Introducción

Este proceso tiene como finalidad generar y administrar la nómina de pago de obligaciones registradas en el sistema, permitiendo organizar, controlar y programar los pagos correspondientes según las fechas establecidas. Asimismo, facilita la validación de montos, saldos pendientes y documentos asociados, garantizando un adecuado control financiero de los pagos generales realizados por la empresa.

Prerrequisitos

Para que los pagos a proveedores, clientes u otros terceros funcionen correctamente, se debe realizar previamente la siguiente configuración: 

• Usuario con acceso al sistema

• Acceso al módulo de Cuentas por Pagar

• En los módulos de Bancos, Gestión Estudiantil, Cuentas por Cobrar y Facturación existe un campo para registrar el número de cuenta SINPE de cada cuenta bancaria. Este número debe configurarse para cada cuenta que se desee utilizar en las transferencias

• En el módulo de Cuentas por Pagar se deben registrar las cuentas bancarias de cada proveedor. Para ello, se debe ingresar al registro de proveedores y dirigirse a la cejilla “Cuentas”, donde se registran los números de cuentas bancarias correspondientes

• En el mismo registro de proveedores, en la parte inferior de la pantalla, se encuentra el campo para registrar la forma de pago. Este registro es recomendable para un mejor control del proceso, aunque no es obligatorio.

¿Cómo realizar la Nómina de Pago?

1. Ingresar en el módulo Cuentas por pagar / Trámites / Nómina de pago
2. Se debe presionar el botón de Agregar
3. Se deben completar los datos solicitados 
4. Se debe presionar el botón de AGREGAR para guardar el registro
5. En el listado dar click sobre el registro agregado anteriormente
6. Ir a la Cejilla Pagos a tramitar, está habilitada para gestionar los pagos asociados a la nómina. En esta cejilla se pueden seleccionar y administrar diferentes pagos
   1. En los filtros avanzados, digite el número de documento al que se le efectuará el pago
   2. Presione el botón de “BUSCAR”
   3. Automáticamente, el sistema mostrará el documento relacionado con ese número
   4. En la columna “ABONO”, digite el monto del pago que se desea aplicar
   5. Seleccione el recuadro ubicado en la columna inicial para marcar el documento
   6. Presione el botón “AGREGAR SELECCIONADOS” para guardar el registro en la Cejilla de Pagos Autorizados
7. Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que funcionarios procedan con el registro de la solicitud de autorización
   1. Presionar clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
   2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
      1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
      2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
      3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
   3. Digite una breve la justificación
   4. Presione clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN  
8. Ir a la Cejilla Documentos, está habilitada para que  funcionario procedan a subir documentos de interés para el trámite gestionado
   1. Presionar clic en el botón de NUEVO DOCUMENTO
   2. Seleccionar el tipo de documento
   3. Completar el campo Resumen del Documento
   4. En el campo de Cargar Documento: (*) se debe presionar clic para que el sistema active la ventana de buscador de documentos
   5. Seleccione el documento
   6. Se  debe presionar clic el botón de AGREGAR DOCUMENTO para subir el documento a la solicitud
9. Ir a la Cejilla Detallado y Resumido, está habilitada para mostrar los reportes con la información registrada en el proceso, permitiendo consultar tanto el detalle completo de los pagos como un resumen general de los registros realizados

Aclaraciones:

1. En esta ventana únicamente se mostrarán los documentos que hayan sido debidamente autorizados en la ventana correspondiente de pagos.
2. Solo aparecerán documentos que no hayan sido cancelados ni aplicados mediante el proceso de pago por transferencias.
3. Si el proceso se ejecuta correctamente, los pagos seleccionados desaparecerán de la lista y serán trasladados al módulo de Bancos en la relación indicada.
4. Los únicos documentos que realizan ejecución presupuestaria y retenciones son aquellos generados automáticamente desde el módulo de Compras, el módulo de Personal (RRHH) y los ajustes manuales presupuestarios.
5. Si existe diferencial cambiario en el documento, el sistema insertará automáticamente las líneas correspondientes en el documento creado en el módulo de Bancos, de acuerdo con la configuración de Transacciones Generales y según el tipo de transacción del pago. Asimismo, estas líneas realizarán ejecución presupuestaria siempre que se encuentre configurada la opción “Ejecute Presupuesto”.
6. Es importante considerar que, si el documento a pagar requiere una Cesión de Factura, esta puede realizarse antes o después de la aplicación de la nómina de pago.
7. El cálculo de retenciones de renta se aplicará de acuerdo con el monto configurado en los parámetros de retenciones y según el indicador de retención configurado en el expediente del proveedor.

Permisos

Estos son los permisos disponibles

• CXP-APLICACION-PAGOS-INS      Agregar en Nómina de Pago
• CXP-APLICACION-PAGOS-DEL     Eliminar en Nómina de Pago
• CXP-APLICACION-PAGOS-SEL     Ingresar en Nómina de Pago
• CXP-APLICACION-PAGOS-EXP     Exportar en Nómina de Pago
• CXP-APLICACION-PAGOS-UPD    Actualizar en Nómina de Pago
• CXP-APLICACION-PAGOS-IMP     Reporte / Imprimir en Nómina de Pago
• CXP-APLICACION-PAGOS-AUT    Autorización Workflow en Nómina de Pago
• CXP-APLICACION-PAGOS-INS      Anexo nomina
• CXP-APLICACION-PAGOS-EXP    Reporte / SMPA
• CXP-APLICACION-PAGOS-IMP     Resumido Nómina de Pago