Prerrequisitos

• Existir un vale/ adelanto/ reserva de combustible en estado de desembolsado
• Configuración del servicio en el catalogo de bienes y servicios
• Configuración de los impuestos
• Configuración en el catálogo de proveedores de las entidades de las facturas a reintegrar
• Facturas electrónicas a reintegrar, si es una factura del régimen simplificado se debe generar la factura electrónica de compra correspondiente

Cómo hacer una liquidación de Giros?

1. Ingrese en el módulo de Cuentas por Pagar en el menú de Kiosco/ Tramites  / Liquidaciones de Giros.
2. Presionar el botón de Agregar  completar  la información solicitada y  seleccionar  nuevamente el  botón  agregar  el  sistema  desplegara  un formulario con  campos  editables  y  de  consulta.
3. Este  es  el  detalle  de  la  Cejilla  General  que  presentara  el  formulario el  cual  presenta  una  serie  de  campos  Editables  y  no  Editables 

• No. Liquidación  Campo  no  es  editable,  el  sistema asignara  un  consecutivo  ascendente  conforme  se  incluyan  las  liquidaciones. 
• No. Documento  Campo  no  es  editable,  el  sistema asignara  un  consecutivo  ascendente  conforme  se  incluyan  las  liquidaciones.   
• Entidad  Este menú  es  un  modal  que  desplegara  una  lista  de  funcionarios , el  usuario  podrá  hacer  la  selección de  su  código  de  usuario.
• No.Giro Este  Menú es  un  modal  el  cual  le  permite  al  usuario  visualizar  los  giros  de  dinero  pendientes  de  liquidar  y  adjuntar lo al  formulario.   
• Aplicar  Devolución total  Este  menú  le  permite  al usuario hacer  la  liquidación completa  de  los  Giros  de  dinero  en  Efectivo  o  por  transferencia,  Para  los  giros  Auto liquidables este  campo   le  permite  al  usuario  hacer  liquidaciones  totales  o  parciales.  
•  No.Deposito  Este  campo  le  permite  al  usuario  incluir  el  numero  de  deposito   en el  caso  de  devoluciones  de  dinero.
• Estado  Este  campo  esta  asociado  al  proceso  de  Wok  Flow o  Autorizaciones  que  solicita  el  sistema .  Registro  El  usuario  esta  en proceso de  construcción de  la  liquidación ,  Work  Flow   el  formulario  cuenta  con  autorizaciones  pendientes , Autorizado el  formulario  el  sistema  cuenta con  todo  el flujo  de autorizaciones  WF.
• Moneda  Este  combo  detalla  un  listado  de  monedas  en los  cuales  se  puede  realizar  la  liquidación de  los  Giros.
• Fecha  Este  campo  tiene  un  calendario  donde  el  usuario  puede  hacer  la  selección del Día  de  la  liquidación , esta  debe  ser posterior  o  igual  a  la  fecha  del  giro  de  dinero.   
• Tipo de  Cambio El  sistema  asignara  el  tipo  de  cambio  del día  según la  fecha  seleccionada.  
• Descuento  Este  campo  no  es  editable  le  permitirá  al usuario visualizar  un consolidado  del  descuento  asignado  a  las  lineas  del  gasto. 
• Monto  Total  liquidado Este  campo  no  es  editable  le  permitirá  al usuario visualizar  un consolidado  del  total  liquidado   asignado  a  las  lineas de  gasto.
• Sub Total Neto Este  campo  no  es  edita ble  le  permitirá  al usuario visualizar  un consolidado  del  total  de  todos  los  sub totales ,   asignado  a  las  lineas de  gasto.
• Impuesto Este  campo  no  es  edita ble  le  permitirá  al usuario visualizar  un consolidado  del  total  de  todos  los  impuestos ,   asignado  a  las  lineas de  gasto.
• Exoneración  Este  campo  no  es  edita ble  le  permitirá  al usuario visualizar  un consolidado  del  total  de  todas  exoneraciones ,   asignado  a  las  lineas de  gasto.
• Impuesto  Este  campo  no  es  edita ble  le  permitirá  al usuario visualizar  un consolidado  del  total  de  todos  los  impuestos ,   asignado  a  las  lineas de  gasto.
• No.Gira El   numero  de  gira  , es  el  consecutivo  asignado  a  la  Gira   , que  previamente  fue  asociado  al  giro  de  dinero  para  su  desembolso.
• Monto  Devuelto Este  campo  esta  asociado  a   la  pestaña  de  devoluciones  la  cual  identificara  el  monto  no  utilizado  por el  usuario.
• Monto  Cierre Este  campo  no  es  edita ble  le  permitirá  al usuario visualizar  un consolidado  del  total  del  monto  del  cierre  de  la  liquidación  totalizando solo  los  gastos  utilizados  por  el  usuario
• Tipo  de  Transacción  Campo  no  Editable  el  mismo  le  permitira  al  usuario  visualizar  el  medio  por el  cual  se  realizo  el  desembolso  del  dinero.
• Monto  desembolsado  En este  campo  se  visualizara  un consolidado  total de  la  liquidación del  giro  de  Dinero.

