Introducción

Este proceso tiene como finalidad registrar y consultar la cotización de los estudios de un aspirante, permitiendo al usuario administrativo proyectar los costos asociados a su programa académico de acuerdo con la sede, año y período lectivo, facultad, carrera, énfasis y plan de estudio seleccionados. A través del cotizador, el usuario puede consultar los conceptos que conforman el costo de los estudios, aplicar las condiciones de becas , ajustes correspondientes y visualizar la proyección de los pagos, incluyendo la cantidad de cuotas, fechas de pago, montos y saldo proyectado. Esta información permite conocer de forma detallada cómo se distribuirá el costo de los estudios de acuerdo con el plan de pago configurado.

Prerrequisitos

• Usuario con acceso al sistema

• Acceso al módulo de Cuentas por Cobrar

• Tener creados los periodos y años lectivos

• Tener registrados los aspirantes

• Tener creadas las facultades

• Tener creadas las carreras

• Tener creados los énfasis

• Tener creados los planes de estudio 

• Contar con un plan de pago estándar creado y en estado “Aplicado”

• Tener creado los descuentos

• Tener creadas las becas

¿Cómo registrar un Cotizador?

1. Ingresar en el módulo CxC / Gestión / Cotizador
2. Se debe presionar el botón de Agregar
3. Se debe completar los campos requeridos
   
   1. Año lectivo: Seleccione el año académico para el cual se desea realizar la cotización
   2. Periodo lectivo: Seleccione el período académico correspondiente a la cotización
   3. Carrera: Seleccione la carrera cuyos costos se desean proyectar
   4. Plan de estudio: Seleccione el plan de estudio correspondiente a la carrera seleccionada.
   5. Estudiante / Aspirante: Seleccione el estudiante o aspirante para quien se realizará la cotización
   6. No. Plan Estándar: Muestra el número del Plan de Pago Estándar correspondiente a los datos académicos seleccionados. Si no existe un plan estándar configurado, el sistema mostrará el mensaje: “No se encuentra Plan de Pago Estándar aprobado para este Periodo, Sede y/o Plan de Estudio”. En este caso, no será posible continuar con la cotización hasta que exista un Plan de Pago Estándar aprobado para los datos seleccionados
   7. Fuente de Ingreso: Muestra la fuente de ingreso registrada para el estudiante o aspirante seleccionado
   8. Carnet: Muestra el número de identificación estudiantil asociado al estudiante seleccionado
   9. Forma de Pago: Seleccione la forma de pago que se desea considerar para la cotización.
4. Presionar el botón Agregar para guardar el registro
5. Buscar el registro creado y seleccionarlo con un clic para visualizar su información
6. Seleccionar la cotización registrada para consultar el detalle de la información generada
7. Ir a la Cejilla Proyección, la cual está habilitada para consultar la proyección del plan de pagos y visualizar la distribución de las cuotas, fechas de pago, saldos y montos proyectados
8. Ir a la Cejilla % en Servicios, la cual está habilitada para consultar los servicios incluidos en el Plan de Pago Estándar y verificar los beneficios o reducciones aplicables a cada servicio
9. Ir a la Cejilla Otros Descuentos, la cual está habilitada para consultar las becas y otros beneficios asociados al estudiante. Esta sección aplica cuando el estudiante cuenta con una beca o algún beneficio registrado
   1. Se debe presionar el botón de Agregar
   2. Se debe completar los datos solicitados
      1. La sección Beca está habilitada para registrar la beca asignada al estudiante. En esta sección se especifican los datos correspondientes al monto para la colegiatura, tipo de monto de colegiatura, monto para la matrícula y tipo de monto de matrícula
      2. La sección Descuento está habilitada para registrar los descuentos asignados al estudiante. En esta sección se especifican el monto del descuento, tipo de monto, tipo de estudiante y tipo de servicio
   3. Se debe presionar el botón de Agregar para guardar el registro
10. Ir a la Cejilla Cotización resumida, la cual está habilitada para consultar el detalle de los costos que conforman la cotización, incluyendo los conceptos considerados y el monto estimado a pagar de acuerdo con la información seleccionada
11. Ir a la Cejilla Plan de Pago Estándar, está habilitada para consultar y generar el reporte detallado del plan de pago estándar, de acuerdo con la información ingresada en el cotizador
12. Ir a la Cejilla Detalle de Colegiatura, está habilitada para visualizar el desglose de los costos de colegiatura del estudiante, permitiendo consultar en detalle los conceptos considerados en la cotización

Aclaraciones

• La cotización y su detalle de proyección de pagos quedan registrados en el sistema
• Se pueden realizar y consultar diferentes cotizaciones para distintas carreras, de acuerdo con las necesidades del proceso
• Para realizar una cotización debe existir un Plan de Pago Estándar creado y aprobado para el período, sede y plan de estudio seleccionado
• Si no existe un Plan de Pago Estándar disponible, el sistema no permitirá continuar con la cotización hasta que este sea configurado y aprobado
• La cotización corresponde a una proyección de los costos y pagos y no representa por sí misma el registro de un pago

Permisos 

Estos son los permisos disponibles

• MGE-PLANES-PAGO-SEL    Agregar en Planes de Pago por Estudiante
• MGE-PLANES-PAGO-SEL    Ingresar en Planes de Pago por Estudiante
• MGE-PLANES-PAGO-EXP    Exportar en Planes de Pago por Estudiante
• MGE-PLANES-PAGO-INS    Agregar en Planes de Pago por Estudiante
• MGE-PLANES-PAGO-IMP    Reporte / Imprimir en Planes de Pago por Estudiante
• MGE-GESTION-ACTICIPOS-AUT    Autorización Workflow en Planes de Pago por Estudiante
• MGE-PLANES-PAGO-DEL    Eliminar en cotizador
• MMA-PLAN-ESTANDAR-IMP    Plan de Pago Estándar
• MMA-PLAN-ESTANDAR-IMP    Detalle Colegiatura