Con el objetivo de mantener el orden de las existencias o mercancías devueltas al proveedor, el sistema Avatar le permite a los usuarios llevar un control de devoluciones y así una disminución de justificada del inventario. Contando con integraciones hacia los otros módulos lo cual permitirá al usuario afectar la cuenta por pagar total o parcialmente. Esperamos que este tutorial sea de apoyo en su proceso de aprendizaje.
REGLAS QUE SE DEBEN CUMPLIR PARA QUE SE PUEDA CREAR DE DEVOLUCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS.
Revisar que la entrada de mercadería a afectar se encuentre en estado autorizado.
Revisar que las existencias hayan ingresado al módulo de inventario.
Debido a la integración con el módulo de cuentas por pagar, revisar que el pasivo se haya registrado correctamente.
Validar que la nota de crédito haya ingresado a la bandeja de recepción de comprobantes.
Tomar en cuenta si la Nota de Crédito es Total o parcial antes de realizar el pago de la factura.
Tomar en cuenta al realizar una orden de devolución esto afectara con un documento en el módulo de cuentas por pagar, por lo cual se le recomienda al usuario tener en consideración realizar posterior a esto una aplicación de saldos, previa al proceso de autorización de pago.
Ingrese en el módulo de Compras en el menú Transacciones / Compra simplificada o pago por excepción /devolución de bienes y servicios.
Seleccione el botón agregar y se desplegara un formulario donde se completara la información solicitada.
Se presentará una nueva pestaña con las diferentes Entradas de Mercadería debidamente autorizadas. El usuario deberá seleccionar la Entrada de Mercadería a la cual se le realizará devolución permitiendo visualizar en el menú de lado izquierdo el número de orden compra y su detalle.
Número de documento, seleccione el número de documento que se encuentra en la bandeja de recepción de comprobantes, si esta opción no esta disponible para su país digite el número de Nota de Crédito manualmente.
Moneda el sistema la generará por defecto debido a que se encuentra asociada a la orden de compra.
Fecha, Seleccione la fecha acorde a al documento referente a la devolución de Mercadería NC.
Vencimiento, Será incorporado acorde a la garantía de compra de los artículos suministros y servicios.
Se debe proceder a seleccionar el botón Agregar cuando toda la información del formulario este completa y sistema generarán tres nuevas pestañas: Detalle, Autorizaciones, Historial.
Al dar clic en cualquier elemento, ingrese a la cejilla Detalle, encontrara el listado de contratación.
El usuario podrá visualizar las diferentes columnas, NÚMERO DE SOLICITUD, UBICACIÓN, NÚMERO DE ARTICULO, DESCRIPCIÓN, UNIDAD DE MEDIDA, CANTIDAD SOLICITADA Y EL MONTO.
Seleccione la línea (as) a las cuales se le requiere hacer la devolución.
En la columna cantidad solicitada es posible editar la cantidad de unidades a devolver de manera parcial o total.
Se procede a seleccionar el botón Agregar cuando el usuario a seleccionado y corregido las líneas a afectar.
Recomendación: Realice nuevamente una revisión de los datos y los cálculos, en caso de error se puede seleccionar la línea eliminarla y volver a gestionar los datos de la devolución, debe tomar en consideración que esta opción solo se puede ejecutar cuando el documento se encuentre en estado pendiente.
4. Cejilla Autorización
1. Proceda con las autorizaciones respectivas, con una breve justificación. Continúe con la secuencia según el orden designado en el sistema, que le permita al documento estar en estado aprobado.
- Este proceso genera una relación y un documento en el módulo de cuentas por pagar para su debida aplicación de Saldos.
Estos son los permisos disponibles