      4. Seleccionar la Cejilla Detalle

      5. Se debe dar clic en la líneas de abajo para que se visualice la información de cada línea del reintegro en la parte de arriba

      6. se debe verificar y actualizar los campos: Entidad, número de documento, fecha, descripción, impuesto, sub-total, gravado, no gravado, exonerado

• Entidad: Se escoge el nombre de la compañía donde se realizo la compra
• # de documento:  Se selecciona la factura electrónica a reintegrar
• Fecha: Se indica la fecha de la factura
• Descripción: se indica la descripción de la compra realizada
• Impuesto: Se selecciona el impuesto según la factura
• sub-total, gravado, no gravado, exonerado: se digita el monto de acuerdo a la factura en estos campos

      7. Presionar el botón de Actualizar

      8. Seleccionar la cejilla General y presionar el botón de Imprimir  para verificar el reintegro

      9. Seleccionar el botón de Aplicar y seleccionar  la relación y la cuenta bancaria al aplicar

Agregar una Liquidación :

Para incluir un nuevo documento se debe presionar un clic en el botón de AGREGAR para que se active la siguiente ventana en donde se debe completar la información del ENCABEZADO

Cejilla General:  

Se debe llenar la información solicitada como lo son la entidad a la cual hay que girar el reintegro de un vale que se ha desembolsado con anterioridad.

Cejilla Detalle :

Para completar la información de la cejilla del DETALLE se cuenta con dos opciones que son la manual o la automática (a través de la carga de la plantilla de Excel)

Partes del detalle de una Liquidación : En esta ventana está dispuesto los siguientes botones para trabajar en el detalle de la liquidación del vale o adelanto.
1.    En esta sección se incluyen los campos que permite registrar el detalle contable y clasificaciones tributarias de la línea incluida en una factura
2.    En esta sección se digita el Subtotal, el descuento y se indica si el monto Gravado o No Gravado, el porcentaje del impuesto y el monto exonerado, y el monto de la reserva.
3.    Esta sección se muestra el detalle de las líneas que se han registrado en las dos secciones anteriores, como también aquellas que se cargan automáticamente cuando las líneas provienen automáticamente del auxiliar de compras o planillas
4.    El botón de DETALLES CRÉDITOS FISCALES, al presionarlo activa la ventana emergente que muestra el detalle de aquellos créditos que fueron calculados por el sistema debido a que la línea se le seleccionó la condición del impuesto Crédito proporcionalidad o Crédito IVA. Si se indica GASTO CORRIENTE no se mostrará nada en esta ventana.

Cejilla Devolución :

En esta pestaña se debe completar la información de la devolución cuando por alguna razón algún documento de tipo ADELANTO y VALE es liquidado por un monto menor al desembolsado, el sistema automáticamente, genera al módulo de Bancos un documento donde se refleja la devolución del dinero por cada una de las líneas agregadas en esta pestaña 

 1.    Llenar la información Solicitada:
◦    La cuenta Bancaria (Para los Tipo Vale, se muestra sola la cuenta con la que desembolsó el Vale y para los Tipo Adelanto, pueden seleccionar las cuentas Bancarias configuradas para la devolución de Adelantos Bancos/ Parámetros / Cuentas Bancarias)
◦    Número Depósito: Se debe indicar el número de documento a registrar de la Cuenta 
◦    Fecha del Depósito:  Se debe indicar la fecha de la devolución del dinero
◦    Monto Depósito: Se debe indicar el monto de la devolución del dinero
2.    Presionar el botón de Agregar
 

Aplicación contable.

