Introducción

El proceso de recepción de ofertas es la etapa formal dentro de una licitación o proceso de compra, en la cual los proveedores interesados presentan sus propuestas. Este paso es clave para garantizar la transparencia, ya que formaliza la entrega de documentos previo a su apertura y evaluación, verificando el cumplimiento del pliego de condiciones. El sistema permite gestionar este proceso de manera ordenada y controlada.

Prerrequisitos

• Contar con los permisos y accesos habilitados en el sistema de compras.     
• Crear la solicitud de contratación “Avatar” en el sistema.
• Crear previamente el  formulario de licitaciones y concursos debidamente autorizado.

¿Cómo realizar  el proceso  de Recepción de  ofertas?

1. Ingresar al módulo de Compras / Compra AVATAR / Recepción de Ofertas
2. Presionar el botón de Agregar 
3. Completar los campos requeridos
4. Presionar el botón de Agregar para guardar el registro
5. Ir a la Cejilla Agregar Detalle, está habilitada para seleccionar la solicitud y registrar el subtotal real de los artículos o servicios solicitados
   1. Seleccione el filtro avanzado; se desplegará una pantalla en donde deberá completar los campos Impuesto de Venta y Clasificación
   2. Presione el botón de Buscar
   3. Seleccione con un check las líneas que desea agregar
   4. Posteriormente, complete el campo Total. En caso de que el registro esté gravado, el sistema realizará automáticamente el cálculo de los impuestos correspondientes
   5. Presione el botón Agregar para guardar el registro en la Cejilla Detalle
6. Ir a la Cejilla Detalle, seleccione las líneas por separado presione los siguientes botones en el orden sugerido
   1. Procesos / Pre adjudicar
   2. Autorizar  aumento  
   3. Adjudicar
7. Las Cejillas Traslado diferencia, Inadmisibilidad, Recepción de  Garantías son pestañas optativas según la necesidad  del  cliente
8. Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que funcionarios procedan con el registro de la solicitud de autorización
   1. Presionar clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
   2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
      1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
      2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
      3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
   3. Digite una breve la justificación
   4. Presione clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN  

Permisos

Estos son los permisos disponibles

• COM-OFERTAS-SEL     Agregar en Recepción de Ofertas
• COM-OFERTAS-DEL    Eliminar en Recepción de Ofertas
• COM-OFERTAS-SEL    Ingresar en Recepción de Ofertas
• COM-OFERTAS-UPD    Actualizar en Recepción de Ofertas
• COM-OFERTAS-INS     Agregar en Recepción de Ofertas
• COM-OFERTAS-IMP     Reporte / Imprimir en Recepción de Ofertas
• COM-OFERTAS-AUT    Autorización Workflow en Recepción de Ofertas
• COM-OFERTAS-IMP    Imprimir Recepción de ofertas
• COM-OFERTAS-SEL   Comparativo de Cotización
• COM-OFERTAS-SEL   Comparativo Cotización Local