Introducción

Este proceso tiene como finalidad registrar un trámite de factura a partir de los documentos que se encuentran pendientes por cobrar, permitiendo seleccionar la factura correspondiente y generar un documento de trámite con la información asociada. El trámite permite dejar constancia de la gestión realizada, mostrando datos como la fecha, número de cuenta, nombre, razón social, número de factura y monto correspondiente, facilitando así el seguimiento y control de los documentos pendientes por cobrar

Prerrequisitos

• Usuario con acceso al sistema
• Acceso al módulo de Cuentas por Cobrar
• Tener documentos registrados en estado “Terminado”
• Los documentos seleccionados deben encontrarse pendientes de pago, es decir, que el monto de la factura no haya sido cancelado o aplicado a la cuenta por cobrar

¿Cómo registrar los trámites de facturas?

1. Ingresar al módulo de CxC / Transacciones / Trámites de facturas
2. Se debe presionar el botón de Agregar 
3. Se debe completar los campos requeridos
   1. Compañía: Muestra automáticamente la compañía en la que se está realizando el registro del trámite. Este campo es asignado por el sistema y no requiere selección manual
   2. Número Trámite: Corresponde al número consecutivo asignado automáticamente por el sistema al registrar el trámite. Este número permite identificar y dar seguimiento al trámite
   3. Código Cliente: Permite seleccionar el cliente al cual corresponde el trámite y asociar los documentos pendientes por cobrar que correspondan
   4. Moneda: Permite seleccionar la moneda en la que se encuentran registrados los documentos que serán asociados al trámite
   5. Fecha: Permite indicar la fecha correspondiente al registro del trámite
   6. Estado: Muestra el estado en el que se encuentra el trámite. Este valor es asignado y actualizado automáticamente por el sistema de acuerdo con el flujo de autorizaciones establecido
   7. Elaborado por: Muestra automáticamente el usuario con el que se ha iniciado sesión en el sistema, identificándolo como la persona que realiza el registro del trámite
   8. Recibido por: Permite indicar la persona responsable de recibir el trámite o documento generado
4. Se debe presionar el botón de Agregar para guardar el registro
5. Buscar el registro que se agregó en el paso anterior y dar clic
6. Ir a la Cejilla Detalle, está habilitada para visualizar los documentos por cobrar asociados al cliente y agregarlos al trámite para dar seguimiento a la factura
   1. Se debe presionar el botón de Agregar
   2. Seleccionar con un check el documento
   3. Presionar el botón de Agregar 
7. Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que  funcionario procedan con el registro de la solicitud de autorización
   1. Presionar clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
   2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
      1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
      2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
      3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
   3. Digite una breve la justificación
   4. Presione clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
8. La Cejilla Imprimir, está habilitada para visualizar la información registrada

Aclaraciones

• El trámite de factura corresponde a un documento asociado a una factura pendiente de pago, que permite informar y dar seguimiento al monto que el cliente debe cancelar. La generación del trámite no registra ni aplica el pago de la factura; el documento permanecerá pendiente hasta que se realice el proceso correspondiente de pago

Permisos 

Estos son los permisos disponibles

• CXC-TRAMITES-INS    Insertar en el registro de Trámites de Facturas.
• CXC-TRAMITES-DEL    Eliminar en el registro de Trámites de Facturas.
• CXC-TRAMITES-SEL    Ingresar en el registro de Trámites de Facturas.
• CXC-TRAMITES-UPD    Actualizar en el registro de Trámites de Facturas.
• CXC-TRAMITES-INS    
• CXC-TRAMITES-IMP    
• CXC-TRAMITES-SEL    Autorización Workflow