Introducción

Este proceso tiene como finalidad permitirte registrar una solicitud de modificación del presupuesto, con el fin de ajustar los montos presupuestados según las necesidades del departamento. A través de esta funcionalidad, podrás solicitar los cambios requeridos y dar seguimiento al proceso de revisión y autorización correspondiente.

Prerrequisitos

• Contar con un usuario con acceso al sistema
• Tener creadas las unidades ejecutoras
• Tener creado el catálogo de presupuesto
• Tener configuradas las metas institucionales
• Tener configurado el plan de actividades
• Contar con el presupuesto anual en estado “Ejecutando”
• Asegurar que los periodos mensuales estén en estado activo
• Tener creados los tipos de modificaciones presupuestarias
• En Presupuesto > Parámetros > Años Presupuestarios, definir las fechas límite indicando el período inicial y final habilitado para modificaciones
• Verificar que los usuarios cuenten con los permisos del módulo de seguridad para realizar aprobaciones y dejar el documento en estado Activo
• Tiene que estar registrado una solicitud de Formulación

¿Cómo registrar una Solicitud de Modificación?

1. Ingresar al módulo de Kiosco / Presupuesto / Solicitud de Modificación
2. Presionar el botón de Agregar
3. Se deben completar los campos requeridos
   1. La sección Solicitud de modificación, está habilitada para registrar la información correspondiente a la modificación presupuestaria que deseas solicitar
      1. Solicitante: Permite seleccionar a la persona responsable de realizar la solicitud de modificación del presupuesto
      2. No. Modificación: Permite seleccionar el tipo de modificación presupuestaria que se desea gestionar, según las opciones disponibles en el sistema
      3. Unidad Ejecutora: Permite seleccionar la unidad ejecutora a la que corresponde la modificación presupuestaria
      4. Cuenta: Permite seleccionar la cuenta presupuestaria sobre la cual se realizará la modificación
      5. Meta: Permite seleccionar la meta asociada a la modificación presupuestaria
      6. Disponible: Permite visualizar el monto disponible en la cuenta presupuestaria seleccionada antes de realizar la modificación
      7. Monto: Permite ingresar el monto que se desea modificar en el presupuesto, de acuerdo con la solicitud
      8. Detalle: Permite describir el motivo de la modificación presupuestaria y especificar los ajustes que se requieren realizar
   2. La sección Plan a Modificar está habilitada para identificar el plan de actividades y la línea de compra sobre los cuales se realizará la modificación presupuestaria
      1. Plan de actividades: Permite seleccionar el plan de actividades al que corresponde la compra que se desea modificar
      2. No. línea Plan: Permite seleccionar la línea específica del plan de actividades que se desea modificar
      3. Año: Permite seleccionar el año al que corresponde la planificación de la compra
      4. Mes Compra: Permite seleccionar el mes en el que iniciarán las compras
      5. Periodicidad: Permite seleccionar la frecuencia con la que está programada la compra, según las opciones disponibles en el sistema
      6. Modalidad: Permite seleccionar la modalidad de compra asociada a la línea del plan de actividades que se desea modificar
4. Presionar el botón de Agregar para guardar el registro
5. Buscar el registro que se agregó en el paso anterior y dar clic
6. Ir a la Cejilla Documentos, está habilitada para que  funcionario procedan a subir documentos de interés para el trámite gestionado
   1. Presionar clic en el botón de NUEVO DOCUMENTO
   2. Seleccionar el tipo de documento
   3. Completar el campo Resumen del Documento
   4. En el campo de Cargar Documento: (*) se debe presionar clic para que el sistema active la ventana de buscador de documentos
   5. Seleccione el documento
   6. Se debe presionar el botón de AGREGAR DOCUMENTO para subir el documento a la solicitud 
7. Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que funcionarios procedan con el registro de la solicitud de autorización
   1. Presionar clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
   2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
      1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
      2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
      3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
   3. Digite una breve justificación
   4. Presione clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
   5. Nota: El usuario que realiza la solicitud únicamente debe efectuar la primera aprobación, seleccionando la opción de respuesta “Autorizado”. Las siguientes aprobaciones serán realizadas por los encargados correspondientes, según el workflow configurado para el proceso. Estos usuarios podrán utilizar las opciones “Autorizado”, “No Autorizado” o “Corregir”, de acuerdo con la revisión realizada a la solicitud

Aclaraciones

• Responsables de la solicitud: Los jefes de cada departamento son los encargados de realizar las solicitudes de modificación del presupuesto correspondientes a su unidad ejecutora.
• Acceso al proceso: Para registrar una solicitud de modificación presupuestaria, el usuario debe contar con los permisos correspondientes asignados en el sistema.
• Revisión y autorización: Una vez registrada la solicitud, esta deberá seguir el flujo de revisión y autorización establecido por la institución.