Introducción

Este proceso tiene como finalidad permitir al usuario registrar una Solicitud de Pago para el trámite de facturas por servicios adquiridos. A través de esta opción, el sistema permite ingresar la información de la factura, asociar los datos correspondientes y dar seguimiento al proceso de aprobación y gestión del pago hasta su finalización.

Prerrequisitos

Antes de realizar una Solicitud de Pago, se deben validar las siguientes configuraciones en el sistema:

• Verificar en el módulo de Inventarios / Catálogos / Bienes y Servicios, en la Cejilla General y submenú Indicadores, que el bien o servicio tenga habilitado el indicador “Usar en pagos directos”
• Validar que el devengo seleccionado corresponda al tipo de solicitud Servicio
• Verificar que exista una configuración del devengo en el parámetro Cuentas por Familia para la familia seleccionada
• Confirmar en el módulo de Inventarios / Catálogos / Bienes y Servicios que el bien o servicio se encuentre con estado Activo, ya que de lo contrario no se mostrará en la solicitud
• Validar en el módulo de Presupuesto / Precio de Formulación que el bien o servicio tenga un precio registrado para el año presupuestario en ejecución
• Verificar en el módulo de Inventarios / Parámetros / Familia de Artículos, en la Cejilla Cuentas por Familia, que se encuentre habilitado el indicador “Permite modificar el precio”

¿Cómo crear una Solicitud de Pago?

1. Ingresar en el módulo Compras / Solicitudes / Solicitudes de Pagos
2. Se debe presionar el botón de AGREGAR
3. Se debe completar los datos solicitados 
4. Se debe presionar el botón de AGREGAR para guardar el registro
5. La Cejilla Catálogo, está habilitada para seleccionar el servicio que se va a solicitar para pago, mostrando únicamente los registros disponibles según el tipo de solicitud y las configuraciones previamente definidas en el sistema
   1. Seleccione el filtro avanzado; se desplegará una pantalla en donde debe completar los campos requeridos (*)
   2. Luego, presione el ícono de Buscar para que se despliegue una ventana con todos los artículos disponibles
   3. Se debe seleccionar con un check el N° de artículo
   4. Se debe agregar la cantidad solicitada. (Para las solicitudes de tipo servicio, únicamente se permite ingresar la cantidad 1)
   5. Se debe agregar el precio unitario
   6. Se debe presionar el botón de Agregar seleccionados para guardar el registro en la Cejilla Detalle
6. La Cejilla Detalle, está habilitada para que el encargado pueda realizar el proceso de aprobación o rechazo del presupuesto correspondiente a la solicitud
   1. Se debe seleccionar con clic el N.° de línea de la solicitud que se desea aprobar o rechazar
      1. APROBAR PRESUPUESTO: esta opción está habilitada para aprobar el presupuesto de la Solicitud 
      2. RECHAZAR PRESUPUESTO: esta opción está habilitada para rechazar el presupuesto de la Solicitud
7. Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que funcionarios procedan con el registro de la solicitud de autorización
   1. Presionar clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
   2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
      1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
      2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
      3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
   3. Digite una breve la justificación
   4. Presione clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN  
8. Ir a la Cejilla Documentos, está habilitada para que  funcionario procedan a subir documentos de interés para el trámite gestionado
   1. Presionar clic en el botón de NUEVO DOCUMENTO
   2. Seleccionar el tipo de documento
   3. Completar el campo Resumen del Documento
   4. En el campo de Cargar Documento: (*) se debe presionar clic para que el sistema active la ventana de buscador de documentos
   5. Seleccione el documento
   6. Se  debe presionar clic el botón de AGREGAR DOCUMENTO para subir el documento a la solicitud
9. La Cejilla Imprimir, está habilitada para mostrar el reporte de la información generada

Nota: Este proceso también puede realizarse desde el módulo de Kiosco / Compras / Solicitudes de Pago

Aclaraciones

Nota: Al momento de crear una Solicitud de Pago, el sistema realizará automáticamente las siguientes acciones:

• Se generará una Reserva Presupuestaria asociada a la solicitud.
• El sistema creará automáticamente un documento en el módulo de Cuentas por Pagar (CXP) para el control y seguimiento del pago.
• Los registros generados mediante este proceso no afectan los módulos de Activos ni Inventarios, debido a que corresponden únicamente a solicitudes relacionadas con servicios.

Permisos

Estos son los permisos disponibles

• PRE-SOLICITUDES-INS                    Agregar en Solicitudes de Pagos
• PRE-SOLICITUDES-DEL                   Eliminar en Solicitudes de Pagos
• PRE-SOLICITUDES-SEL                   Ingresar en Solicitudes de Pagos
• COM-SOLICITUDES-PAGOS-EXP    Exportar en Solicitudes de Pagos
• PRE-SOLICITUDES-UPD                  Actualizar en Solicitudes de Pagos
• PRE-SOLICITUDES-INS                   Agregar en Solicitudes de Pagos
• PRE-SOLICITUDES-IMP                  Reporte / Imprimir en Solicitudes de Pagos
• COM-SOLICITUDES-PAGOS-AUT  Autorización Workflow en Solicitudes de Pagos
• PRE-SOLICITUDES-INS                 Registrar Documentos en Solicitudes de Pagos
• PRE-SOLICITUDES-IMP                 Solicitud Pago