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Introducción

Este proceso tiene como finalidad seleccionar las facturas que mantienen saldos pendientes, con el objetivo de autorizar su pago, definir una fecha estimada de cancelación y establecer si el pago se realizará de forma parcial o total. Asimismo, permite llevar un control adecuado de la recepción de bienes y servicios asociados a las facturas registradas.

Prerrequisitos

  • Usuario con acceso al sistema
  • Acceso al módulo de CxP
  • Disponer  de  la información personal  del funcionario, para  completar la  información solicitada  en las diferentes pestañas del formulario
  • Registro de la factura en el módulo de CXP

¿Cómo realizar una Recepción de Bienes y Servicios?

  1. Ingresar al módulo de CxP / Trámites / Recepción de Bienes y servicios 
  2. Presionar el botón de Agregar 
  3. Se debe completar los campos requeridos
    1. La sección Detalle de autorización está habilitada para registrar la información relacionada con la autorización del pago
      1. No. Recepción: Número de identificación asignado automáticamente por el sistema al registro de recepción
      2. No. Interno: Permite seleccionar la factura pendiente de pago que se desea gestionar
      3. Solicitante: Persona que solicita el trámite de pago
      4. Autorizado: Persona encargada de autorizar el pago
      5. Fecha Pago Estimada: Fecha prevista para realizar el pago autorizado
      6. Tipo de Pago: Permite indicar si el pago se realizará de forma total o parcial
      7. Monto Autorizado: Monto aprobado para realizar el pago
    2. La sección Detalle Factura se completa automáticamente al seleccionar el No. Interno de la factura. Esta sección permite visualizar la información correspondiente a la factura pendiente de pago
    3. La sección Anulación está habilitada para visualizar la información relacionada con la anulación del registro, incluyendo la fecha de anulación y el usuario que realizó la acción, así como para indicar el motivo de la anulación
  4. Se debe presionar el botón de Agregar para guardar el registro
  5. Dar click en el registro que se agregó en el paso anterior
  6. Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que funcionarios procedan con el registro de la solicitud de autorización
    1. Presionar clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
    2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
      1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
      2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
      3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
    3. Digite una breve la justificación
    4. Presione clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN  
  7. Ir a la Cejilla Documentos, está habilitada para que  funcionario procedan a subir documentos de interés para el trámite gestionado
    1. Presionar clic en el botón de NUEVO DOCUMENTO
    2. Seleccionar el tipo de documento
    3. Completar el campo Resumen del Documento
    4. En el campo de Cargar Documento: (*) se debe presionar clic para que el sistema active la ventana de buscador de documentos
    5. Seleccione el documento
    6. Se  debe presionar clic el botón de AGREGAR DOCUMENTO para subir el documento a la solicitud
  8. La Cejilla Imprimir, está habilitada para visualizar el reporte de la información generada

Nota: Este proceso también puede realizarse desde el módulo de Kiosco / Compras / Recepción de Bienes y Servicios

Permisos

Estos son los permisos disponibles

  • CXP-RECEPCION-BIENES-SEL     Ingresar en Recepción de Bienes y Servicios
  • CXP-RECEPCION-BIENES-EXP    Exportar en Recepción de Bienes y Servicios
  • CXP-RECEPCION-BIENES-IMP    Reporte / Imprimir en Recepción de Bienes y Servicios
  • CXP-RECEPCION-BIENES-INS    DocumentosCXP-RECEPCION-BIENES-APL    Autorización Work flow
  • CXP-RECEPCION-BIENES-SEL    Agregar en Recepción de Bienes y Servicios
  • CXP-RECEPCION-BIENES-DEL    Anular en Recepción de Bienes y Servicios
  • CXP-RECEPCION-BIENES-UPD   Actualizar en Recepción de Bienes y Servicios
  • CXP-RECEPCION-BIENES-INS    Agregar en Recepción de Bienes y Servicios
  • CXP-RECEPCION-BIENES-IMP   Reporte / Imprimir en Recepción de Bienes y Servicios

Procesos relacionados