Introducción 

Este proceso tiene como finalidad controlar y respaldar los movimientos que afectan las existencias de los artículos dentro de las bodegas de la institución. Mediante este procedimiento se pueden registrar entradas, salidas, ajustes y otros movimientos de inventario, permitiendo mantener actualizadas las existencias, garantizar la trazabilidad de las transacciones y asegurar un adecuado control administrativo y operativo de los suministros.

Prerrequisitos

• Usuario con acceso al sistema
• Acceso al módulo de Inventarios 
• Tener registrado y habilitado el año fiscal y mes contable en el cual se va a trabajar
• Haber creado una relación para el registro de los documentos 
• Tener registrado el proveedor o cliente 
• Tener configurado el tipo de transacción para inventarios
• Tener configurados los centros de costos
• Tener creadas las entidades
• Tener creada y habilitada en el  catálogo contable las cuentas que van a afectar  los  movimientos  del  auxiliar
• Las bodegas deben estar previamente creadas y configuradas en el sistema
• Los artículos deben estar previamente registrados en el Catálogo de Bienes y Servicios

¿Cómo realizar el registro de los Documentos de Inventarios?

1. Ingrese en el módulo Inventarios / Transacciones / Documentos
2. Se debe presionar clic en el botón de Agregar
3. Se debe completar los datos solicitados
4. Se debe presionar el botón de Agregar para guardar el registro
5. En el listado buscar y dar click en el documento que se agregó en el paso anterior
6. Ir a la Cejilla Artículos Inventarios, está habilitada para visualizar y seleccionar los artículos registrados en inventario, así como ingresar las cantidades, precios y bodegas correspondientes al documento
   1. Presionar el botón de Agregar Artículo
   2. Seleccione el icono de filtro
   3. Indique el Cód.devengo, Unidad ejecutora y No.bodega
   4. En la opción Terminado seleccione "NO"
   5. Presione el botón Buscar para visualizar el Catálogo de Bienes y Servicios
   6. Busque y seleccione el artículo que desea agregar
   7. Indique la cantidad de artículos y el precio unitario
   8. Seleccione el N° de Artículo marcándolo con un check
   9. Presione el botón de Agregar articulo para guardar el registro en la Cejilla Artículos
7. Ir a la Cejilla Artículos validar los datos agregados en el paso anterior
8. Ir a la Cejilla Asiento, está habilitada para agregar o visualizar el asiento contable generado al crear un documento de inventario. (El asiento puede generarse de dos formas)
   1. De forma automática: Si el asiento está configurado solo debe ir a la Cejilla General 
      1. Presione el botón de "Generar asiento"
   2. De forma manual:
      1. Ir a la Cejilla Asiento (Repetir estos pasos por cada línea que se desee agregar en el asiento contable)
         1. Se debe presionar el botón de Agregar
         2. Se debe completar los datos solicitados
         3. Se debe presionar el botón de Agregar para guardar el registro
9. Ir a la Cejilla Auditoría, está habilitada para visualizar y consultar los documentos de inventario relacionados con el registro, así como verificar su estado, proveedor, período y montos asociados
10. Ir a la Cejilla General
    1. Presionar el botón Terminar para que el documento quede en estado “Terminado”
11. Ir a la Cejilla Documentos por relación, está habilitada para visualizar el reporte de los documentos registrados en cada relación creada, mostrando el tipo de documento, monto pagado y saldo correspondiente
12. Ir a la Cejilla Asiento Cont Relación, está habilitada para visualizar el asiento contable generado para la relación, mostrando las cuentas contables, débitos, créditos y el detalle correspondiente del registro
13. Ir a la Cejilla Documentos Articulo por relación Detallado, está habilitada para visualizar el detalle de los artículos registrados en los documentos asociados a cada relación, mostrando cantidades, precios y montos correspondientes

Aclaraciones

1. Cuando estén terminados todos los registros de la relación, esta debe ser Autorizada
2. La relación solo permite registrar documentos del mismo período contable y las fechas deben corresponder al período seleccionado
3. El estado de los documentos son:
   • P: Pendiente: El documento está en proceso de creación y puede ser modificado
   • T: Terminado: El documento ya no puede ser modificado y está preparado para su aplicación e impresión
   • N: Anulado: El documento ya no puede ser modificado y fue anulado por problemas de impresión o por ajustes contables
4. Los botones del encabezado son:
   • Cancelar: Cierra la ventana de consulta de la transacción
   • Eliminar: Permite eliminar aquellas transacciones que requieren ser borradas de una relación. Únicamente se permite si la transacción se encuentra en estado Pendiente.
   • Actualizar: Actualiza o guarda todas las modificaciones realizadas en la cejilla de encabezado.
   • Imprimir: Imprime el detalle del documento
   • Terminar: Cambia el estado de la transacción a Terminado, para que pueda ser impresa y aplicada al histórico del auxiliar como contabilidad. Es importante indicar que los documentos que provienen automáticamente de otros auxiliares no permiten modificar su detalle, por lo cual siempre se encuentran en estado Terminado
   • Anular: Cuando se anula un movimiento de una cuenta corriente que ha sido aplicada, el sistema genera automáticamente el asiento de reversión
   • Generar asiento: Permite generar el asiento de forma automática cuando existe la configuración correspondiente
   • Revertir: Cambia el estado de la transacción a Pendiente, permitiendo realizar cambios antes de que la relación sea aplicada. Es importante indicar que los documentos que provienen automáticamente de otros auxiliares no permiten modificar su detalle
5. El asiento predeterminado aparece únicamente si la configuración fue realizada previamente
6. En la pestaña de Artículos siempre se debe seleccionar la Unidad Ejecutora y la Bodega; de lo contrario, no se mostrarán los artículos disponibles

Permisos 

Estos son los permisos disponibles

• INV-DOCUMENTO-INS     Agregar en Transacciones de Inventario
• INV-DOCUMENTO-DEL    Eliminar en Transacciones de Inventario
• INV-DOCUMENTO-SEL    Ingresar en Transacciones de Inventario
• INV-RELACIONES-EXP    Exportar en Transacciones de Inventario
• INV-DOCUMENTO-UPD    Actualizar en Transacciones de Inventario
• INV-DOCUMENTO-INS     Agregar en Transacciones de Inventario
• INV-DOCUMENTO-IMP     Reporte / Imprimir en Transacciones de Inventario
• INV-DOCUMENTO-IMP     Imprimir
• INV-DOCUMENTO-TER    Terminar
• INV-DOCUMENTO-ANU    Anular
• INV-DOCUMENTO-INS     GenerarAsiento
• INV-DOCUMENTO-TER    Revertir documentos
• CXC-ENC-SOLICITUD-GIRA-ANU    Anular despues de aplicado