Introducción

Este proceso tiene como finalidad gestionar y dar seguimiento al plan de pago seleccionado por el estudiante a partir de una cotización, permitiendo al usuario administrativo revisar y controlar las diferentes etapas relacionadas con su formalización. El registro se genera automáticamente como resultado de la cotización realizada por el estudiante. A partir de este momento, el usuario administrativo podrá consultar la información financiera del plan, verificar los descuentos y costos asociados, revisar las cuotas facturadas, gestionar las autorizaciones y documentos requeridos, así como dar seguimiento al contrato correspondiente. La información del plan se encuentra organizada en diferentes cejillas, permitiendo al usuario administrativo consultar en un solo lugar el detalle completo del plan de pago y su avance dentro del proceso.

Prerrequisitos

• Usuario con acceso al sistema
• Acceso al módulo de Cuentas por Cobrar
• Tener registrada la carrera y el plan de estudio correspondiente
• Contar con un Plan de Pago Estándar previamente configurado para la carrera y plan de estudio
• El estudiante debe haber realizado previamente una cotización, ya que a partir de esta se genera el registro en Planes de Pago

¿Cómo autorizar los Planes de Pagos?

1. Ingresar en el módulo Cuentas por cobrar / Gestión / Planes de Pago
2. En la pantalla principal se mostrará el listado de los planes de pago generados a partir de las cotizaciones realizadas por los estudiantes
3. Seleccionar con un clic el Plan de Pago que desea consultar o gestionar
4. Ir a la Cejilla General, está habilitada para visualizar la información principal del plan de pago seleccionado
   1. La sección Planes de pagos, está habilitada para visualizar la información general que identifica y caracteriza el plan de pago seleccionado, incluyendo los datos de la cotización, estudiante o aspirante, año y periodo lectivo, facultad, carrera, plan de estudio, modalidad, duración, estado, financiamiento y demás condiciones asociadas al plan
   2. La sección Detalle financiero, está habilitada para visualizar el resumen de los valores económicos que componen el plan de pago, incluyendo los cargos por rotaciones, los totales de servicios y colegiatura, tanto en su valor bruto como neto, así como el precio total del plan antes y después de los descuentos o ajustes aplicados
   3. La sección Detalle materias y créditos, está habilitada para visualizar el resumen de las materias y créditos que conforman el plan de estudio, mostrando la cantidad de materias y el total de créditos correspondientes a cada tipo de formación, así como el total general de materias y créditos incluidos en el plan de pago
   4. La sección Detalle ajuste del plan, está habilitada para visualizar los ajustes, beneficios y condiciones aplicados al plan de pago, así como la información relacionada con los plazos y otros valores que pueden modificar las condiciones económicas establecidas para el plan
   5. La sección Otros Descuentos, está habilitada para visualizar los descuentos adicionales aplicados al plan de pago, diferenciando los descuentos correspondientes a colegiatura y matrícula
   6. La sección Pagado, está habilitada para visualizar el resumen de los pagos realizados por el estudiante una vez que el plan de pago haya sido autorizado y se hayan registrado pagos, incluyendo el total bruto pagado, el total neto pagado y la cantidad de plazos pagados
   7. Nota: Esta pantalla es de carácter informativo. El sistema no permite editar los campos ni realizar modificaciones directamente desde esta pantalla
5. Ir a la Cejilla Detalle de Proyección, está habilitada para visualizar la proyección del plan de pago generado, permitiendo consultar cómo se distribuyen las cuotas, los valores y las condiciones de pago establecidas a lo largo del plan
6. Ir a la Cejilla Descuentos por Servicios, está habilitada para visualizar los servicios incluidos en el plan de pago estándar y verificar si cada servicio tiene descuentos aplicados. En caso de requerir agregar otros servicios a la cotización, únicamente estarán disponibles las opciones de Residencia y Alimentación
   1. Se debe presionar el botón de Agregar 
   2. Se deben completar los campos requeridos
   3. Se debe presionar el botón de Agregar para guardar el registro
7. Ir a la Cejilla Otros Descuentos, está habilitada para registrar, de manera opcional, las becas y descuentos que serán considerados dentro del plan de pago
   1. Se debe presionar el botón de Agregar
   2. Se debe completar los datos solicitados
      1. La sección Beca está habilitada para registrar la beca asignada al estudiante. En esta sección se especifican los datos correspondientes al monto para la colegiatura, tipo de monto de colegiatura, monto para la matrícula y tipo de monto de matrícula
      2. La sección Descuento está habilitada para registrar los descuentos asignados al estudiante. En esta sección se especifican el monto del descuento, tipo de monto, tipo de estudiante y tipo de servicio
   3. Se debe presionar el botón de Agregar para guardar el registro
8. Ir a la Cejilla Costos de Materias por Aprobar, está habilitada para visualizar las materias que el estudiante tiene pendientes por cursar o aprobar y consultar el costo asociado a cada una dentro del plan de estudio
9. Ir a la Cejilla Cuotas Facturadas, está habilitada para visualizar las cuotas que han sido facturadas y canceladas por el estudiante
10. Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que funcionario procedan con el registro de la solicitud de autorización
    1. Presionar clic en el botón de NUEVA AUTORIZACIÓN
    2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
       1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
       2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
       3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
    3. Digite una breve la justificación 
    4. Presione clic en el botón de Nueva autorización para que la solicitud sea enviada autorizar
11. Ir a la Cejilla Documentos, está habilitada para que funcionario procedan a subir documentos de interés para el trámite gestionado.
    1. Se debe presionar el botón de NUEVO DOCUMENTO
    2. Completar el campo Resumen del Documento
    3. En el campo de Cargar Documento: (*) se debe presionar clic para que el sistema active la ventana de buscador de documentos
    4. Seleccione el documento y listo
    5. Se debe presionar el botón de AGREGAR DOCUMENTO para subir el documento a la solicitud
12. Ir a la Cejilla Contrato, está habilitada para visualizar, descargar o imprimir el documento del contrato asociado al plan de pagos
13. Ir a la Cejilla Reporte completo, está habilitada para visualizar el documento con la información general del plan de pagos y los datos del estudiante

Permisos 

Estos son los permisos disponibles

• MGE-PLANES-PAGO-DEL     Eliminar En planes de pago
• MGE-PLANES-PAGO-AUT     Autorización Workflow en Planes de Pago por Estudiante
• MGE-PLANES-PAGO-UPD    Actualizar
• MGE-PLANES-PAGO-SEL     Ingresar en Planes de Pago por Estudiante
• MGE-PLANES-PAGO-EXP    Exportar en Planes de Pago por Estudiante
• MGE-PLANES-PAGO-IMP    Reporte / Imprimir en Planes de Pago por Estudiante
• MGE-PLANES-PAGO-INS    Registrar Documentos en Planes de Pago por Estudiante