Introducción

Prerrequisitos

• Usuario con acceso al sistema

• Acceso al módulo de Cuentas por Cobrar

• Parametrizar en el módulo de Contabilidad / Catálogos / Transacciones Generales. En el filtro, en el campo Sistema, seleccionar Cuentas por Cobrar y posteriormente seleccionar el tipo de documento que afectará el auxiliar de CXC. Agregar únicamente las cuentas contables que deben afectar los registros del auxiliar
• Registrar una relación en el período y mes en el cual se requiera registrar el documento
• Tener registrados los clientes
• Tener configurados los devengos
• Tener configuradas las cuentas contables
• Tener parametrizados los centros de costos
• Tener registrada la clasificación tributaria
• Tener configurados los descuentos
• Tener registradas las entidades

 ¿Cómo realizar el registro manual de un Documento por cobrar?

1. Ingresar al módulo de CxC / Transacciones / Documentos
2. Presionar el botón de Agregar
3. Se debe completar los campos requeridos
4. Presionar el botón de Agregar para guardar el registro
5. Buscar el registro que se agregó en el paso anterior y dar clic
6. Ir a la Cejilla Detalle, solo se debe utilizar en aquellos registros en los cuales se requiera incorporar el impuesto de forma manual. Si el registro no cuenta con impuestos, se puede omitir. En el caso de los documentos integrados desde el módulo de Facturación, el sistema asigna la información de manera automática
   1. Presionar el botón de Agregar
   2. Se debe completar los datos solicitados
   3. Presionar el botón de Agregar para guardar el registro
   4. Presionar el botón de Terminar para finalizar el proceso
7. Ir a la Cejilla Asiento, permite incorporar el registro al débito o crédito de forma manual para completar el registro del documento. El usuario podrá optar por incorporar el indicador de presupuesto para afectar el consolidado anual
   1. Presionar el botón de Agregar
   2. Se debe completar los datos solicitados
   3. Presionar el botón de Agregar para guardar el registro
   4. Botón Diferencial: este botón se utiliza en aquellos registros en los cuales el asiento se completa seleccionando documentos de la cejilla CANCELAR CXC o CANCELAR CXP
8. Ir a la Cejilla Agregar Asiento Manual, esta cejilla es opcional y permite a los usuarios incorporar de manera rápida una línea al débito o crédito en la cejilla Detalle
   1. Colocar el centro de costo
   2. Colocar el monto al débito o crédito, según corresponda
   3. Seleccionar con un check el registro
   4. Presionar el botón de Agregar
9. Ir a la Cejilla Cancelar CXP. Este menú permite a los usuarios incorporar documentos registrados en el auxiliar de Cuentas por Pagar en la cejilla Asiento.
   1. Colocar el monto a Cancelar de la CXP en la columna Abono 
   2. Seleccionar con un check el registro
   3. Presionar el botón de Agregar
   4. Validar línea en la Cejilla de Asiento
10. Ir a la Cejilla Cancelar CXC. Este menú permite a los usuarios incorporar documentos registrados en el auxiliar de Cuentas por Cobrar en la cejilla Asiento.
    1. Colocar el monto a Cancelar de la CXP en la columna Abono
    2. Seleccionar con un check el registro
    3. Presionar el botón de Agregar
    4. Validar línea en la Cejilla de Asiento
11. Ir a la Cejilla Auditoría, permite al usuario visualizar aquellos documentos de otros módulos que estén vinculados con el documento
12. Ir a la Cejilla Bitácora, permite visualizar los comprobantes electrónicos asociados al documento de CXC  
13. Las siguientes cejillas corresponden a vistas de impresión y dependen del tipo de transacción que generó el documento:
    1. Cejilla Facturas Cuentas por Cobrar
    2. Cejilla Nota de Débito de CXC
    3. Cejilla Nota de Crédito de CXC
    4. Cejilla Transferencias Bancarias
    5. Cejilla ND Electrónica
    6. Cejilla NC Electrónica
    7. Cejilla Sobrantes de CXC
14. Ir a la Cejilla Documentos por Relación, vista de impresión de los documentos asociados a la relación
15. Ir a la Cejilla Asiento Contable por Relación, vista de impresión de las cuentas contables registradas en el documento
16. Ir a la Cejilla Asiento Contable por Relación NICSP, vista de impresión de las NICSP contables homologadas en el documento
17. Ir a la Cejilla General
    1. Presionar el botón Procesos 
    2. Seleccionar la opción Terminar para finalizar el proceso

