¿Cómo realizar la Solicitud de un Vehículo?

Introducción

Este proceso tiene como finalidad permitir que el empleado que requiera transportarse pueda realizar la solicitud correspondiente para hacer uso del servicio de transporte institucional. A través de este procedimiento, se pueden registrar los datos necesarios relacionados con el traslado, destino, fechas y demás información requerida.

Prerrequisitos

Usuario con acceso al sistema

Acceso al módulo de Vehículos

Contar con solicitudes de gira registradas y en estado “Aplicado”.

Tener creados los centros de costos

Tener creadas las provincias, distritos, cantón

Tener creados los conductores

Que el usuario que necesita el servicio tenga autorización para dicha solicitud

¿Cómo realizar la solicitud de un vehículo?

Ingresar en el módulo Kiosco / Mis Gestiones / Solicitud de vehículo
Presione el botón de Agregar
Se deben completar los campos requeridos
1. La sección Solicitud de Vehículo, está habilitada para completar y consultar la información general relacionada con la solicitud de uso del vehículo institucional
  1. Solicitante: En este campo el usuario podrá seleccionar su nombre como solicitante del servicio
  2. Tipo de Gira: En este campo podrá abrir un listado con el motivo por el cual necesita movilizarse
  3. Fecha Inicial: Puede seleccionar de un calendario la fecha en la que requiere el vehículo
  4. Fecha Final: Puede seleccionar de un calendario la fecha en la que va a terminar de usar el vehículo
  5. Hora de Salida Estimada: Debe seleccionar la hora en la que va a salir en el vehículo
  6. Hora de Regreso Estimada: Debe seleccionar la hora en la que cree que va a regresar
  7. Motivo: Podrá redactar en un texto el motivo para el cual necesita usar el servicio de vehículo
2. La sección Sugerencias para el Vehículo, está habilitada para registrar información y observaciones relacionadas con el vehículo solicitado, como conductor, tipo de vehículo, transmisión y requisitos adicionales
3. La sección Acompañantes externos allí el único campo obligatorio será:
  1. Acompañantes Externos: Solo deberá seleccionar Si o No
  2. Si su respuesta es Si, deberá completar los demás datos
Se debe presionar el botón de AGREGAR para guardar el registro
En la pantalla principal, ubique el registro creado en el paso anterior y haga clic sobre él
Ir a la Cejilla Acompañantes, está habilitada para incluir a los funcionarios que utilizarán el vehículo como acompañantes durante el traslado
1. Se debe presionar el botón de Agregar
2. Completar los campos requeridos
  1. Acompañante: permite seleccionar el código del funcionario que viajará como acompañante
  2. Indicador de acompañante: se activa en el registro de la solicitud cuando el funcionario va como acompañante
  3. ¿Salió a la Gira?: se activa únicamente si el acompañante efectivamente salió a la gira
  4. ¿Regresó de la Gira?: se activa únicamente si el acompañante regresó de la gira
3. Presionar el botón de Agregar para guardar el registro
Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que el funcionario proceda con el registro de la solicitud de autorización
1. Presionar clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
  1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
3. Digite una breve la justificación
4. Presione clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
Ir a la Cejilla Documentos, esta habilitada para que funcionario procedan a subir documentos de interés para el trámite gestionado.
1. Presionar clic en el botón de AGREGAR
2. Seleccionar el tipo de documento NUEVO DOCUMENTO
3. Completar el campo Resumen del Documento
4. En el campo de Cargar Documento: (*) se debe presionar clic para que el sistema active la ventana de buscador de documentos
5. Seleccione el documento y listo
6. Se debe presionar clic el botón de AGREGAR para subir el documento a la solicitud
Ir a la Cejilla Imprimir Etiqueta, está habilitada para generar e imprimir el código QR correspondiente a la solicitud registrada en el sistema
Ir a la Cejilla Boleta de Vehículo, está habilitada para visualizar y generar el reporte de la boleta del vehículo asociado a la solicitud

Permisos

Estos son los permisos disponibles

VEH-CONTROL-USO-INS     Agregar en Control de Uso

VEH-CONTROL-USO-DEL    Eliminar en Control de Uso

VEH-CONTROL-USO-SEL    Ingresar en Control de Uso

VEH-CONTROL-USO-EXP    Exportar en Control de Uso

VEH-CONTROL-USO-UPD   Actualizar en Control de Uso

VEH-CONTROL-USO-IMP    Reporte / Imprimir en Control de Uso

VEH-CONTROL-USO-AUT   Autorización Workflow en Control de Uso

VEH-CONTROL-USO-INS    Registrar Documentos en Control de Uso

VEH-CONTROL-USO-IMP    Imprimir Etiqueta

VEH-CONTROL-USO-IMP    Boleta Vehículo

VEH-CONTROL-USO-INS    Anular M

VEH-CONTROL-USO-INS    Agregar

Procesos relacionados

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