Este proceso tiene como finalidad crear los diferentes tipos de documentos de Cuentas por Pagar que son incluidos en una relación seleccionada. Es importante mencionar que el criterio de filtrado "Transacción" se refiere al tipo de movimientos básicos que son: Compras de activos, Depósitos de garantía, Devoluciones, Facturas electrónicas, Notas de crédito, Notas de Débito.
- Proveedor registrado
- Haber creado una relación para el registro de los documentos
- Devengo configurado
- Tipo de cambio del día registrado
- Cuenta contable registrada en transacciones generales en el movimiento a realizar
- Centro de costo configurado
- Configuración de clasificación tributaria
- Tipo de cambio configurado
- Configuración de Prorrata***
- Permisos respectivos
- Cuando se utilizan el campo destino, afectan el módulo respectivo, si se indica Normal es porque la cuenta a utilizar no corresponde a ninguna que se lleva auxiliar
- Crear CxC: Afecta el auxiliar de cuentas por cobrar, creando una cuenta por cobrar
- Crear CxP: Afecta el auxiliar de cuentas por Pagar creando una cuenta por pagar
- Cancelar CxC: Afecta el auxiliar de cuentas por cobrar, Abonando o cancelando una cuenta por cobrar
- Cancelar CxP: Afecta el auxiliar de cuentas por Pagar, Abonando o cancelando una cuenta por Pagar
- Cuando esté terminado todos los registros de la relación, esta relación se debe aplicar
- La relación solo se puede registrar documentos del mismo período contable y debe ir de acuerdo a la fecha
- El estado de los documentos son:
- P: Pendiente: esté en proceso de creación y puede ser modificado
- T: Terminado: Ya no puede ser modificado y está preparado para aplicación e impresión
- N: Anulados: ya no puede ser modificado y por alguna razón fue anulado por problemas de impresión o por ajustes contables
- Los botones del encabezado son:
- Cancelar: Cierra la ventana de consulta de la transacción
- Imprimir: Imprime el detalle del documento (ND, NC, deposito, otros)
- Actualizar: actualiza o guarda todas las modificaciones que se realizan en la cejilla de encabezado
- Terminar: Este botón cambia el estado de la transacción a terminada, para que pueda ser impresa y aplicada al histórico del auxiliar como contabilidad. Es importante indicar que los documentos que provienen automáticamente de otros auxiliares no permiten que se modifique su detalle, por lo cual siempre se encuentra con el estado Terminado
- Eliminar: Permite eliminar aquellas transacciones que requieren ser borradas de una relación. Únicamente se permite si la transacción se encuentra en estado pendiente
- Procesos: Permite: Revertir, anular, imprimir reportes
- Revertir: Este botón cambia el estado de la transacción a Pendiente, para que se realicen cambios antes de que la relación sea aplicada. Es importante, indicar que los documentos que provienen automáticamente de otros auxiliares no permiten que se modifique su detalle
- Anular: Cuando se anula un movimiento de una cuenta corriente que ha sido aplicada, el sistema genera automáticamente un asiento de reversión
- PDF Comprobante: Permite descargar el archivo PDF del comprobante electrónico
- XML Comprobante: Permite descargar el archivo XML del comprobante electrónico
- El botón de detalles de créditos fiscales en la pestaña de detalle, al presionarlo activa la ventana emergente que muestra el detalle de aquellos créditos que fueron calculados por el sistema debido a que la línea se le seleccionó la condición de impuesto de Crédito Proporcional o crédito IVA, si se indico gasto corriente no se mostrará nada en esta pestaña
- En la pestaña de detalle los campos de impuesto deducible e impuesto no deducible, estos dos campos se llenan automáticamente al registrar la linea y totalizar según se haya indicado que se acreditaran o no impuestos.
