Pasar al contenido principal
Tabla de contenidos

Introducción

Este proceso tiene como finalidad permitir gestionar y registrar aquellas situaciones en las que una nota publicada no se refleja correctamente en el sistema para el estudiante. Generalmente, el docente realiza la publicación de las notas desde el módulo de Servicio al Docente. No obstante, cuando una nota publicada no se visualiza correctamente en el expediente académico del estudiante, esta opción permite realizar el registro correspondiente, proporcionando la información académica requerida. De esta manera, se garantiza el registro de la nota correspondiente y se mantiene una trazabilidad de las modificaciones efectuadas mediante la bitácora de cambios, permitiendo consultar y dar seguimiento a las actualizaciones realizadas.

Prerrequisitos

  • Usuario con acceso al sistema
  • Acceso al módulo de Gestión Estudiantil Estudiantil
  • El estudiante debe estar registrado en el expediente estudiantil
  • Tener habilitado el año y periodo lectivo
  • Tener registrado los profesores
  • Tener registradas las materias
  • El estudiante debe tener materias matriculadas en el período académico correspondiente

¿Cómo agregar una Depuración de notas: Bitácora de cambios?

  1. Ingresar en el módulo Gestión Estudiantil / Actas / Depuración de Notas: Bitácora de Cambios
  2. Se debe presionar el botón de Agregar Nota Nueva
  3. Se debe completar los datos solicitados 
    1. Consecutivo Depuración: Permite identificar de forma única el registro de depuración de nota. Este número es generado por el sistema
    2. No. Sede: Permite seleccionar la sede a la que pertenece el estudiante y donde se realiza la depuración de la nota
    3. Carnet: Permite seleccionar el número de carnet del estudiante al que se le realizará la depuración de la nota
    4. Estudiante: Muestra el nombre del estudiante asociado al carnet seleccionado. Este campo se completa automáticamente
    5. Año: Permite seleccionar el año lectivo en el que se encuentra registrada la materia y la nota que se desea depurar
    6. Periodo: Permite seleccionar el periodo lectivo correspondiente al registro académico
    7. Facultad: Permite seleccionar la facultad a la que pertenece el estudiante y la materia
    8. Carrera: Permite seleccionar la carrera que cursa el estudiante
    9. Énfasis: Permite seleccionar el énfasis asociado a la carrera del estudiante
    10. Plan de estudio: Permite seleccionar el plan de estudio al que pertenece el estudiante durante el periodo académico seleccionado
    11. Grado académico: Permite seleccionar el grado académico correspondiente al programa que cursa el estudiante
    12. Profesor: Permite seleccionar el profesor responsable de impartir la materia
    13. Materia: Permite seleccionar la materia cuya nota se desea registrar o depurar
    14. Número de grupo: Permite seleccionar el grupo en el que el estudiante cursó la materia
    15. Usar Grupo de Depuración (99): Permite indicar que la materia no tiene un grupo disponible para seleccionar. Al activar este indicador, el sistema asigna automáticamente el número de grupo 99 en el campo Número de grupo para realizar la depuración de la nota
    16. Nota Final: Permite registrar la calificación final obtenida por el estudiante en la materia
    17. Tipo de Aprobación: Permite seleccionar el tipo de aprobación correspondiente a la nota registrada, de acuerdo con la condición académica del estudiante.
    18. Observaciones: Permite ingresar información adicional o aclaraciones relacionadas con la depuración de la nota
  4. Se debe presionar el botón de Agregar para guardar el registro
  5. Buscar el registro que se agregó en el paso anterior y dar clic
  6. Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que  funcionario procedan con el registro de la solicitud de autorización
    1. Presionar clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
    2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
      1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
      2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
      3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
    3. Digite una breve la justificación
    4. Presione clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
  7. Ir a la Cejilla Documentos, está habilitada para que  funcionario procedan a subir documentos de interés para el trámite gestionado.
    1. Presionar clic en el botón de NUEVO DOCUMENTO
    2. Seleccionar el tipo de documento
    3. Completar el campo Resumen del Documento
    4. En el campo de Cargar Documento: (*) se debe presionar clic para que el sistema active la ventana de buscador de documentos
    5. Seleccione el documento
    6. Se  debe presionar clic el botón de AGREGAR DOCUMENTO para subir el documento a la solicitud.
  8. Para buscar el registro que se agregó
    1. Se debe seleccionar el ícono de Filtros avanzados
    2. Luego, seleccionar el Carnet del estudiante
    3. Presionar el botón Buscar para visualizar los registros asociados al estudiante seleccionado

Permisos 

Estos son los permisos disponibles

  • MGE-DEPURACION-APL   Autorización Workflow
  • MGE-DEPURACION-AUT  Autorización Workflow en Depuración de Notas
  • MGE-DEPURACION-DEL  Eliminar en el registro de Depuración de Notas.
  • MGE-DEPURACION-DOC
  • MGE-DEPURACION-EXP  Exportar en Currículum Académico
  • MGE-DEPURACION-IMP  Imprimir el registro de Depuración de Notas.
  • MGE-DEPURACION-INS  Insertar en el registro de Depuración de Notas.
  • MGE-DEPURACION-SEL  Ingresar al registro de Depuración de Notas.
  • MGE-DEPURACION-UPD Actualizar en el registro de Depuración de Notas.

Aclaraciones

  • Una vez agregado el registro, se debe presionar el ícono de Filtros avanzados para localizarlo y realizar las autorizaciones correspondientes
  • Al completar las autorizaciones, el estado cambiará de “Registro” a “Aplicado”
  • Una vez que el registro se encuentre en estado “Aplicado”, la información se verá reflejada en Depuración de Notas: Materias Actuales

Procesos relacionados