Introducción

Este proceso tiene como finalidad permitir que el usuario aplique notas de crédito a las facturas pendientes de pago en el módulo de Cuentas por Pagar (CxP), rebajando el monto correspondiente de la deuda. Asimismo, permite distribuir el saldo disponible de una misma nota de crédito entre varias facturas, hasta agotar su saldo, facilitando el control de los montos pendientes y la actualización de los saldos correspondientes.

Prerrequisitos

• Usuario con acceso al sistema
• Acceso al módulo de Cuentas por Pagar
• Deben existir cuentas por pagar o ND y la NC o las devoluciones para aplicar
• La moneda de ambos documentos debe ser el mismo
• El centro de costo de ambos documentos debe ser el mismo
• La cuenta contable debe ser la misma para ambos documentos

¿Cómo realizar la Aplicación de saldos?

1. Ingrese en el módulo de Cuentas por Pagar / Transacciones / Aplicar Saldos
2. Presionar el botón de Agregar
3. Completar los campos requeridos
   1. Entidad: Permite seleccionar la entidad o proveedor al que corresponden los documentos que se utilizarán en la aplicación de saldos
   2. Consecutivo ND: Permite seleccionar el número consecutivo de la nota de débito que se relacionará con la aplicación de saldos
   3. Consecutivo NC: Permite seleccionar el número consecutivo de la nota de crédito que se aplicará para rebajar el saldo correspondiente de la factura
   4. Fecha aplicación de saldos: Indica la fecha en que se realiza la aplicación de saldos entre los documentos de débito y crédito
   5. Nota: Los demás campos se completan automáticamente al realizar la aplicación de saldos, según la información de los documentos de débito y crédito seleccionados
4. Presione el botón de Verificar Aplicación
5. En el listado busque el registro agregado en el paso anterior
6. Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que funcionarios procedan con el registro de la solicitud de autorización
   1. Presionar clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
   2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
      1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
      2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
      3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
   3. Digite una breve la justificación
   4. Presione clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN

Aclaraciones

1. Una vez realizado el último paso de autorizaciones, el movimiento no podrá ser reversado

2. En caso de que al llegar al paso 6 se detecte que la información es incorrecta, se podrá seleccionar el registro y presionar el botón Eliminar para descartar el movimiento realizado y efectuar nuevamente el proceso con los documentos correctos

Permisos

Estos son los permisos disponibles

• CXP-APLICAR-SALDOS           Eliminar aplicación de Saldo de Cuentas por Pagar
• CXP-APLICAR-SALDOS           Verificar Aplicación
• CXP-APLICAR-SALDOS-AUT   Nueva Autorización
• CXP-APLICAR-SALDOS-INS     Agregar en Aplicación de Saldos
• CXP-APLICAR-SALDOS-SEL    Ingresar en Aplicación de Saldos
• CXP-APLICAR-SALDOS-EXP    Exportar en Aplicación de Saldo
• CXP-APLICAR-SALDOS-UPD   Actualizar en Aplicación de Saldos
• CXP-APLICAR-SALDOS-IMP    Reporte / Imprimir en Aplicación de Saldos