El proceso de Documentos por Pagar tiene como finalidad registrar y gestionar los diferentes documentos asociados al módulo de Cuentas por Pagar. Mediante esta funcionalidad, el sistema permite controlar las obligaciones pendientes con proveedores y terceros, facilitando el registro, consulta, seguimiento y aplicación de los movimientos contables relacionados con pagos, compras y ajustes financieros.
- Usuario con acceso al sistema
- Acceso al módulo de Cuentas por Pagar
- Tener registrado el proveedor
- Haber creado una relación para el registro de los documentos
- Tener configurados los devengos
- Tener registrado el tipo de cambio del día
- Tener creadas las cuentas contables
- Tener creados los centros de costos
- Tener configurada la clasificación tributaria
- Tener configuradas los tipos de transacciones
- En la Cejilla Asiento, al seleccionar el campo Destino, se determina el módulo que será afectado:
- Normal: Indica que la cuenta a utilizar no corresponde a ninguna cuenta manejada en auxiliares.
- Genera CxC: Afecta el auxiliar de Cuentas por Cobrar, generando una cuenta por cobrar.
- Genera CXP: Afecta el auxiliar de Cuentas por Pagar, generando una cuenta por pagar.
Una vez finalizado el registro de todos los documentos de la relación, esta deberá ser aplicada para completar el proceso correspondiente.
La relación únicamente permite registrar documentos que pertenezcan al mismo período contable y que correspondan de acuerdo con la fecha registrada.
Estados de los documentos
- P: Pendiente
El documento se encuentra en proceso de creación y puede ser modificado.- T: Terminado
El documento ya no puede ser modificado y está preparado para su aplicación e impresión.- N: Anulado
El documento ya no puede ser modificado y fue anulado debido a problemas de impresión o ajustes contables.Botones del encabezado
- Cancelar: Cierra la ventana de consulta de la transacción.
- Imprimir: Permite imprimir el detalle del documento, ya sea Nota de Débito (ND), Nota de Crédito (NC), depósito u otros documentos relacionados.
- Actualizar: Guarda o actualiza todas las modificaciones realizadas en la cejilla de encabezado.
Terminar: Cambia el estado de la transacción a Terminado, permitiendo que el documento pueda ser impreso y aplicado al histórico del auxiliar y al módulo de Contabilidad. Es importante indicar que los documentos generados automáticamente desde otros auxiliares no permiten modificar su detalle, por lo que siempre se registran en estado Terminado.
- Eliminar: Permite eliminar las transacciones que requieren ser borradas de una relación. Esta opción únicamente está disponible cuando la transacción se encuentra en estado Pendiente.
- Procesos: Permite ejecutar opciones adicionales como:
Revertir: Cambia el estado de la transacción a Pendiente, permitiendo realizar modificaciones antes de que la relación sea aplicada. Los documentos generados automáticamente desde otros auxiliares no permiten modificar su detalle.
- Anular: Cuando se anula un movimiento de una cuenta corriente que ya fue aplicada, el sistema genera automáticamente un asiento contable de reversión.
- PDF Comprobante: Permite descargar el archivo PDF del comprobante electrónico.
- XML Comprobante: Permite descargar el archivo XML del comprobante electrónico.
- El botón de detalles de créditos fiscales en la pestaña de detalle, al presionarlo activa la ventana emergente que muestra el detalle de aquellos créditos que fueron calculados por el sistema debido a que la línea se le seleccionó la condición de impuesto de Crédito Proporcional o crédito IVA, si se indico gasto corriente no se mostrará nada en esta pestaña
- En la pestaña de detalle los campos de impuesto deducible e impuesto no deducible, estos dos campos se llenan automáticamente al registrar la linea y totalizar según se haya indicado que se acreditaran o no impuestos.
