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Introducción

Este proceso tiene como finalidad realizar la conciliación entre las cuentas por cobrar (CXC) y las cuentas por pagar (CXP) asociadas a un cliente, permitiendo identificar y relacionar los saldos pendientes registrados en ambas cuentas. Esto facilita la compensación de saldos entre documentos, manteniendo actualizada la información de las cuentas del cliente y llevando un mejor control de las obligaciones y saldos a su favor.

Prerrequisitos

  • Usuario con acceso al sistema
  • Acceso al módulo de Cuentas por Pagar
  • Tener el Cliente configurado
  • Tener creados los centros de costos
  • Tener registrados los documentos que se van a conciliar entre sí, tanto en Cuentas por Cobrar como en Cuentas por Pagar
  • Tener configurado el tipo de cambio correspondiente al día del registro

¿Cómo realizar una Conciliación CXC - CXP?

  1. Ingresar en el módulo Cuentas por pagar / Transacciones / Conciliaciones CXC - CX
  2. Se debe presionar el botón de Agregar
  3. Se deben completar los campos requeridos
    1. Cliente: Permite seleccionar el cliente al que se realizará la conciliación entre las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar
    2. Centro de costo: Permite seleccionar el centro de costo al que se asociará la conciliación
    3. Moneda: Permite seleccionar la moneda en la que se realizará la conciliación de los saldos
    4. Fecha: Permite indicar la fecha en la que se realiza la conciliación entre las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar
    5. Tipo de Cambio: Permite indicar el tipo de cambio que será utilizado para la conciliación cuando los documentos involucrados requieran conversión de moneda
    6. Número Consecutivo: Corresponde al número consecutivo asignado al registro de la conciliación, permitiendo identificarla y darle seguimiento
    7. Total Monto Cuentas por Cobrar: Muestra el monto total de los documentos seleccionados de Cuentas por Cobrar (CXC) que serán considerados en la conciliación
    8. Total Monto Cuentas por Pagar: Muestra el monto total de los documentos seleccionados de Cuentas por Pagar (CXP) que serán considerados en la conciliación.
    9. Estado: Permite identificar el estado en el que se encuentra el registro de la conciliación dentro del proceso
  4. Se debe presionar el botón de Agregar para guardar el registro
  5. Buscar el registro que se agregó en el paso anterior y dar clic
  6. Ir a la Cejilla Documentos pendientes cobrar, está habilitada para visualizar los documentos pendientes de conciliación correspondientes al módulo de Cuentas por Cobrar
    1. Completar en el campo Abono el monto correspondiente
    2. Seleccione el recuadro ubicado en la columna inicial para marcar el documento
    3. Presione el botón Grabar para guardar el registro en la Cejilla CXC
  7. Ir a la Cejilla CXC
    1. Validar la información indicada en el paso anterior
  8. Ir a la Cejilla Documentos pendientes pagar, está habilitada para visualizar los documentos pendientes de conciliación correspondientes al módulo de Cuentas por Pagar
    1. Completar en el campo Abono el monto correspondiente
    2. Seleccione el recuadro ubicado en la columna inicial para marcar el documento
    3. Presione el botón Grabar para guardar el registro en la Cejilla CXP
  9. Ir a la Cejilla CXP
    1. Validar la información indicada en el paso anterior
  10. Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que funcionarios procedan con el registro de la solicitud de autorización
    1. Presionar clic en el botón de NUEVA AUTORIZACIÓN
    2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
      1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
      2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
      3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
    3. Digite una breve la justificación
    4. Presione clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
  11. Nota: Este proceso también puede realizarse desde el módulo de CxC / Procesos / Conciliaciones CXC - CX

Aclaraciones

  1. Cuando el monto de la CXC es igual al monto de la CXP, el sistema genera un documento en Cuentas por Pagar (CXP) con su respectivo asiento contable
  2. Cuando el monto de la CXC es mayor al monto de la CXP, el sistema genera un documento en Cuentas por Cobrar (CXC) con su respectivo asiento contable
  3. Cuando el monto de la CXC es menor al monto de la CXP, el sistema genera un documento en Cuentas por Pagar (CXP) con su respectivo asiento contable

Permisos

Estos son los permisos disponibles

  • CXP-CONCILIACIONES-DEL    Eliminar en Conciliaciones CxC - CxP
  • CXP-CONCILIACIONES-UPD   Actualizar en Conciliaciones CxC - CxP
  • CXP-CONCILIACIONES-INS    Agregar en Conciliaciones CxC - CxP
  • CXP-CONCILIACIONES-IMP    Reporte / Imprimir en Conciliaciones CxC - CxP
  • CXP-CONCILIACIONES-INS    Agregar en Conciliaciones CxC - CxP
  • CXP-CONCILIACIONES-SEL   Ingresar en Conciliaciones CxC - CxP
  • CXP-CONCILIACIONES-EXP   Exportar en Conciliaciones CxC - CxP
  • CXP-CONCILIACIONES-AUT   Autorización Workflow en Conciliaciones CxC - CxP

Procesos relacionados