Introducción

Este proceso tiene como finalidad realizar la inclusión y administración del catálogo de bienes y servicios utilizados en los diferentes procesos institucionales, permitiendo su integración en la ejecución de compras, control presupuestario y registro de transacciones. La información registrada será utilizada en los módulos de Inventario, Solicitudes de Compras y Servicios, Presupuesto y en el registro de Vales de Caja Chica del módulo de Cuentas por Pagar, garantizando un control y clasificación adecuada de los bienes y servicios dentro del sistema.

Prerrequisitos

• Usuario con acceso al sistema
• Acceso al módulo de Compras / Inventario
• Las unidades de medida debe estar previamente configurada
• Las clasificaciones de inventario deben estar previamente configurada
• El catálogo Cabys debe estar previamente configurado
• Las clasificaciones tributarias debe estar previamente configurada
• El tipo de clasificación D-151 debe estar previamente configurada
• Los tipos de condición de impuesto deben estar previamente configurados
• Los tipos de clasificación de Hacienda deben estar previamente configurados
• Los tipos de créditos fiscal deben estar previamente configurados
• Los tipos de clasificación de hacienda deben estar previamente configurados
• Los impuestos deben estar previamente configurados
• El de Código Actividad económica debe estar previamente configurado
• Tener configuradas las Unidades Ejecutoras; estas se visualizarán en la lista de selección de acuerdo con los permisos asignados al usuario dentro del sistema

¿Cómo agregar un bien y servicio?

1. Ingrese al módulo de Compras / Proveedor / Bienes y servicios
2. Presionar el botón de Agregar
3. Se deben completar los campos requeridos
   1. La Sección Bienes y Servicios, está habilitada para agregar y administrar la información de los artículos o servicios, incluyendo sus clasificaciones, impuestos, observaciones y demás datos necesarios para su utilización dentro de los procesos del sistema
   2. La Sección Indicadores, está habilitada para para activar o desactivar distintos indicadores que, según su configuración, afectarán el comportamiento y funcionamiento de diferentes procesos dentro de los distintos módulos del sistema
4. Presione el botón de Agregar para guardar el registro
5. En el listado, buscar el artículo agregado en el paso anterior y dar clic sobre el registro correspondiente para visualizar o continuar con la gestión de la información
6. Ir a la Cejilla Unidades Formulación, esta pantalla está habilitada para seleccionar las unidades o departamentos que tendrán acceso para visualizar y utilizar el bien o servicio en procesos como solicitudes de compra, pagos, giros de dinero, entre otros módulos del sistema
   1. Presione el botón de Agregar Unidad
   2. Seleccionar la(s) unidad(es) de formulación
   3. Presione el botón de Agregar
7. Ir a la Cejilla Unidades Requisición, esta pantalla está habilitada para definir las unidades que tendrán acceso para visualizar y utilizar el bien o servicio al momento de realizar una requisición dentro del sistema
   1. Presione el botón de Agregar Unidad
   2. Seleccionar la(s) unidad(es) de requisición
   3. Presione el botón de Agregar
8. Ir a la Cejilla Datos SICOP, está habilitada para administrar la información relacionada con la integración y configuración de datos requeridos por el sistema SICOP para el bien o servicio
9. Ir a la Cejilla Documentos, está habilitada para que el funcionario proceda a subir documentos de interés para el trámite gestionado. (Si no requiere adjuntar documentos, continuar con el paso #8)
   1. Presionar clic en el botón de NUEVO DOCUMENTO
   2. Seleccionar el tipo de documento
   3. Completar el campo Resumen del Documento
   4. En el campo de Cargar Documento: (*) se debe presionar clic para que el sistema active la ventana de buscador de documentos
   5. Seleccione el documento
   6. Se  debe presionar clic el botón de AGREGAR DOCUMENTO para subir el documento a la solicitud
10. Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que funcionarios procedan con el registro de la solicitud de autorización
    1. Presionar clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
    2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
       1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
       2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
       3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
    3. Digite una breve justificación
    4. Presione clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN  

Nota: Este proceso también puede realizarse desde el módulo de Inventarios / Catálogos / Bienes y Servicios

Permisos

Estos son los permisos disponibles

• INV-ARTICULOS-INS     Agregar en Catálogo Bienes y Servicios
• INV-ARTICULOS-DEL    Eliminar en Catálogo Bienes y Servicios
• INV-ARTICULOS-SEL    Ingresar en Catálogo Bienes y Servicios
• INV-ARTICULOS-EXP    Exportar en Catálogo Bienes y Servicios
• INV-ARTICULOS-UPD    Actualizar en Catálogo Bienes y Servicios
• INV-ARTICULOS-IMP     Reporte / Imprimir en Catálogo Bienes y Servicios
• INV-ARTICULOS-AUT    Autorización Workflow en Catálogo Bienes y Servicios
• INV-ARTICULOS-INS     Registrar Documentos en Encabezado Catalogo BYS