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Tabla de contenidos

Introducción

Este proceso tiene como finalidad gestionar los cambios o retiros de las asignaturas matriculadas por un estudiante, permitiendo registrar y aplicar las modificaciones correspondientes en su matrícula académica. De esta manera, se mantiene actualizada la información del estudiante y se garantiza que los cambios realizados queden reflejados correctamente en su registro académico.

Prerrequisitos

  • Usuario con acceso al sistema
  • Tener acceso al módulo de Gestión Estudiantil
  • El estudiante debe estar registrado en el Expediente Estudiantil
  • El año y periodo lectivo deben encontrarse habilitados
  • El estudiante debe tener cursos matriculados en el periodo correspondiente

¿Cómo realizar un Cambio o Retiro?

  1. Ingresar en el módulo Gestión Estudiantil / Estudiantes / Cambios y Retiros
  2. Se debe presionar clic en el botón de Agregar
  3. Se debe completar los datos solicitados 
  4. Se debe presionar clic en el botón de Agregar para guardar el registro
  5. Ir a la Cejilla Cambios, está habilitada para poder realizar el cambio de los cursos matriculados para el estudiante
    1. Se debe presionar el botón de Agregar
    2. Se debe completar los datos solicitados
      1. Materia vieja: Seleccione la materia que el estudiante tiene registrada actualmente y que será reemplazada.
      2. Materia actual: Seleccione la Materia que se asignará al estudiante como reemplazo
      3. Grupo actual: Seleccione el grupo en el que se encuentra actualmente matriculada la materia
      4. Detalle del cambio: Indique la descripción del cambio que se realizará en la matrícula
      5. Motivo: Seleccione la razón por la cual se solicita o realiza el cambio
      6. Causa: Seleccione la causa asociada al cambio solicitado
      7. Nota: Los demás campos que aparecen en color gris no son editables. Estos se completan automáticamente por el sistema a medida que se ingresa la información requerida
      8. Se debe presionar el botón de Agregar para guardar el registro
  6. Ir a la Cejilla Retiros, está habilitada para poder realizar el retiro de los cursos matriculados para el estudiante
    1. Se debe presionar el botón de Agregar
    2. Se debe completar los datos solicitados
      1. Código de Materia: Permite seleccionar la materia sobre la cual se realizará el retiro
      2. Causa: Permite seleccionar la causa correspondiente al retiro, indicando si este se realiza por una decisión administrativa o por decisión personal del estudiante
      3. Motivo: Permite seleccionar el motivo por el cual se realiza la solicitud
      4. Detalle del retiro: Permite ingresar información adicional o una descripción relacionada con el retiro solicitado
      5. Retiro completo: Permite indicar si el estudiante realizará el retiro de todas las materias que tiene matriculadas en el período
      6. Nota: Los demás campos que aparecen en color gris no son editables. Estos se completan automáticamente por el sistema a medida que se ingresa la información requerida
    3. Se debe presionar el botón de Agregar para guardar el registro
  7. Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que  funcionario procedan con el registro de la solicitud de autorización
    1. Presionar clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
    2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
      1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
      2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
      3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
    3. Digite una breve la justificación
    4. Presione clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN

Aclaraciones

  • Una vez autorizada la solicitud, debe ingresar al módulo Cuentas por Cobrar / Transacciones / Saldos a favor del cliente para autorizar la nota de crédito o nota de débito, según corresponda
  • Posteriormente, debe ingresar a Control de Ingresos / Ingresos / Transacciones Diarias para realizar el cobro del monto correspondiente
  • Una vez efectuado el pago, el cambio o retiro se aplicará automáticamente en el récord académico del estudiante

Permisos 

Estos son los permisos disponibles

  • MGE-CAMBIOS-RETIROS-AUT           Autorización Workflow en Encabezado cambios y retiros
  • MGE-CAMBIOS-RETIROS-AUT2         Autorización Workflow en Encabezado cambios y retiros
  • MGE-CAMBIOS-RETIROS-DEL           Eliminar en Encabezado cambios y retiros
  • MGE-CAMBIOS-RETIROS-EXP           Exportar en Encabezado cambios y retiros
  • MGE-CAMBIOS-RETIROS-IMP           Reporte / Imprimir en Encabezado cambios y retiros
  • MGE-CAMBIOS-RETIROS-INS           Agregar en Encabezado cambios y retiros
  • MGE-CAMBIOS-RETIROS-SEL          Ingresar en Encabezado cambios y retiros
  • MGE-CAMBIOS-RETIROS-UPD        Actualizar en Encabezado cambios y retiros

Procesos relacionados