren correctamente parametrizados en el módulo de Control de Ingresos.
6. Validar en el módulo de Presupuesto / Precio de Formulación que el bien o servicio tenga un precio registrado para el año presupuestario que se encuentra en ejecución.

¿Cómo incluir una Orden de Compra?

1. Ingresar en el módulo Compras / CDA / Orden de Compras
2. Se debe presionar el botón de Agregar
3. Se deben completar los campos requeridos
4. Se debe presionar el botón de Agregar para guardar el registro
5. En el listado buscar el registro que agregó en el paso anterior y dar Click en el registro
6. Ir a la Cejilla Solicitudes de Compra, está habilitada para seleccionar la solicitud y registrar el subtotal real de los artículos o servicios solicitados
   1. Seleccione el filtro avanzado; se desplegará una pantalla en donde deberá completar los campos Impuesto de Venta y Clasificación
   2. Presione el botón de Buscar
   3. Seleccione con un check las líneas que desea agregar
   4. Posteriormente, complete el campo Subtotal. En caso de que el registro esté gravado, el sistema realizará automáticamente el cálculo de los impuestos correspondientes
   5. Presione el botón Agregar Seleccionados para guardar el registro en la Cejilla Detalle
7. Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que funcionarios procedan con el registro de la solicitud de autorización
   1. Presionar clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
   2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
      1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
      2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
      3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
   3. Digite una breve la justificación
   4. Presione clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN  
8. Ir a la Cejilla Documentos, está habilitada para que  funcionario procedan a subir documentos de interés para el trámite gestionado.
   1. Presionar clic en el botón de NUEVO DOCUMENTO
   2. Seleccionar el tipo de documento
   3. Completar el campo Resumen del Documento
   4. En el campo de Cargar Documento: (*) se debe presionar clic para que el sistema active la ventana de buscador de documentos
   5. Seleccione el documento
   6. Se  debe presionar clic el botón de AGREGAR DOCUMENTO para subir el documento a la solicitud
9. La Cejilla Imprimir Detalle, está habilitada para visualizar e imprimir el detalle completo de la Orden de Compra, mostrando la información registrada como artículos o servicios solicitados, cantidades, subtotales, impuestos, proveedor y demás datos asociados al proceso de compra.

Permisos

Estos son los permisos disponibles

• COM-ORDENES-COMPRA-INS     Agregar en Encabezado Orden Compra Simplificada
• COM-ORDENES-COMPRA-DEL    Eliminar en Encabezado Orden Compra Simplificada
• COM-ORDENES-COMPRA-SEL    Ingresar en Encabezado Orden Compra Simplificada
• COM-ORDENES-COMPRA_SIMPLIF-EXP    Exportar en Encabezado Orden Compra Simplificada
• COM-ORDENES-COMPRA-UPD    Actualizar en Encabezado Orden Compra Simplificada
• COM-ORDENES-COMPRA-INS     Agregar en Encabezado Orden Compra Simplificada
• COM-ORDENES-COMPRA-IMP    Reporte / Imprimir en Encabezado Orden Compra Simplificada
• COM-ORDENES-COMPRA_SIMPLIF-AUT    Autorización Workflow en Encabezado Orden Compra Simplificada
• COM-ORDENES-COMPRA-INS    Registrar Documentos en Encabezado Orden Compra Simplificada
• COM-ORDENES-COMPRA-IMP   Imprimir detalle orden de compra