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Introducción

Este proceso te permite registrar una solicitud de mantenimiento para reportar daños, averías o necesidades de reparación en las instalaciones, equipos o áreas de trabajo. Durante el registro, podrás proporcionar la información necesaria para describir el problema identificado y facilitar su evaluación por parte del personal responsable. El objetivo es comunicar oportunamente las necesidades de mantenimiento, facilitar el seguimiento de tu solicitud y contribuir a que se realicen las acciones necesarias para mantener las instalaciones y los equipos en buenas condiciones.

Prerrequisitos

  • Usuario con acceso al sistema
  • Tener acceso en el módulo de Kiosco
  • Tener creados los edificios y ubicaciones
  • Tener creados los tipos de avería 
  • Tener el expediente del funcionario previamente creado

¿Cómo agregar una solicitud de mantenimiento?

  1. Ingresar en el módulo Kiosco / Mis gestiones / Solicitud de mantenimiento
  2. Presionar el botón de Agregar
  3. Se deben completar los campos requeridoS
    1. Cód. solicitud: Número consecutivo que el sistema asigna automáticamente para identificar tu solicitud de mantenimiento
    2. Descripción: Ingresa una breve descripción del problema o la necesidad de mantenimiento que deseas reportar
    3. Prioridad: Selecciona el nivel de prioridad según la urgencia con la que necesitas que se atienda tu solicitud
    4. Fecha Solicitud: Indica la fecha en que realizas la solicitud de mantenimiento
    5. Edificio: Selecciona el edificio donde se encuentra el problema que deseas reportar
    6. Ubicación: Indica el área o lugar específico dentro del edificio donde se requiere el mantenimiento
    7. Tipo: Selecciona el tipo de mantenimiento que necesitas (Activo o Servicio General)
    8. Componente: Selecciona el equipo, elemento o componente que presenta el problema y requiere mantenimiento
    9. Reparación Solicitada: Describe la reparación o el trabajo de mantenimiento que necesitas que se realice
    10. Solicitante: Identifica a la persona que registra la solicitud de mantenimiento
    11. Código de avería: Selecciona el código que corresponde al tipo de avería o problema que deseas reportar
    12. Estado: Consulta el estado actual de tu solicitud de mantenimiento para conocer cómo se encuentra el proceso
    13. Resuelto: Indica si tu solicitud figura como resuelta en el sistema
  4. Presionar el botón de Agregar para guardar el registro
  5. Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para registrar la respuesta correspondiente a tu solicitud, siempre que cuentes con los permisos necesarios
    1. Presionar el botón Nueva autorización
    2. Seleccionar la opción Autorizado para indicar que la solicitud ha sido aprobada y permitir que continúe al siguiente paso o finalice el proceso de aprobación
    3. Ingresar una breve justificación que explique la decisión
    4. Presionar el botón Nueva Autorización para registrar la respuesta. Según la etapa del proceso de aprobación, el estado de la transacción cambiará a W = En revisión o A = Aplicado, cuando se complete el último paso de aprobación.
  6. Ir a la Cejilla Documentos, está habilitada para adjuntar archivos relacionados con tu solicitud de mantenimiento
    1. Presionar el botón Nuevo Documento
    2. Seleccionar el tipo de documento que deseas adjuntar
    3. Completar el campo Resumen del Documento con una breve descripción del archivo
    4. En el campo Cargar Documento (*), hacer clic para abrir la ventana de búsqueda de archivos
    5. Seleccionar el documento que deseas adjuntar
    6. Presionar el botón Agregar Documento para cargar el archivo a tu solicitud
  7. Al registrar tu solicitud, el campo Resuelto tendrá por defecto el valor NO. Este valor cambiará a SÍ cuando el encargado del mantenimiento complete el trabajo y actualice el estado durante el cierre de la solicitud

Aclaraciones

  • Al registrar tu solicitud de mantenimiento, verifica que la información ingresada sea correcta y que describa claramente el problema que deseas reportar
  • Puedes adjuntar documentos relacionados con tu solicitud para proporcionar información adicional que facilite la identificación del problema
  • Al crear la solicitud, el estado Resuelto aparecerá por defecto en NO y cambiará a SÍ cuando el encargado complete el mantenimiento y cierre la solicitud

  • La aprobación de tu solicitud dependerá del flujo de trabajo (workflow) establecido por la institución. Si el personal encargado te devuelve la solicitud para realizar correcciones, deberás ajustar la información indicada y enviarla nuevamente para su aprobación

  • Registrar una solicitud no significa que el mantenimiento se realizará de inmediato; el requerimiento deberá ser revisado y atendido por el personal responsable

Permisos 

Estos son los permisos disponibles

  • KIO-SOLI-MANT-CORR-INS     Agregar en Solicitud Mantenimiento Correctivo
  • KIO-SOLI-MANT-CORR-DEL    Eliminar en Solicitud Mantenimiento Correctivo
  • KIO-SOLI-MANT-CORR-SEL    Ingresar en Solicitud Mantenimiento Correctivo
  • KIO-SOLI-MANT-CORR-EXP    Exportar en Solicitud Mantenimiento Correctivo
  • KIO-SOLI-MANT-CORR-UPD   Actualizar en Solicitud Mantenimiento Correctivo
  • KIO-SOLI-MANT-CORR-IMP    Reporte / Imprimir en Solicitud Mantenimiento Correctivo
  • KIO-SOLI-MANT-CORR-INS    Anexo de Mantenimiento Correctivo
  • KIO-SOLI-MANT-CORR-SEL   Autorización Workflow
  • KIO-SOLI-MANT-CORR-INS    Agregar

Procesos relacionados