Introducción

Este proceso tiene como finalidad agrupar y organizar de forma ordenada los documentos generados durante un período determinado, permitiendo al usuario llevar un mejor control y seguimiento de los registros incluidos en el auxiliar. Esto facilita la revisión y validación de la información antes de proceder con la mayorización de los asientos contables.

Prerrequisitos

• Usuario con acceso al sistema
• Acceso al módulo de Cuentas por Pagar
• Tener configurado el Año fiscal y periodos mensuales
• Tener registrado y activo el período contable correspondiente

¿Cómo agregar una relación de CXP?

1. Ingrese en el módulo CxP / Transacciones / Relaciones
2. Presionar el botón de Agregar
3. Se debe completar los campos requeridos
   1. Número Relación: Número consecutivo que identifica la relación de documentos registrada en el módulo de CxP
   2. Año Fiscal: Permite seleccionar el año fiscal al que corresponde la relación de documentos
   3. Mes: Permite seleccionar el mes del año fiscal al que corresponde la relación
   4. Estado: Permite visualizar el estado actual de la relación dentro del sistema
   5. Descripción: Permite ingresar una descripción que identifique el propósito o los detalles de la relación de documentos
   6. Creado el: Muestra automáticamente la fecha en que se registró la relación en el sistema
   7. Creado por: Muestra automáticamente el usuario que creó la relación
   8. Aplicado el: Muestra la fecha en que se realizó la aplicación de la relación
   9. Aplicado por: Muestra el usuario que realizó la aplicación de la relación, si corresponde.
4. Presione el botón de Agregar para guardar el registro

Aplicación en el auxiliar de CxP

1. Ingrese al módulo de CxP / Transacciones / Relaciones 
2. Busque la relación de CXP
3. Dar click en la relación
4. Ir a la Cejilla de Documentos por pagar y revise los documentos 
5. Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que  funcionario procedan con el registro de la solicitud de autorización
   1. Presionar clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
   2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
      1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
      2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
      3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
      4. Digite una breve la justificación
      5. Presione clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN

Aplicación Contable

1. Ingrese al módulo Contabilidad / Asientos / Asientos pendientes
2. Busque el asiento contable generado por la relación
3. Seleccione el asiento correspondiente
4. Por último diríjase a la ventana principal
   1. Presione el botón "Procesos"
   2. Seleccione la opción "Aplicar" para completar la aplicación contable 

Aclaraciones

1. Botones del encabezado
   1. Cancelar: Cierra la ventana de consulta de la transacción
   2. Actualizar: Guarda o actualiza todas las modificaciones realizadas en la cejilla de encabezado
   3. Eliminar: Permite eliminar las relaciones que requieren ser borradas. Esta opción únicamente está disponible cuando la relación no contiene registros de documentos asociados
2. Es importante verificar que la relación sea correcta antes de aplicarla, ya que una vez aplicada no podrá ser modificada

3. La relación se considerará aplicada hasta que se complete la última autorización correspondiente

4. Si en la relación se generan únicamente documentos auxiliares, es decir, documentos que no generan asiento contable y que solo afectan el módulo de Cuentas por Pagar, el sistema no creará una relación en el módulo de Contabilidad

Permisos

Estos son los permisos disponibles

• CXP-RELACIONES-INS     Agregar en Relaciones de Cuentas por Pagar
• CXP-RELACIONES-DEL    Eliminar en Relaciones de Cuentas por Pagar
• CXP-RELACIONES-SEL    Ingresar en Relaciones de Cuentas por Pagar
• CXP-RELACIONES-EXP    Exportar en Relaciones de Cuentas por Pagar
• CXP-RELACIONES-UPD    Actualizar en Relaciones de Cuentas por Pagar
• CXP-RELACIONES-INS     Agregar en Relaciones de Cuentas por Pagar
• CXP-RELACIONES-IMP     Reporte / Imprimir en Relaciones de Cuentas por Pagar
• CXP-RELACIONES-APL     Aplicar en Relaciones CXP