1. Ingrese al módulo cxc/ transacciones/ relaciones
2. Busque la relación del reintegro aplicado, ingrese en el combo de operación
   • Revisar los reportes correspondientes
     • Asiento contable
     • Documentos
   • Por ultimo proceda aplicar

Si el monto del reintegro es inferior al monto del vale este genera una relación con un documento en bancos, el cual no tiene asiento pero debe aplicarse para que afecte el auxiliar de la cuenta bancaria

1. Ingrese al módulo bancos/ transacciones/ relaciones
2. Busque la relación del reintegro aplicado, ingrese en el combo de operación
   • Revisar los reportes correspondientes
     • Documentos
   • Por ultimo proceda aplicar

Aclaraciones

1. Si se necesita registrar dos facturas dentro de la misma linea registrada en el vale, se puede duplicar la linea, con el botón de duplicar, siempre y cuando que el monto total de las lineas duplicadas sea el mismo monto total de la linea del vale
2. Una vez aplicado el reintegro NO se puede reversar el movimiento y cualquier equivocación se debe hacer el ajuste manual en los modulos correspondientes
3. Para seleccionar el número de vale se requiere que el usuario de un clic en la palabra subrayada de VALE, para que el sistema active la siguiente lista en donde el usuario puede observar el detalle de todos los vales que se encuentran pendientes de liquidar.
4. Entre los botones dispuestos en esta ventana se cuenta con un reporte con el detalle de la liquidación.
5. Luego el usuario debe terminar de completar la información solicitada de la forma de pago, el estado, la moneda, la fecha del registro, el tipo de cambio, los campos de: Monto total, Monto Total Liquidado y Monto Total Devuelto, se llena automáticamente de acuerdo con la información incluida en la cejilla del DETALLE y DEVOLUCIÓN.

6. Es importante indicar que, la liquidación de un documento tipo ADELANTO y VALE realiza automáticamente un registro en el auxiliar para que se aplique el saldo de la liquidación al documento por cobrar al solicitante inicial del adelanto o vale, y así se actualiza o cancela el saldo de la cuenta por cobrar que estaba pendiente de que se realizó con el desembolso inicial.
    

Permisos 

Estos son los permisos disponibles

• CXP-DETALLE-REINTEGROS-DEL       Eliminar en el registro de Reintegro de Caja Chica.
  CXP-DETALLE-REINTEGROS-DPL       Duplicar línea
  CXP-DETALLE-REINTEGROS-IMP       Imprimir el registro de Detalle de Reintegros de Caja Chica.
  CXP-DETALLE-REINTEGROS-INS        Insertar en el registro de Detalle de Reintegros de Caja Chica.
  CXP-DETALLE-REINTEGROS-SEL         Ingresar al registro de Detalle de Reintegros de Caja Chica.     
  CXP-DETALLE-REINTEGROS-UPD       Actualizar en el registro de Detalle de Reintegros de Caja Chica.
  CXP-REINTEGRO-CAJA-CHICA-APL    Aplicar reintegros de caja chica
  CXP-REINTEGRO-CAJA-CHICA-DEL    Eliminar en el registro de Reintegro de Caja Chica.
  CXP-REINTEGRO-CAJA-CHICA-EXP    Exportar el registro de Reintegro de Caja Chica.
  CXP-REINTEGRO-CAJA-CHICA-IMP    Imprimir el registro de Reintegro de Caja Chica.
  CXP-REINTEGRO-CAJA-CHICA-INS     Insertar en el registro de Reintegro de Caja Chica.
  CXP-REINTEGRO-CAJA-CHICA-SEL     Ingresar al registro de Reintegro de Caja Chica.
  CXP-REINTEGRO-CAJA-CHICA-UPD   Actualizar al registro de Reintegro de Caja Chica.
  CXP-REINTEGRO-COM-APL                  Aplicar al registro de Reintegro de Caja Chica.