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Tabla de contenidos

Introducción

Este proceso tiene como finalidad permitir que el usuario registre una transacción diaria para realizar el cobro de los servicios al estudiante, generando el recibo correspondiente. A través de este registro, se garantiza el control de los pagos efectuados por los estudiantes, asegurando su correcta aplicación a los servicios facturados y manteniendo la trazabilidad de las operaciones dentro del sistema.

Prerrequisitos

  • Usuario con acceso al sistema

  • Acceso al módulo de Cajas

  • Tener configuradas las Cajas

  • Tener enlazados los cajeros para poder tener acceso

  • Tener configurados los grupos diarios a las Cajas

  • Haber registrado el tipo de cambio

¿Cómo crear una Transacción Diaria?

  1. Ingresar en el módulo Control de Ingresos / Ingresos / Transacciones diarias
  2. Se debe presionar el botón de Agregar 
  3. Se debe completar los datos solicitados 
    1. Se debe seleccionar la caja y el grupo correspondiente a la facturación diaria
    2. Se debe completar los datos solicitados
  4. Se  debe presionar clic el botón de AGREGAR para guardar el registro
  5. La Cejilla Matrícula está habilitada para consultar y administrar las deudas generadas por concepto de matrícula del estudiante
    1. Se debe seleccionar los datos para generar cobros
    2. Se  debe presionar clic en el botón de Grabar registros seleccionados para que los datos seleccionados se visualicen en la Cejilla Detalle Recibo
  6. La Cejilla CXC y Otras Deudas, está habilitada para mostrar las deudas que el estudiante tiene en Cuentas por Cobrar y sus Saldos a favor
    1. Se debe seleccionar los datos para generar cobros
    2. Se  debe presionar clic en el botón de Grabar registros seleccionados para que los datos seleccionados se visualicen en la Cejilla Detalle Recibo
  7. La Cejilla Notas y observaciones, está habilitada para registrar y consultar comentarios o anotaciones relacionadas con la transacción o con la entidad seleccionada
    1. Se debe presionar el botón de Agregar
    2. Se debe completar los datos solicitados
    3. Se debe presionar el botón de Agregar para guardar el registro
    4. En caso de requerir eliminar la nota u observación, seleccionar el botón de Eliminar
  8. La Cejilla Servicios Pendientes, está habilitada para agregar el servicio que se debe cobrar al estudiante
    1. Se debe presionar el botón de Agregar
    2. Se debe completar los dato solicitados
    3. Se  debe presionar clic el botón de Agregar para guardar el registro
    4. Finalmente, dirigirse a la Cejilla Matrícula para seleccionar el servicio agregado y proceder con el cobro
  9. La Cejilla Detalle Recibo, está habilitada para poder visualizar la los servicios que se le van a cobrar al estudiante y su monto a pagar para colocarlo en Detalle de Pago
  10. La Cejilla Detalle de Pago, está habilitada para poder cobrarle al estudiante los servicios
    1. Se debe presionar el botón de Agregar
    2. Se debe completar los datos solicitados
    3. Se  debe presionar el botón de Agregar para guardar el registro
    4. El botón de Procesos tiene dos funciones:
      1. Se debe presionar el botón de Terminar transacción para finalizar el cobro del estudiante y generar el recibo correspondiente
      2. Se debe presionar el botón de Devolución para cuando el estudiante realizó un depósito por un monto mayor y no existe deuda para aplicar el excedente.
        1. Si el pago se realizó mediante depósito y se requiere efectuar una devolución, primero se debe seleccionar Devolución y posteriormente presionar Terminar transacción para completar el proceso.
  11. La Cejilla Imprimir Recibo, está habilitada para visualizar e imprimir el recibo generado al estudiante.

Permisos 

Estos son los permisos disponibles

  • FAC-ENC-TRANSAC-ANU    Anular
  • FAC-ENC-TRANSAC-SEL     Agregar en Transacciones por Grupo de Facturación
  • FAC-ENC-TRANSAC-DEL    Eliminar en Transacciones por Grupo de Facturación
  • FAC-ENC-TRANSAC-SEL    Ingresar en Transacciones por Grupo de Facturación
  • FAC-ENC-TRANSAC-EXP    Exportar en Transacciones por Grupo de Facturación
  • FAC-ENC-TRANSAC-UPD   Actualizar en Transacciones por Grupo de Facturación
  • FAC-ENC-TRANSAC-INS    Agregar en Transacciones por Grupo de Facturación
  • FAC-ENC-TRANSAC-IMP    Reporte / Imprimir en Transacciones por Grupo de Facturación
  • FAC-CONS-RECIBOS-SEL  Imprimir Recibo
     

Procesos relacionados