Introducción

El presente proceso permite a los usuarios gestionar de manera integral las compras institucionales mediante su integración con el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), abarcando cada una de sus etapas. Esta funcionalidad facilita la ejecución ordenada del proceso de contratación, asegurando trazabilidad, control y transparencia durante toda la gestión. Asimismo, contribuye a optimizar los tiempos de respuesta, reducir riesgos operativos y garantizar el cumplimiento de la normativa vigente en materia de contratación pública.

Prerrequisitos

• Permisos de acceso:
  Contar con todos los permisos habilitados para el ingreso y uso del sistema.
• Solicitud de Compra previa:
  Disponer de una Solicitud de Compras en Avatar, debidamente creada y autorizada.
• Indicador SICOP habilitado:
  La Solicitud de Compras en Avatar debe tener activado el indicador “SICOP - SI”, a fin de que sea visible al momento de integrar la Solicitud de Contrato en SICOP.
• Asignación de gestor de compras:
  Es obligatorio asignar un gestor de compras en la Solicitud de Compras, quien será el responsable de visualizar y gestionar las solicitudes asociadas a su nombre.
• Homologación de artículos (CABYS):
  La Solicitud de Compras debe incluir artículos homologados conforme al catálogo CABYS, los cuales serán validados durante el proceso de Solicitud de Contrato en SICOP.

¿Cómo registrar  una Solicitud de Contrato SICOP?

1. Ingreso al módulo:
   Acceder al módulo de Compras y dirigirse al menú: Transacciones → Compras SICOP → Solicitud de Contrato SICOP.
2. Registro de la solicitud:
   Seleccionar el botón “Agregar” para iniciar el registro de una nueva solicitud.
3. Importación de Solicitud de Compra:
   En el encabezado de la solicitud, ubicar el campo “Importar Solicitud de Compra” y seleccionar la solicitud previamente confeccionada en el menú de Solicitud de Compras.
   En caso de no visualizarla, verificar que el gestor de compras asignado corresponda al usuario actual.
4. Completar campos obligatorios:
   Llenar todos los campos marcados con un asterisco (*), los cuales son de carácter obligatorio.
5. Confirmación del registro:
   Una vez completada la información requerida, presionar el botón correspondiente para guardar y continuar con el proceso.

¿Cómo consolidar las líneas de la Solicitud?

1. Habilitación de opciones adicionales:
   Una vez completado el encabezado de la Solicitud SICOP, se debe seleccionar el botón “Agregar”, el cual habilitará nuevas pestañas: “Consolidar Líneas” y “Datos Adjuntos”.
2. Consolidación de líneas:
   En la pestaña “Consolidar Líneas”, el usuario podrá seleccionar una o más solicitudes correspondientes a un mismo producto o servicio, provenientes de diferentes unidades ejecutoras.
3. Selección y agregado:
   Una vez realizadas las selecciones, se debe presionar el botón “Agregar” para incorporar las líneas al proceso.
4. Gestión de solicitudes:
   El sistema permite realizar acciones sobre las líneas seleccionadas, tales como quitar, actualizar o eliminar registros, según sea necesario.
5. Confirmación de consolidación:
   Posteriormente, al tener definidas las solicitudes requeridas, se debe utilizar el botón “Confirmar” para finalizar la consolidación de líneas.

¿Cómo realizar  el  envió de la Solicitud de Contrato  a SICOP?

• Visualización de líneas consolidadas:
  Una vez consolidadas las líneas, el sistema habilitará una nueva pestaña donde se visualizarán las líneas consolidadas.
• Completar información requerida:
  En esta pestaña, el usuario debe completar las siguientes columnas obligatorias:
  
  • Centro de Costo
  • Objeto del Gasto
  • Aplica Crédito Fiscal
• Confirmación del registro:
  Tras completar la información solicitada, se debe presionar el botón ubicado en la parte inferior derecha para continuar con el proceso.
• Validación del estado de la solicitud:
  El estado de la solicitud puede consultarse en la ventana principal (columna “Estado”) o en el encabezado de la solicitud, en el ítem “Estado”.
• Catálogo de estados de la solicitud:
  
  • R = Registro: Transacciones en proceso de registro y consolidación de líneas, sin confirmación para envío a SICOP.
  • C = Confirmada: Transacciones en preparación para el envío a SICOP.
  • E = Enviada: Transacciones enviadas a SICOP, en espera de generación de contrato.
  • F = Envío Fallido: Transacciones no enviadas a SICOP debido a errores; requieren ajustes por parte del usuario según el detalle indicado en el campo “Resultado”.
• Consulta de errores:
  Para visualizar el detalle de errores en caso de “Envío Fallido”, se debe ingresar a la pestaña del encabezado del contrato y revisar el campo “Estado” y “Resultado” al final de la ventana.

Permisos 

Estos son los permisos disponibles

• COM-SOLICITUD-SICOP-AMP Solicitud de Ampliación Contrato SICOP
• COM-SOLICITUD-SICOP-ANU Permiso para la anulación de las líneas del contrato de sicop
• COM-SOLICITUD-SICOP-CAM Permiso para el cambio de montos de las líneas del contrato de sicop
• COM-SOLICITUD-SICOP-CAN Permiso para el cambio de cantidades de las líneas del contrato de sicop
• COM-SOLICITUD-SICOP-CONF Confirmar Solicitud Contrato SICOP
• COM-SOLICITUD-SICOP-DEL Eliminar Solicitud Contrato SICOP
• COM-SOLICITUD-SICOP-ENV Enviar Solicitud Contrato SICOP
• COM-SOLICITUD-SICOP-EXP Exportar en Detalle de Solicitud de Presupuesto
• COM-SOLICITUD-SICOP-IMP Reporte / Imprimir en Detalle de Solicitud de Presupuesto
• COM-SOLICITUD-SICOP-INS Crear Solicitud Contrato SICOP
• COM-SOLICITUD-SICOP-LIB Permiso para la liberación de las líneas del contrato de sicop
• COM-SOLICITUD-SICOP-RAMP Revertir Solicitud de Ampliación Contrato SICOP
• COM-SOLICITUD-SICOP-REP Reporte Solicitud Contrato SICOP
• COM-SOLICITUD-SICOP-RES Permiso para APLICAR el cambio de reservas de contrato de sicop
• COM-SOLICITUD-SICOP-REV Permiso para REVERSAR el cambio de reservas de contrato de sicop
• COM-SOLICITUD-SICOP-REV-CONF Revierte Confirmación Solicitud Contrato SICOP
• COM-SOLICITUD-SICOP-RPT Imprimir reporte Solicitud Contrato SICOP
• COM-SOLICITUD-SICOP-SEL Seleccionar Solicitud Contrato SICOP
• COM-SOLICITUD-SICOP-UPD Actualizar Solicitud Contrato SICOP