Aclaraciones

1. En la Cejilla Asiento, al seleccionar el campo Destino, se determina el módulo que será afectado:

   1. Normal: Indica que la cuenta a utilizar no corresponde a ninguna cuenta manejada en auxiliares

   2. Genera CxC: Afecta el auxiliar de Cuentas por Cobrar, generando una cuenta por cobrar

   3. Crear CxP: Afecta el auxiliar de Cuentas por Pagar, generando una cuenta por pagar

2. En la Cejilla General, el botón Procesos presenta diferentes opciones que permiten realizar acciones y gestionar el documento de acuerdo con el proceso correspondiente

   1. Anular: Permite anular el documento por cobrar cuando la operación registrada ya no debe continuar vigente. Al anularlo, el documento deja de continuar con el proceso normal de cobro

   2. Revertir: Permite revertir una operación realizada sobre el documento, regresándolo a un estado anterior para poder continuar con la gestión correspondiente

   3. Terminar: Permite finalizar el proceso del documento por cobrar cuando este ha completado las etapas requeridas para su gestión

   4. Enviar hacienda: Permite enviar a la Dirección General de Ingresos (DGI) la Nota de Crédito Electrónica (NC Electrónica) generada en el sistema, para que sea procesada y validada por la autoridad fiscal

   5. Descargar: Permite descargar el comprobante electrónico una vez que la DGI haya aceptado el documento, para su consulta, respaldo o entrega al cliente

   6. XML Comprobante: Permite descargar o consultar el archivo XML del comprobante electrónico, que contiene la información estructurada de la factura o documento generado

   7. XML Mensaje: Permite consultar o descargar el archivo XML correspondiente al mensaje de respuesta o comunicación electrónica asociado al comprobante

   8. Reenviar Comprobante: Permite reenviar el comprobante electrónico cuando sea necesario realizar nuevamente el envío al destinatario correspondiente

3. En la pantalla principal se encuentran los siguientes botones:

   1. Exportar: Permite exportar la información mostrada en pantalla para su consulta o manejo externo
   2. Agregar: Permite crear y registrar un nuevo documento o registro

   3. Permite eliminar un documento seleccionado siempre que este se encuentre en estado “Registro”. Los documentos que se encuentren en otros estados no podrán ser eliminados mediante esta opción

   4. Anular Aplicado: Permite anular un documento que ya se encuentra en estado Terminado, revirtiendo dicha aplicación de acuerdo con las condiciones establecidas en el sistema

   5. Interés y vencimiento: Permite gestionar la información relacionada con el cálculo de intereses y las fechas de vencimiento de los documentos por cobrar

Permisos 

Estos son los permisos disponibles

• CXC-DOCUMENTO-INS    Agregar en Encabezado de Cuenta por Cobrar
• CXC-DOCUMENTO-SEL    Ingresar en Encabezado de Cuenta por Cobrar
• CXC-DOCUMENTO-EXP    Exportar en Encabezado de Cuenta por Cobrar
• CXC-DOCUMENTO-IMP    Reporte / Imprimir en Encabezado de Cuenta por Cobrar
• CXC-DOCUMENTO-INS    Agregar
• CXC-DOCUMENTO-ANU    Anular
• CXC-DOCUMENTO-TER    Revertir Terminación
• CXC-INTERESES-MODIFICAR    Actualizar Interés y vencimiento
• CXC-DOCUMENTO-UPD    Actualizar
• CXC-DOCUMENTO-TER    Terminar
• CXC-DOCUMENTO-DEL    Eliminar
• CXC-DOCUMENTO-CMP    Enviar hacienda
• CXC-DOCUMENTO-CMP    Descargar
• CXC-DOCUMENTO-CMP    XML Comprobante
• CXC-DOCUMENTO-CMP    XML Mensaje
• CXC-DOCUMENTO-CMP    Reenviar Comprobante
• CXC-DOCUMENTO-IMP    Factura de Cuentas por Cobrar
• CXC-DOCUMENTO-IMP    Nota de Débito de CxC
• CXC-DOCUMENTO-IMP    Nota de Crédito de CxC
• CXC-DOCUMENTO-IMP    Transferencias Bancarias
• CXC-DOCUMENTO-IMP    ND Electronica
• CXC-DOCUMENTO-IMP    NC Electronica
• CXC-DOCUMENTO-IMP    Sobrantes de CXC