- Recordar que el proceso de compras tiene integración con CxP, por lo tanto este proceso es solo si se realiza la digitación del documento de forma manual desde CXP
- Los campos requeridos para el registro del IVA e información para llenar la información de los formularios de D104 Y D151 son:
- Clasificación tributaria (Formulario D104)
- Clasificación D151:
- IN: intereses
- AL: Alquileres
- CO: Compras
- SP: servicios Profesionales
- CM: Comisiones
- NA: No aplica
- VT: Ventas
- Condiciones de impuesto:
- Gasto Corriente: Este tipo se usa cuando el IVA soportado o pagado al proveedor se desea enviar al gasto y declararlo como un impuesto no deducible en el formulario D104 o si la linea esta no gravada
- Crédito Proporcional: Este tipo se usa cuando el IVA soportado o pagado al proveedor se desea acreditar el porcentaje según lo indicado en la ventana del cálculo de la prorrata y declararlo como un impuesto deducible en el formulario D104 y la otra parte del impuesto como un impuesto no deducible en el formulario D104
- Crédito Iva: Este tipo se usa cuando el IVA soportado o pagado al proveedor se desea acreditar el 100% y declararlo como un impuesto deducible en el formulario D104
- Tipo de clasificación:
- Usar solo con Gasto corriente
- LC-Local: Si la compra se hizo en el país
- IM-Importado: Si la compra se hizo fuera del país
- Ah-Autorizado por dirección general de hacienda: Si la compra se hizo no gravado
- Usar solo con Crédito Proporcional Y IVA
- BN-Bien: Utilizar para identificar un suministro
- BC-Bien capital: Utilizar para identificar un activo
- SE-Servicio: Utilizar para identificar un servicio
- Tipo de crédito Fiscal:
- LC-Local: Utilizar para identificar que es adquirido en el país
- IM-Importado: utilizar para identificar que es adquirido en el extranjero
- Impuesto: Se debe indicar el impuesto que se grava normalmente
- Actividad económica, se debe indicar la actividad económica a la que se va aplicar el impuesto deducible o no deducible
Estos son los permisos disponibles
- CANCELAR-CXC-CXP-BOTONES: Permiso especial para mostrar botones de Crear CxC y CxP
- CXP-CREAR-CXC-CXP-BOTONES: Permiso especial para mostrar botones de Crear CxC y CxP
- CXP-DOCUMENTO-ANU: Anulación de documentos
- CXP-DOCUMENTO-CONCEP-DEL: Eliminar en el registro de conceptos de Cuentas por Pagar
- CXP-DOCUMENTO-CONCEP-IMP: Imprimir el registro de conceptos de Cuentas por Pagar
- CXP-DOCUMENTO-CONCEP-INS: Insertar en el registro de conceptos de Cuentas por Pagar
- CXP-DOCUMENTO-CONCEP-SEL: Ingresar al registro de conceptos de Cuentas por Pagar
- CXP-DOCUMENTO-CONCEP-UPD: Actualizar en el registro de conceptos de Cuentas por Pagar
- CXP-DOCUMENTO-DEL: Eliminar en el registro de encabezado de cuentas por Pagar
- CXP-DOCUMENTO-DET-DEL: Eliminar en el registro de detalle de Cuentas por Pagar
- CXP-DOCUMENTO-DET-IMP: Imprimir el registro de detalle de Cuentas por Pagar
- CXP-DOCUMENTO-DET-INS: Insertar en el registro de detalle de Cuentas por Pagar
- CXP-DOCUMENTO-DET-SEL: Ingresar al registro de detalle de Cuentas por Pagar
- CXP-DOCUMENTO-DET-UPD: Actualizar en el registro de detalle de Cuentas por Pagar
- CXP-DOCUMENTO-IMP: Imprimir el registro de encabezado de Cuentas por Pagar
- CXP-DOCUMENTO-INS: Insertar en el registro de encabezado de Cuentas por Pagar
- CXP-DOCUMENTO-SEL: Ingresar al registro de encabezado de Cuentas por Pagar
- CXP-DOCUMENTO-TER: Terminar documentos en Cuentas por pagar
- CXP-DOCUMENTO-UPD: Actualizar el registro de encabezado de Cuentas por Pagar