Introducción pendiente

Este proceso tiene como finalidad desplegar una lisa de los diferentes documentos de inventario, permitiendo una mejor búsqueda por medio de algunos criterios en la parte superior de la ventana. Además, permite crear un nuevo documento de inventario por medio del botón AGREGAR

Prerrequisitos

• Tener configurado el tipo de transacción en (contabilidad), si el asiento es generico
• Tener el proveedor o cliente registrado
• Haber creado una relación para el registro de los documentos
• Tener registrado y habilitado el Año fiscal en el cual se va a trabajar
• Tener registrado y habilitado Mes contable en el cual se va a trabajar
• Tener creada y habilitada en el  catálogo contable las cuentas que van a afectar  los  movimientos  del  auxiliar.
• Tener los permisos necesarios para el registro de documentos de inventarios

Cómo hacer el registro de los documentos de inventarios?

1. Ingrese en el módulo inventarios / Transacciones / Documentos
2. Presionar el botón de Agregar
3. Llenar la información de la pestaña de encabezado:
   • Cliente: Se deberá  presionar este  menú,  el  cual  nos proporcionara  una  ventana oculta con filtros  de  búsqueda   que permitirá  al  usuario   seleccionar  la  entidad  del documento a realizar
   • Tipo de transacción: Se  deberá  presionar este  menú, el  cual  nos proporcionara  una  ventana oculta  que permitirá  al  usuario   seleccionar  el tipo  de  documento, o  utilizar el menú  colgante.
   • El número de documento: Se debe indicar el número de documento a registrar,solo cuando el tipo de documento es un cheque bancario, el sistema no permitirá indicar un número ya que sera automático este consecutivo
   • La descripción del documento: Se  debe indicar un registro descriptivo  del  documento  a  registrar
   • Moneda: Se debe colocar la moneda del documento a registrar si este quiere hacer referencia a otro número de documento
   • Subtotal: el subtotal del documento a registrar
   • Impuestos: Se coloca el monto de impuesto si se requiere, el sistema le saca el 13% de forma automática, sino es asi y es otro monto o no incluye se debe editar
   • La fecha: Se debe indicar la fecha del documento a registrar, esta siempre tiene que ir acorde al mes contable de la relación
   • Centro de costo: Se  deberá  presionar este  menú, el  cual  nos proporcionara  una  ventana oculta  que permitirá  al  usuario   seleccionar  el centro de costo a utilizar en el documento
     • (Los campos de relación, monto total, tipo de cambio, se van llenando de forma automática al ir seleccionando la información respectiva)
4.  Presionar el botón de Agregar
5. Hay dos formas para la siguiente parte
   • De forma manual:
     • Ir a pestaña de asiento
     • Llenar la información de la pestaña y realizar el asiento:
       • Entidad: Se deberá  presionar este  menú,  el  cual  nos proporcionara  una  ventana oculta con filtros  de  búsqueda   que permitirá  al  usuario   seleccionar  la  entidad  del documento a realizar
       • cuenta Contable: Al  presionar  este  menú  oculto,  desplegara  una  ventana  nueva,  que  contiene el catálogo contable con las cuentas activas lo cual se pueden utilizar filtros de  búsqueda,  para  seleccionar la cuenta contable a utilizar
       • Centro de Costo: Al  presionar  este  menú  oculto,  desplegara  una  ventana  nueva,  que  contiene el catálogo de centros de costo con los centros de costo activos , lo cual se pueden utilizar filtros de  búsqueda  para  seleccionar  el  centro  de  costo a  utilizar.
       • Bodega: Al  presionar  este  menú  oculto,  desplegara  una  ventana  nueva,  que  contiene el catálogo de bodegas  con las bodegas activas , lo cual se pueden utilizar filtros de  búsqueda  para  seleccionar  la bodega a  utilizar.
       • Cantidad: Se debe indicar la cantidad del producto que va ingresar o salir
       • Movimiento: Se debe indicar si la linea que se esta creando es un Débito o un Crédito
       • Monto: Se debe colocar el monto de la linea a registrar del documento (monto unitario)
       • Articulo: Al  presionar  este  menú  oculto,  desplegara  una  ventana  nueva,  que  contiene el catálogo de bienes y servicios con los bienes y servicios activos , lo cual se pueden utilizar filtros de  búsqueda  para  seleccionar  el bien a  utilizar.
       • Referencia: Se debe colocar un documento de referencia, para ligar la linea a registrar a este documento
       • Descripción: Se  debe indicar un registro descriptivo  del  documento  a  registrar, si es la misma descripción del encabezado, esta se deja en blanco y el sistema automáticamente llena este campo con la descripción indicada en el encabezado del documento
     • Ir a pestaña de artículos
     • Presionar el botón de Agregar
     • Seleccionar el devengo, unidad ejecutora y bodega
     • Buscar el producto
     • Indicar la cantidad y precio
     •  Presionar el botón de Agregar
     • Presionar el botón de Cerrar
   • De forma predeterminada: (debe estar configurado el tipo de transacción en contabilidad)
     • Ir a la pestaña de Artículos
     • Presionar el botón de Agregar
     • Seleccionar el devengo, unidad ejecutora y bodega
     • Buscar el producto
     • Indicar la cantidad y precio
     •  Presionar el botón de Agregar
     • Presionar el botón de Cerrar
     • Ir a pestaña Encabezado
     • Presionar el botón Generar asiento
6. Ir a pestaña Encabezado
7. Presionar el botón de Terminar

Aplicación en el auxiliar de Inventarios.

