Introducción

Este proceso tiene como finalidad registrar y gestionar el acompañamiento que se brinda a los estudiantes durante su proceso académico, permitiendo dar seguimiento a situaciones que requieran atención y mantener un registro de las acciones realizadas. El seguimiento puede ser realizado por el personal administrativo o por el docente, vinculando al estudiante con la oferta académica, la materia y el docente correspondiente. Además, permite registrar observaciones, acuerdos y resultados del seguimiento, así como recopilar información sobre la experiencia del estudiante en el curso, su nivel de satisfacción, las dificultades presentadas y su continuidad académica. Esta información facilita el seguimiento oportuno y permite a la institución conocer la percepción del estudiante sobre el curso y el acompañamiento docente.

Prerrequisitos

• Usuario con acceso al sistema
• Acceso al módulo de Gestión Estudiantil
• Tener creadas las áreas de seguimiento
• Tener creados los estados de seguimiento
• Tener creadas las razones de permanencia
• Tener habilitado el año y periodo lectivo
• Tener configuradas las materias
• Tener configuradas las áreas de coordinación
• Tener asignados profesores a la oferta académica
• El estudiante debe tener materias inscritas

¿Cómo realizar un Seguimiento estudiantil?

1. Ingresar en el módulo Gestión Estudiantil / Procesos / Seguimiento Estudiantil
2. Presionar el botón de Agregar
3. Completar los campos requeridos
   1. La sección Datos de seguimiento, permite registrar la información relacionada con el seguimiento que se realiza al estudiante. En esta sección se encuentran los siguientes campos:
      1. Consecutivo de Seguimiento: Permite identificar el seguimiento registrado en el sistema
      2. Razón: Permite seleccionar el motivo por el cual se realiza el seguimiento al estudiante
      3. Áreas de Seguimiento: Permite seleccionar el área desde la cual se realiza el seguimiento
      4. Estado de Seguimiento: Permite indicar el estado actual del seguimiento
   2. La sección Datos Oferta curso, está habilitada para seleccionar el año lectivo, periodo, materia, grupo y área de coordinación relacionados con el seguimiento
   3. La sección Datos Docente está habilitada para identificar al docente relacionado con el curso y consultar sus datos de contacto
   4. La sección Datos Estudiante está habilitada para identificar al estudiante al que se le realiza el seguimiento y consultar su información de contacto y situación de deuda
   5. La sección Datos del OTRS, está habilitada para registrar las observaciones, acuerdos y solución final relacionados con el seguimiento
   6. La sección Seguimiento del curso, está habilitada para registrar la información obtenida durante el seguimiento, incluyendo la valoración del acompañamiento docente, el nivel de satisfacción, la dificultad del curso, las dificultades para cursarlo y la continuidad del estudiante. Estas evaluaciones permiten al personal administrativo conocer la percepción del estudiante sobre el docente y el curso
4. Presionar el botón de Agregar para guardar el registro

Aclaraciones

• El campo Observaciones del Docente es registrado por el docente desde el módulo Servicio al Docente / Parámetros / Ausencias. Para realizarlo, debe seleccionar al estudiante al que desea registrar el seguimiento, dirigirse a la cejilla Ausencias, seleccionar mediante un check la ausencia correspondiente y presionar el botón Ingresar Seguimiento. A continuación, debe completar los datos solicitados y registrar la observación relacionada con el estudiante
• Una vez que el docente realiza este proceso, el seguimiento se refleja en el menú Seguimiento Estudiantil, donde el personal administrativo deberá seleccionar el Área de Seguimiento correspondiente y continuar con la gestión del caso. Posteriormente, el personal administrativo se comunicará con el estudiante para conocer la situación y dar seguimiento a la misma
• Durante esta comunicación, el personal administrativo también consulta al estudiante sobre su experiencia con el docente y el curso. Con base en la información proporcionada, se completan los campos correspondientes a Seguimiento del curso, incluyendo la valoración del acompañamiento docente, el nivel de satisfacción, las dificultades presentadas y la continuidad del estudiante
• El docente podrá visualizar todos los seguimientos que haya realizado a los estudiantes de un determinado curso, año y periodo. Al abrir un seguimiento, podrá consultar la respuesta del estudiante, así como el acuerdo establecido y la solución final del proceso

Permisos 

Estos son los permisos disponibles

• MIA-SEGUIMIENTO-EST-DEL     Eliminar en Seguimiento Estudiantil
• MIA-SEGUIMIENTO-EST-EXP     Exportar en Seguimiento Estudiantil
• MIA-SEGUIMIENTO-EST-IMP    Reporte / Imprimir en Seguimiento Estudiantil
• MIA-SEGUIMIENTO-EST-INS    Agregar en Seguimiento Estudiantil
• MIA-SEGUIMIENTO-EST-SEL    Ingresar en Seguimiento Estudiantil
• MIA-SEGUIMIENTO-EST-UPD  Actualizar en Seguimiento Estudiantil