Introducción

Este proceso tiene como finalidad registrar la entrada de mercadería adquirida mediante una Orden de Compra, permitiendo controlar y validar la recepción de los artículos o suministros recibidos por parte del proveedor. A través de este proceso, el sistema permite confirmar las cantidades entregadas, actualizar la información correspondiente en inventario y mantener un control ordenado del ingreso de mercadería, garantizando un adecuado seguimiento de las compras realizadas.

Prerrequisitos

Para que se pueda crear una Entrada de Mercadería Simplificada, se deben cumplir las siguientes reglas y validaciones en el sistema:

• Verificar que la Orden de Compra se encuentre en estado Aplicada.
• Validar que el proveedor o suplidor esté correctamente asociado a la Orden de Compra y que cuente con toda la información requerida en el Catálogo de proveedores.
• Confirmar que el devengo seleccionado desde la Solicitud de Compra corresponda correctamente al tipo de compra, ya que este indicador permite la integración del proceso con los diferentes módulos auxiliares del sistema.
• Revisar que las cantidades registradas correspondan correctamente con la Orden de Compra, validando si la entrada de suministros será parcial o completa.
• Verificar que las bodegas de suministros se encuentren debidamente parametrizadas en el sistema.
• Validar que la factura a asociar con la Entrada de Mercadería se encuentre disponible en la bandeja de recepción de comprobantes. En caso de que esta funcionalidad no esté habilitada para el país correspondiente, se podrá realizar el registro manual del número de documento.
• Confirmar que en el módulo exista una relación de obras en proceso habilitada, en caso de gestionar compras relacionadas con activos u obras en proceso.

¿Cómo incluir una Entrada de Mercadería ?

1. Ingrese en el módulo de Compras / CDA / Entrada mercadería
2. Presione el botón de Agregar
3. Completar los campos requeridos
4. Presione el botón de Agregar para guardar el registro
5. En el listado, busque el registro agregado en el paso anterior y seleccione el registro correspondiente.
6. Ir a la Cejilla Agregar Detalle,está habilitada para seleccionar la Orden de Compra asociada al proveedor y que se encuentre en estado Aplicada
   1. Seleccione el filtro avanzado; se desplegará una pantalla en donde deberá completar los siguientes campos:
      1. N.° Bodega: Permite seleccionar la bodega donde serán almacenados los suministros. Este campo aplica únicamente para compras de suministros.
      2. Vencimiento de Garantía: Permite registrar la fecha de vencimiento de la garantía del activo, según lo acordado con el fabricante. Este campo puede omitirse para solicitudes de suministros o servicios.
      3. Ubicación: Permite asociar la unidad ejecutora o centro de costo relacionado con la adquisición del activo.
      4. Número de Entidad: Permite asignar la entidad responsable del proceso de adquisición del activo.
      5. Obras en Proceso: Esta opción permite asociar la Entrada de Mercadería con un activo que se encuentre en desarrollo. Para utilizar esta funcionalidad, debe existir una obra registrada en el módulo de Activos Fijos / Transacciones / Obras en Proceso, y dicha obra debe encontrarse en estado Proceso. En estas obras se registrarán e incorporarán todas las compras de mercadería y servicios relacionadas con el desarrollo de la misma
7. Presione el botón Buscar
8. Llene los campos correspondientes a cantidad (solicitado) y monto
9. Seleccionar las líneas a agregar
10. Presione el botón Agregar para guardar el registro en la Cejilla Detalle
11. Ir a la Cejilla Detalle, la cual está habilitada para visualizar los suministros o servicios recibidos, así como las cantidades y montos asociados a la entrada de mercadería
    1. En caso de que el monto supere lo contemplado en la Orden de Compra, el encargado del proceso debe seleccionar la línea correspondiente, presionar el botón Procesos y elegir la opción Autorizar aumento. De esta manera, el sistema realiza un ajuste que permite incrementar el presupuesto asociado a la orden de compra
12. Ir a la Cejilla Historial, la cual está habilitada para visualizar el registro de todas las autorizaciones realizadas durante el proceso, permitiendo consultar el seguimiento y control de las acciones efectuadas sobre la entrada de mercadería
13. Ir a la Cejilla Devoluciones, está habilitada para visualizar la devolución de bienes o suministros 
14. Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que funcionarios procedan con el registro de la solicitud de autorización
    1. Presionar clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
    2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
       1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
       2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
       3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
    3. Digite una breve la justificación
    4. Presione clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN  
15. Ir a la Cejilla Documentos, está habilitada para que  funcionario procedan a subir documentos de interés para el trámite gestionado.
    1. Presionar clic en el botón de NUEVO DOCUMENTO
    2. Seleccionar el tipo de documento
    3. Completar el campo Resumen del Documento
    4. En el campo de Cargar Documento: (*) se debe presionar clic para que el sistema active la ventana de buscador de documentos
    5. Seleccione el documento
    6. Se  debe presionar clic el botón de AGREGAR DOCUMENTO para subir el documento a la solicitud
16. Ir a la Cejilla Reporte Bodega, la cual está habilitada para visualizar y consultar la información de los movimientos de entrada de mercadería relacionados con la bodega, permitiendo el control y seguimiento del inventario y los suministros almacenados
17. Ir a la Cejilla Reporte Presupuesto, la cual está habilitada para consultar el impacto presupuestario de la entrada de mercadería

Permisos

Estos son los permisos disponibles

• COM-MERCADERIA-IMP    Reporte Bodega
• COM-MERCADERIA-IMP    Reporte Presupuesto
• COM-MERCADERIA-SEL    Agregar en Encabezado Bienes y Serv Oc Simplificada
• COM-MERCADERIA-DEL    Eliminar en Encabezado Bienes y Serv Oc Simplificada
• COM-MERCADERIA-SEL    Ingresar en Encabezado Bienes y Serv Oc Simplificada
• COM-MERCADERIA-EXP    Exportar en Encabezado Bienes y Serv Oc Simplificada
• COM-MERCADERIA-UPD    Actualizar en Encabezado Bienes y Serv Oc Simplificada
• COM-MERCADERIA-INS     Agregar en Encabezado Bienes y Serv Oc Simplificada
• COM-MERCADERIA-IMP    Reporte / Imprimir en Encabezado Bienes y Serv Oc Simplificada
• COM-MERCADERIA-AUT   Autorización Workflow en Encabezado Bienes y Serv Oc Simplificada
• COM-MERCADERIA-INS    Registrar Documentos en Encabezado Bienes y Serv Oc Simplificada