¿Cómo crear una Cotización? CR

Introducción

Este proceso tiene como finalidad presentar al cliente una propuesta formal de productos o servicios, detallando precios, cantidades, descuentos, impuestos y condiciones aplicables. Este documento permite informar el costo estimado antes de realizar la facturación, facilitando la aprobación del cliente y sirviendo como respaldo previo a la generación de la factura.

Prerrequisitos

Usuario con acceso al módulo de facturación

Tener creados los puntos de ventas

Tener creados los clientes

Tener creada la lista de precios

Tener artículos configurados con el indicador “Artículo para la venta” habilitado en Inventarios / Catálogos / Bienes y Servicios, para que puedan visualizarse en el modal “No. Artículo”.

Tener creados los descuentos

Tener creados los impuestos de venta

¿Cómo crear una Cotización?

Ingrese en el módulo de Facturación / Ventas / Cotizaciones
Se debe presionar el botón de Agregar
1. Se debe completar los datos solicitados Cejilla General
2. Se debe presionar el botón de Agregar para guardar el registro
En el listado dar click sobre el registro agregado anteriormente
Ir a la Cejilla Detalle, esta habilitada para ingresar los datos de los artículos o servicios de la cotización para que el sistema calcule automáticamente el total del documento
1. Se debe presionar el botón de Agregar
2. Se debe completar los datos solicitados
3. Se debe presionar el botón de Agregar para guardar el registro
Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que funcionario procedan con el registro de la solicitud de autorización
1. Presionar clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
  1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
  2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en D = DENEGADO
  3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su solicitud y que después de eso reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en P = EN REGISTRO
3. Digite una breve la justificación
4. Presione clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
Ir a la Cejilla Imprimir, está habilitada para generar y visualizar el documento de la cotización en formato imprimible
En la pantalla principal, los siguientes botones realizan las siguientes funciones:
1. Duplicar: Se debe seleccionar un registro ya creado y presionar el botón Duplicar para generar una copia exactamente igual de la cotización
2. Convertir: Se debe seleccionar una cotización que se encuentre en estado Aprobada y presionar el botón Convertir, para que la cotización se genere como factura dentro del sistema.
3. Enviar: Se debe seleccionar una cotización que se encuentre en estado Aprobada y presionar el botón Enviar, para que la cotización sea remitida por correo electrónico al cliente.

Permisos

Estos son los permisos disponibles

VTA-CONTROL-COTIZACION-INS     Agregar Cotización

VTA-CONTROL-COTIZACION-UPD     Actualizar Cotización

VTA-CONTROL-COTIZACION-DEL     Eliminar Cotización

VTA-CONTROL-COTIZACION-INS     Duplicar Cotización

VTA-CONTROL-COTIZACION-INS     Convertir a Factura

VTA-ORDEN-PEDIDO-SEL     Enviar Cotización

VTA-CONTROL-COTIZACION-SEL     Ingresar en Encabezado Control de Cotizaciones

VTA-CONTROL-COTIZACION-EXP    Exportar en Encabezado Control de Cotizaciones

VTA-CONTROL-COTIZACION-IMP     Reporte / Imprimir en Encabezado Control de Cotizaciones

VTA-CONTROL-COTIZACION-AUT    Autorización Workflow en Encabezado Control de Cotizaciones

VTA-CONTROL-COTIZACION-INS     Agregar cotización