- Recordar que el proceso de compras tiene integración con CxP, por lo tanto este proceso es solo si se realiza la digitación del documento de forma manual desde CXP
- Los campos requeridos para el registro del IVA e información para llenar la información de los formularios de D104 Y D151 son:
- Clasificación tributaria (Formulario D104)
- Clasificación D151:
- IN: intereses
- AL: Alquileres
- CO: Compras
- SP: servicios Profesionales
- CM: Comisiones
- NA: No aplica
- VT: Ventas
- Condiciones de impuesto:
- Gasto Corriente: Este tipo se usa cuando el IVA soportado o pagado al proveedor se desea enviar al gasto y declararlo como un impuesto no deducible en el formulario D104 o si la linea esta no gravada
- Crédito Proporcional: Este tipo se usa cuando el IVA soportado o pagado al proveedor se desea acreditar el porcentaje según lo indicado en la ventana del cálculo de la prorrata y declararlo como un impuesto deducible en el formulario D104 y la otra parte del impuesto como un impuesto no deducible en el formulario D104
- Crédito Iva: Este tipo se usa cuando el IVA soportado o pagado al proveedor se desea acreditar el 100% y declararlo como un impuesto deducible en el formulario D104
- Tipo de clasificación:
- Usar solo con Gasto corriente
- LC-Local: Si la compra se hizo en el país
- IM-Importado: Si la compra se hizo fuera del país
- Ah-Autorizado por dirección general de hacienda: Si la compra se hizo no gravado
- Usar solo con Crédito Proporcional Y IVA
- BN-Bien: Utilizar para identificar un suministro
- BC-Bien capital: Utilizar para identificar un activo
- SE-Servicio: Utilizar para identificar un servicio
- Tipo de crédito Fiscal:
- LC-Local: Utilizar para identificar que es adquirido en el país
- IM-Importado: utilizar para identificar que es adquirido en el extranjero
- Impuesto: Se debe indicar el impuesto que se grava normalmente
- Actividad económica, se debe indicar la actividad económica a la que se va aplicar el impuesto deducible o no deducible
Estos son los permisos disponibles
- CANCELAR-CXC-CXP-BOTONES: Permiso especial para mostrar botones de Crear CxC y CxP
- CXP-CREAR-CXC-CXP-BOTONES: Permiso especial para mostrar botones de Crear CxC y CxP
- CXP-DOCUMENTO-ANU: Anulación de documentos
- CXP-DOCUMENTO-CONCEP-DEL: Eliminar en el registro de conceptos de Cuentas por Pagar
- CXP-DOCUMENTO-CONCEP-IMP: Imprimir el registro de conceptos de Cuentas por Pagar
- CXP-DOCUMENTO-CONCEP-INS: Insertar en el registro de conceptos de Cuentas por Pagar
- CXP-DOCUMENTO-CONCEP-SEL: Ingresar al registro de conceptos de Cuentas por Pagar
- CXP-DOCUMENTO-CONCEP-UPD: Actualizar en el registro de conceptos de Cuentas por Pagar
- CXP-DOCUMENTO-DEL: Eliminar en el registro de encabezado de cuentas por Pagar
- CXP-DOCUMENTO-DET-DEL: Eliminar en el registro de detalle de Cuentas por Pagar
- CXP-DOCUMENTO-DET-IMP: Imprimir el registro de detalle de Cuentas por Pagar
- CXP-DOCUMENTO-DET-INS: Insertar en el registro de detalle de Cuentas por Pagar
- CXP-DOCUMENTO-DET-SEL: Ingresar al registro de detalle de Cuentas por Pagar
- CXP-DOCUMENTO-DET-UPD: Actualizar en el registro de detalle de Cuentas por Pagar
- CXP-DOCUMENTO-IMP: Imprimir el registro de encabezado de Cuentas por Pagar
- CXP-DOCUMENTO-INS: Insertar en el registro de encabezado de Cuentas por Pagar
- CXP-DOCUMENTO-SEL: Ingresar al registro de encabezado de Cuentas por Pagar
- CXP-DOCUMENTO-TER: Terminar documentos en Cuentas por pagar
- CXP-DOCUMENTO-UPD: Actualizar el registro de encabezado de Cuentas por Pagar