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Tabla de contenidos

Introducción

Este proceso tiene como finalidad realizar la entrega de los suministros requeridos por los diferentes departamentos, garantizando el control y registro adecuado de las unidades despachadas y de las existencias disponibles en inventario. Además, permite llevar un seguimiento ordenado de los movimientos realizados, facilitando el control del stock, el reabastecimiento oportuno de los artículos y la trazabilidad de cada una de las transacciones efectuadas, asegurando así la disponibilidad de los recursos institucionales.

Prerrequisitos

  • Usuario con acceso al sistema
  • Acceso al módulo de Inventarios 
  • Tener configuradas las unidades ejecutoras para poder asociar correctamente la transacción
  • Debe existir previamente una requisición registrada que respalde el proceso
  • La requisición debe estar autorizada para poder continuar con los pasos siguientes del procedimiento

¿Cómo realizar el Despacho de Solicitudes  de Inventario?

  1. Ingresar en el módulo de Inventario / Transacciones / Despacho de Solicitudes de Inventario
  2. Seleccione el botón de Agregar
  3. Se debe completar los campos requeridos
  4. Presionar el botón de Agregar para guardar el registro
  5. Ir a la Cejilla Requisiciones disponibles, la cual está habilitada para visualizar las requisiciones pendientes de despacho, mostrando el detalle de los artículos solicitados, las cantidades autorizadas, pendientes y la bodega correspondiente, permitiendo seleccionar las líneas que serán procesadas para el despacho de inventario
    1. Inserte en la columna Pendiente la cantidad que se va a despachar
    2. Inserte en la columna Liberar_saldo N(no) S(si)
    3. Seleccione la línea(s)
    4. Presione el botón de Grabar para guardar el registro en la Cejilla Detalle
  6. Ir a la Cejilla Detalle validar la información agregada en el paso anterior
  7. Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que  funcionario procedan con el registro de la solicitud de autorización
    1. Presionar clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
    2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
      1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
      2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
      3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en P = EN REGISTRO
    3. Digite una breve la justificación
    4. Presione clic en el botón de NUEVA AUTORIZACIÓN
  8. Ir a la Cejilla Despacho Aplicado, está habilitada para visualizar e imprimir el comprobante de los artículos despachados y aplicados al inventario
  9. Ir a la Cejilla Despacho sin Aplicar, está habilitada para visualizar e imprimir el comprobante de los despachos pendientes de aplicación al inventario

Aclaraciones

  • En la columna de  Liberar_saldo de forma automática sale en N (no)
  • Si el artículo no se va a despachar se puede liberar el saldo indicando en la columna de  Liberar_saldo colocando una S
  • La cantidad no puede ser mayor a la autorizada
  • El despacho se puede hacer parcial, siempre y cuando no se libere

Permisos

Estos son los permisos disponibles

  • INV-DESPACHO-SOL-INS      Agregar en Despacho de Materiales y Suministros
  • INV-DESPACHO-SOL-DEL     Eliminar en Despacho de Materiales y Suministros
  • INV-DESPACHO-SOL-SEL     Ingresar en Despacho de Materiales y Suministros
  • INV-DESPACHO-SOL-EXP     Exportar en Despacho de Materiales y Suministros
  • INV-DESPACHO-SOL-UPD     Actualizar en Despacho de Materiales y Suministros
  • INV-DESPACHO-SOL-INS      Agregar en Despacho de Materiales y Suministros
  • INV-DESPACHO-SOL-IMP      Reporte / Imprimir en Despacho de Materiales y Suministros
  • INV-DESPACHO-SOL-AUT     Autorización Workflow en despachos
  • INV-DESPACHO-SOL-IMP     Reporte / Imprimir en Despacho aplicado
  • INV-DESPACHO-SOL-IMP     Reporte Despacho sin Aplicar

Procesos relacionados