1. Ingrese al módulo inventarios / Transacciones / Relaciones
2. Busque la relación de inventario, ingrese en el combo de operación
   • Revisar los reportes correspondientes
     • Documentos por relación
     • Documentos por relación detallado
     • Asiento contable por relación
     • Asiento contable NICSP por relación
   • Por ultimo proceda aplicar

Aplicación contable.

1. Ingrese al módulo contabilidad / asientos / asientos pendientes
2. Busque la relación de inventario, ingrese en el combo de operación
   • Revisar los reportes de asiento correspondientes
     • Detallado
     • Resumido
     • Detalle de Contabilidad Nacional
     • Resumido Contabilidad Nacional
     • Asiento de Diario NICSP
   • Por ultimo proceda aplicar

Aclaraciones

 

1. Cuando este terminado todos los registros de la relación, esta relación se debe aplicar
2. La relación solo se puede registrar documentos del mismo período contable y debe ir de acuerdo a la fecha
3. El estado de los documentos son:
   • P: Pendiente: esté en proceso de creación y puede ser modificado
   • T: Terminado: Ya no puede ser modificado  y está preparado para aplicación e impresión
   • N: Anulados: ya no puede ser modificado y por alguna razón fue anulado por problemas de impresión o por ajustes contables.
4. Los botones del encabezado son:
   • Cancelar: Cierra la ventana de consulta de la transacción
   • Imprimir: Imprime el detalle del documento (Cheque, ND, NC, deposito, otros)
   • Actualizar: actualiza o guarda todas las modificaciones que se realizan en la cejilla de encabezado
   • Terminar: Este botón cambia el estado de la transacción a terminada, para que pueda ser impresa y aplicada al histórico del auxiliar como contabilidad. Es importante indicar que los documentos que provienen automáticamente de otros auxiliares no permiten que se modifique su detalle, por lo cual siempre se encuentra con el estado Terminado
   • Eliminar: Permite eliminar aquellas transacciones que requieren ser borradas de una relación. Únicamente se permite si la transacción se encuentra en estado pendiente
5. Cuando se ha guardado y terminado el detalle de transacción se activan los siguientes botones:
   • Cancelar: Cierra la ventana de consulta de la transacción
   • Revertir: Este botón cambia el estado de la transacción a Pendiente, para que se realicen cambios antes de que la relación sea aplicada. Es importante, indicar que los documentos que provienen automáticamente de otros auxiliares no permiten que se modifique su detalle
   • Imprimir: Imprime el detalle del documento (Cheque, ND, NC, otros)
   • Anular: Cuando se anula un movimiento de una cuenta corriente que ha sido aplicada, el sistema genera automáticamente una siento de reversión
6. El asiento predeterminado aparece si tiene la configuración previamente realizada en contabilidad
7. En la pestaña de artículos siempre se debe seleccionar la unidad ejecutora y la bodega, caso contrario no se mostrarán los artículos disponibles

Permisos

Estos son los permisos disponibles

• INV-DOCUMENTO-ANU: Anular el documento de trasnacciones de inventario
• INV-DOCUMENTO-DEL: Eliminar en el registro de Transacciones de Inventario.
• INV-DOCUMENTO-DET-DEL: Eliminar en el registro de Detalle de Transaccion de Inventario.
• INV-DOCUMENTO-DET-IMP: Imprimir el registro de Detalle de Transaccion de Inventario.
• INV-DOCUMENTO-DET-INS: Insertar en el registro de Detalle de Transaccion de Inventario.
• INV-DOCUMENTO-DET-SEL: Ingresar al registro de Detalle de Transaccion de Inventario.
• INV-DOCUMENTO-DET-UPD: Actualizar en el registro de Detalle de Transaccion de Inventario.
• INV-DOCUMENTO-IMP: Imprimir el registro de Transacciones de Inventario.
• INV-DOCUMENTO-INS: Insertar en el registro de Transacciones de Inventario.
• INV-DOCUMENTO-SEL: Ingresar al registro de Transacciones de Inventario.
• INV-DOCUMENTO-TER: Terminar Documentos de Inventario.
• INV-DOCUMENTO-UPD: Actualizar en el registro de Transacciones de Inventario.
• INV-TRANSACCION-DET-DEL: Eliminar en el registro de Detalle de Transaccion de Inventario.
• INV-TRANSACCION-DET-IMP: Imprimir el registro de Detalle de Transaccion de Inventario.
• INV-TRANSACCION-DET-INS: Insertar en el registro de Detalle de Transaccion de Inventario.
• INV-TRANSACCION-DET-SEL: Ingresar al registro de Detalle de Transaccion de Inventario.
• INV-TRANSACCION-DET-UPD: Actualizar en el registro de Detalle de Transaccion de Inventario.
• INV-TRANSACCIONES-DEL: Eliminar en el registro de Transacciones de Inventario.
• INV-TRANSACCIONES-IMP: Imprimir el registro de Transacciones de Inventario.
• INV-TRANSACCIONES-INS: Insertar en el registro de Transacciones de Inventario.
• INV-TRANSACCIONES-SEL: Ingresar al registro de Transacciones de Inventario.
• INV-TRANSACCIONES-UPD: Actualizar en el registro de Transacciones de Inventario.