¿Cómo incluir una Nota Crédito?

Introducción

Este proceso tiene como finalidad permitir al usuario generar una nota de crédito para disminuir o anular total o parcialmente el saldo de una factura previamente aprobada por hacienda, registrando devoluciones, descuentos o ajustes aplicables al cliente.

Prerrequisitos

Usuario con acceso al sistema

Acceso al módulo de Facturación

Tener la factura creada y en estado Aceptada

¿Cómo incluir una Nota de Crédito?

Ingresar al módulo Facturación / Ventas / Factura
Seleccionar con un clic la factura a la cual se le generará la Nota de Crédito
1. Nota: La factura debe encontrarse en estado "Aceptada" por Hacienda
Presionar el botón Procesos y seleccionar la opción Generar NC
El sistema generará automáticamente el registro en el módulo Facturación / Ventas / Nota de Crédito
Ubicar la Nota de Crédito generada y seleccionarla con un clic
Presionar el botón de menú (ícono de tres líneas) para visualizar las diferentes cejillas disponibles junto con sus respectivos nombres
Ir a la Cejilla General, la cual está habilitada para el ingreso y consulta de los datos principales de la Nota de Crédito
1. Completar únicamente los campos que se encuentren habilitados para edición manual
2. Presionar el botón Actualizar para guardar los cambios realizados
Ir a la Cejilla Detalle, la cual está habilitada para visualizar la información de los bienes o servicios asociados a la Nota de Crédito
1. En esta sección se muestran los ítems que serán afectados (devueltos o ajustados)
2. En caso de requerir modificar o excluir un registro:
  1. Seleccionar el ítem mediante el check correspondiente
  2. Presionar el botón Eliminar
Ir a la Cejilla Añadir Detalle, donde se visualizarán todos los artículos registrados en la factura original
1. Para agregar los bienes o servicios que serán devueltos, se debe realizar el siguiente proceso:
  1. Seleccionar el artículo correspondiente
  2. Indicar la cantidad a devolver
  3. Verificar o ajustar el precio, según corresponda
  4. Presionar el botón Agregar seleccionados para incorporar los registros en la Cejilla Detalle.
Ir a la Cejilla Asiento, la cual está habilitada para la visualización del asiento contable asociado a la Nota de Crédito
1. El asiento contable se genera automáticamente una vez que el documento ha pasado por las autorizaciones correspondientes
2. Este registro refleja el impacto financiero de la Nota de Crédito en las cuentas contables previamente configuradas en el sistema
3. No permite edición directa, ya que garantiza la integridad de la información contable generada
Ir a la Cejilla Bitácora, la cual está habilitada para la visualización del historial de gestión del documento
Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que funcionario procedan con el registro de la solicitud de autorización
1. Presionar clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
  1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
  2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en D = DENEGADO
  3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su solicitud y que después de eso reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en P = EN REGISTRO
3. Digite una breve la justificación
4. Presione clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
Ir a la Cejilla Imprimir, está habilitada para visualizar el reporte de la nota de crédito
En la pantalla principal, se debe seleccionar el botón de Enviar Hacienda
La pantalla principal cuenta con los siguientes botones:
1. XML Comprobante: Permite descargar el archivo en formato XML del comprobante electrónico asociado a la Nota de Crédito
2. XML Mensaje: Es el mensaje que el cliente (receptor) envía a Hacienda para indicar si acepta o rechaza una factura que le ha sido emitida

Permisos

Estos son los permisos disponibles

VTA-DEVOLUCIONES-FACTURAS-UPD   Actualizar en el registro de Control de Facturas.

VTA-CONTROL-FACTURAS-EXP     Exportar

VTA-DEVOLUCIONES-FACTURAS-DEL   Eliminar en Encabezado de Control de Facturas

VTA-DEVOLUCIONES-FACTURAS-SEL   Ingresar en Encabezado de Control de Facturas

VTA-CONTROL-FACTURAS-AUT     Autorización Workflow en Encabezado de Control de Facturas
VTA-DEVOLUCIONES-FACTURAS-IMP    Imprimir

Procesos relacionados

VENTAS