Introducción

Este proceso permite registrar, validar y documentar cada devolución realizada, asegurando la trazabilidad de las transacciones y el adecuado ajuste en inventarios, cuentas contables o registros administrativos según corresponda. Asimismo, contribuye a mantener la integridad de la información y la correcta administración de los recursos dentro de la organización.

Prerrequisitos

REGLAS QUE SE DEBEN CUMPLIR PARA QUE SE PUEDA CREAR UNA DEVOLUCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS:

• Revisar que la entrada de mercadería a afectar se encuentre en estado "Aplicada"
• Verificar que las existencias hayan sido correctamente registradas e ingresadas al módulo de inventario
• Debido a la integración con el módulo de cuentas por pagar, validar que el pasivo asociado se haya registrado correctamente
• Confirmar que la nota de crédito haya ingresado a la bandeja de recepción de comprobantes para su respectivo procesamiento
• Considerar si la nota de crédito es total o parcial antes de realizar el pago de la factura correspondiente
• Tener en cuenta que al generar una orden de devolución se creará un documento en el módulo de cuentas por pagar, por lo que se recomienda realizar posteriormente una aplicación de saldos antes del proceso de autorización de pago

¿Cómo incluir una Devolución de Bienes y Servicios?

1. Ingrese al módulo de Compras / CDA / Devolución de Bienes y Servicios
2. Presione el botón de Agregar
3. Completar los campos requeridos
4. En el listados buscar el registro que se agregó en el paso anterior y dar clic en el registro
5. Presione el botón de Agregar para guardar el registro
6. Ir a la Cejilla Agregar Detalle, la cual está habilitada para editar las cantidades de unidades a devolver, de forma parcial o total
   1. En la columna Solicitado, coloque la cantidad de unidades a devolver
   2. Seleccione la(s) línea(s) a las cuales se le requiere hacer la devolución
   3. Presione el botón de Agregar para guardar el registro en la Cejilla Detalle
7. Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que funcionarios procedan con el registro de la solicitud de autorización
   1. Presionar clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
   2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
      1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
      2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
      3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
   3. Digite una breve la justificación
   4. Presione clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN  
8. Ir a la Cejilla Documentos, está habilitada para que  funcionario procedan a subir documentos de interés para el trámite gestionado
   1. Presionar clic en el botón de NUEVO DOCUMENTO
   2. Seleccionar el tipo de documento
   3. Completar el campo Resumen del Documento
   4. En el campo de Cargar Documento: (*) se debe presionar clic para que el sistema active la ventana de buscador de documentos
   5. Seleccione el documento
   6. Se  debe presionar clic el botón de AGREGAR DOCUMENTO para subir el documento a la solicitud
9. La Cejilla Imprimir, está habilitada para mostrar el reporte de la información generada

Aclaraciones

• Este proceso genera una relación y un documento en el módulo de Cuentas por Pagar, el cual deberá ser utilizado para la debida aplicación de saldos correspondiente.

Permisos

Estos son los permisos disponibles

• COM-DEV-ENTRADAS-INS             Agregar en Encabezado Devolución Oc Simplificada
• COM-DEV-ENTRADAS-UPD           Actualizar en Encabezado Devolución Oc Simplificada
• COM-DEV-ENTRADAS-INS             Agregar en devoluciones de bienes y servicios
• COM-DEV-ENTRADAS_SIM-AUT   Autorización Workflow en Dev Bienes y Servicios
• COM-DEV-ENTRADAS-DEL           Eliminar en Encabezado Devolución Oc Simplificada
• COM-DEV-ENTRADAS-SEL           Ingresar en Encabezado Devolución Oc Simplificada
• COM-DEV-ENTRADAS_SIM-EXP  Exportar en Encabezado Devolución Oc Simplificada
• COM-DEV-ENTRADAS-IMP           Reporte / Imprimir en Encabezado Devolución Oc Simplificada
• COM-DEV-ENTRADAS-IMP           Imprimir
• DOC-DOCUMENTOS-INS              Agregar Documento