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Introducción

Este proceso te permite registrar una solicitud de vehículo para gestionar su uso en actividades, reuniones, giras u otras necesidades relacionadas con tus funciones. Durante el registro, podrás indicar la información del viaje, el destino, la fecha y el horario requerido, con el objetivo de que tu solicitud sea revisada y atendida por el personal responsable, según la disponibilidad de los vehículos y las autorizaciones establecidas.

Prerrequisitos

  • Usuario con acceso al sistema
  • Acceso al módulo de Vehículos
  • Contar con solicitudes de gira registradas y en estado “Aplicado”.
  • Tener creados los centros de costos
  • Tener creadas las provincias, distritos, cantón
  • Tener creados los conductores
  • Que el usuario que necesita el servicio tenga autorización para dicha solicitud

¿Cómo realizar la solicitud de un vehículo?

  1. Ingresar en el módulo Kiosco / Mis Gestiones / Solicitud de vehículo
  2. Presione el botón de Agregar 
  3. Se deben completar los campos requeridos
    1. La sección Solicitud de Vehículo, está habilitada para que ingreses y consultes la información general de tu solicitud de uso del vehículo institucional, incluyendo el motivo, las fechas, los horarios y el destino de la gira
      1. No. de gira: Número consecutivo que el sistema asigna para identificar tu solicitud de gira
      2. Número de activo: Permite identificar el vehículo mediante su número de activo, si corresponde
      3. Estado: Te permite consultar el estado actual de tu solicitud
      4. Solicitante: Indica la persona que realiza la solicitud del vehículo
      5. Tipo Gira: Selecciona el tipo de gira que necesitas realizar, según las opciones disponibles en el sistema
      6. Fecha inicial: Selecciona la fecha en la que necesitas iniciar la gira
      7. Fecha final: Selecciona la fecha prevista para finalizar la gira
      8. Hora Salida Estimada: Indica la hora aproximada en la que necesitas salir hacia tu destino
      9. Hora Regreso Estimada: Indica la hora aproximada en la que tienes previsto regresar
      10. Motivo: Describe el motivo de la gira y explica por qué necesitas utilizar un vehículo
      11. No. Solicitud Gira: Permite seleccionar la solicitud de gira relacionada, cuando corresponda
      12. Dependencia (CC): Selecciona el centro de costo al que corresponde tu solicitud
      13. Provincia: Selecciona la provincia donde realizarás la gira
      14. No. Cantón (Distrito): Selecciona el distrito donde se encuentra el destino de tu gira
      15. No. Distrito (Corregimiento): Selecciona el corregimiento correspondiente al lugar que visitarás
      16. Dirección: Ingresa la dirección específica del lugar al que necesitas trasladarte.
    2. La sección Sugerencias para el Vehículo, está habilitada para que indiques tus preferencias o necesidades relacionadas con el vehículo que requieres para realizar la gira
      1. Conductor: Completa este campo únicamente si tú serás quien conduzca el vehículo
      2. Tipo transmisión: Selecciona el tipo de transmisión que necesitas, según las opciones disponibles
      3. Tipo de vehículo: Selecciona el tipo de vehículo que consideras adecuado para realizar la gira
      4. Requisitos u Observaciones: Indica cualquier requisito especial o información adicional que deba tenerse en cuenta para tu solicitud
    3. La sección Acompañantes externos está habilitada para indicar si durante la gira viajarán personas externas a la institución
      1. Acompañantes externos: Selecciona Sí o No para indicar si llevarás acompañantes externos
      2. Si seleccionas Sí, deberás completar los demás campos con la información solicitada sobre los acompañantes
  4. Se debe presionar el botón de Agregar para guardar el registro
  5. Buscar el registro que se agregó en el paso anterior y dar clic
  6. Ir a la Cejilla Acompañantes, está habilitada para agregar a los funcionarios que viajarán contigo como acompañantes durante el traslado
    1. Presionar el botón Agregar
    2. Completar los campos requeridos
      1. Acompañante: Selecciona el funcionario que viajará contigo como acompañante
      2. Indicador de acompañante: Activa esta opción para identificar al funcionario como acompañante en la solicitud
      3. ¿Salió a la Gira?: Activa esta opción cuando el acompañante haya salido efectivamente a la gira
      4. ¿Regresó de la Gira?: Activa esta opción cuando el acompañante haya regresado de la gira
    3. Presionar el botón Agregar para guardar el registro del acompañante
  7. Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para registrar la respuesta correspondiente a tu solicitud, siempre que cuentes con los permisos necesarios
    1. Presionar el botón Nueva autorización
    2. Seleccionar la opción Autorizado para indicar que la solicitud ha sido aprobada y permitir que continúe al siguiente paso o finalice el proceso de aprobación
    3. Ingresar una breve justificación que explique la decisión
    4. Presionar el botón Nueva Autorización para registrar la respuesta. Según la etapa del proceso de aprobación, el estado de la transacción cambiará a W = En revisión o A = Aplicado, cuando se complete el último paso de aprobación.
  8. Ir a la Cejilla Documentos, está habilitada para adjuntar archivos relacionados con tu solicitud
    1. Presionar el botón Nuevo Documento
    2. Seleccionar el tipo de documento que deseas adjuntar
    3. Completar el campo Resumen del Documento con una breve descripción del archivo
    4. En el campo Cargar Documento (*), hacer clic para abrir la ventana de búsqueda de archivos
    5. Seleccionar el documento que deseas adjuntar
    6. Presionar el botón Agregar Documento para cargar el archivo a tu solicitud
  9. Ir a la Cejilla Imprimir Etiqueta, está habilitada para generar e imprimir el código QR correspondiente a tu solicitud de vehículo, el cual permite identificar el registro en el sistema
  10. Ir a la Cejilla Boleta de Vehículo, está habilitada para consultar y generar el reporte de la boleta del vehículo asociado a tu solicitud

Permisos 

Estos son los permisos disponibles

  • VEH-CONTROL-USO-INS     Agregar en Control de Uso
  • VEH-CONTROL-USO-DEL    Eliminar en Control de Uso
  • VEH-CONTROL-USO-SEL    Ingresar en Control de Uso
  • VEH-CONTROL-USO-EXP    Exportar en Control de Uso
  • VEH-CONTROL-USO-UPD   Actualizar en Control de Uso
  • VEH-CONTROL-USO-IMP    Reporte / Imprimir en Control de Uso
  • VEH-CONTROL-USO-AUT   Autorización Workflow en Control de Uso
  • VEH-CONTROL-USO-INS    Registrar Documentos en Control de Uso
  • VEH-CONTROL-USO-IMP    Imprimir Etiqueta
  • VEH-CONTROL-USO-IMP    Boleta Vehículo
  • VEH-CONTROL-USO-INS    Anular M
  • VEH-CONTROL-USO-INS    Agregar

Procesos relacionados