Introducción

Este proceso tiene como finalidad permitir el registro de anticipos realizados por los estudiantes, es decir, pagos efectuados de forma adelantada antes de la facturación de materias, colegiaturas u otros servicios académicos. El registro de estos anticipos permite llevar un control preciso de los saldos a favor de cada estudiante, los cuales podrán ser aplicados posteriormente a sus facturas o cargos pendientes. Esto facilita una gestión más ordenada de sus pagos, evita reprocesos y garantiza una correcta imputación en los procesos administrativos y contables del sistema.

Prerrequisitos

• Usuario con acceso al sistema
• Acceso al módulo de Cajas
• Tener registrado el estudiante en el expediente estudiantil
• Tener creadas las facultades
• Tener creadas las carreras
• Tener creados los énfasis
• Tener creados los planes de estudios 

¿Cómo registrar un Anticipo?

1. Ingresar al módulo Caja / Ingresos / Anticipos
2. Se debe presionar el botón de Agregar
3. Se debe completar los campos requeridos
4. Se debe presionar el botón de Agregar para guardar el registro
5. La Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que los funcionarios procedan con el registro de la solicitud de autorización
   1. Presionar clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
   2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
      1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
      2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
      3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
   3. Digite una breve la justificación
   4. Presione clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
6. La Cejilla Documentos, está habilitada para que  funcionario procedan a subir documentos de interés para el trámite gestionado. 
   1. Presionar clic en el botón de NUEVO DOCUMENTO
   2. Seleccionar el tipo de documento
   3. Completar el campo Resumen del Documento
   4. En el campo de Cargar Documento: (*) se debe presionar clic para que el sistema active la ventana de buscador de documentos
   5. Seleccione el documento
   6. Se debe presionar clic en el botón de AGREGAR DOCUMENTO para subir el documento a la solicitud

Permisos 

Estos son los permisos disponibles

• MGE-GESTION-ACTICIPOS-SEL     Agregar en Gestión de Anticipos
• MGE-GESTION-ACTICIPOS-DEL    Eliminar en Gestión de Anticipos
• MGE-GESTION-ACTICIPOS-SEL    Ingresar en Gestión de Anticipos
• MGE-GESTION-ACTICIPOS-EXP    Exportar en Gestión de Anticipos
• MGE-GESTION-ACTICIPOS-UPD    Actualizar en Gestión de Anticipos
• MGE-GESTION-ACTICIPOS-INS     Agregar en Gestión de Anticipos
• MGE-GESTION-ACTICIPOS-IMP    Reporte / Imprimir en Gestión de Anticipos
• MGE-GESTION-ACTICIPOS-AUT   Autorización Workflow en Gestión de Anticipos
• MGE-GESTION-ACTICIPOS-INS    Registrar Documentos