Introducción

Este proceso tiene como finalidad permitir la generación y gestión de solicitudes para el desembolso de dinero mediante diferentes medios de pago, facilitando el control y administración de los recursos asignados por la institución. Los giros de dinero pueden ser utilizados para sufragar gastos imprevistos, así como para cubrir y asociar los gastos relacionados con solicitudes de gira, viáticos u otras actividades autorizadas. A través de este formulario, el usuario podrá registrar la información necesaria para tramitar el desembolso correspondiente, permitiendo que el proceso sea revisado, autorizado y gestionado de acuerdo con los procedimientos establecidos por la institución.

Prerrequisitos

• Usuario con acceso al sistema
• Acceso al módulo de Kiosco
• Las cuentas bancarias que se utilizarán para los giros de dinero deben tener habilitado el indicador “Permite giros dinero” en el módulo Bancos / Parámetros / Cuentas Bancarias
• De igual manera, dichas cuentas deben estar previamente asociadas a su respectiva cuenta contable para poder ser utilizadas en el proceso
• Debe existir un fondo de trabajo previamente creado en el módulo Cajas Chicas / Parámetros / Fondos de Trabajo, y este debe estar asociado a las cuentas bancarias previamente parametrizadas para el proceso de giros de dinero
• El usuario deberá contar con los permisos necesarios para realizar el giro 
• La Unidad Ejecutora debe contar con la meta, plan de actividades (Plan de Compras) y la cuenta presupuestaria con el contenido presupuestario necesario para poder realizar el giro de dinero
• Para que los artículos o servicios aparezcan disponibles y puedan ser solicitados, se debe validar en el módulo Inventarios / Catálogos / Bienes y Servicios, en la cejilla General, que el indicador “Usar en vales” se encuentre habilitado
• Validar que exista configurado el devengo correspondiente en el parámetro de cuentas por familia para la familia seleccionada, de manera que los artículos o servicios puedan ser seleccionados y solicitados dentro del proceso
• Validar que el devengo seleccionado sea el igual que el tipo (servicio) 
• En caso de que no se muestre el bien o servicio, validar en el módulo Inventarios / Catálogo / Bienes y Servicios que el registro se encuentre con el estado Activo
• Validar en el módulo Inventarios / Catálogo / Bienes y Servicios, en la cejilla Unidades de Formulación, que se encuentre autorizada la Unidad Ejecutora del usuario para realizar giros de dinero
• Validar en el módulo Presupuesto / Formulación / Precios para Formulación que el bien o servicio tenga registrado un precio para el año presupuestario que se encuentra en ejecución
• Debe existir una apertura de fondo de trabajo para la cuenta seleccionada, a fin de poder realizar el proceso correspondiente
• La fecha del giro debe ser igual o posterior a la fecha de apertura del fondo de trabajo
• Solamente se podrán realizar giros hasta el monto que fue parametrizado en la apertura de fondos

¿Cómo realizar los Giros de Dinero?

1. Ingresar al módulo de Kiosco / Trámites / Giros de dinero
2. Presionar el botón de Agregar
3. Completar los campos requeridos en la sección Giros de dinero 
   1. Modalidad de Giro
      1. Transferencia: Se debe utilizar cuando el dinero solicitado será tramitado mediante transferencia de fondos bancarios
      2. Efectivo: Se debe utilizar cuando el dinero solicitado será entregado en efectivo por el encargado del fondo de Caja Chica o Fondo de Trabajo
      3. Continuo: Se debe utilizar cuando el dinero solicitado será tramitado mediante transferencia de fondos bancarios para realizar un pago anticipado relacionado con una reserva de combustible
   2. Cuenta: Este campo se completará dependiendo del tipo de giro seleccionado; de acuerdo con ello se mostrarán los medios de pago asociados
   3. No. Fondo: Se visualizará el número de la apertura de fondo asociada a la cuenta 
   4. Número de Giro: El sistema asignará automáticamente un número consecutivo por defecto. El usuario no podrá completar este campo manualmente
   5. Número de Documento: Este campo será generado automáticamente por el sistema mediante un consecutivo por defecto, por lo que el usuario no podrá modificarlo
   6. Tipo de Transferencia: Este campo está asociado a la modalidad de giro seleccionada.
   7. Entidad: Este es un modal que, al seleccionarlo, desplegará un listado de funcionarios activos. Solo deberá aparecer la entidad correspondiente al usuario que está realizando el giro
   8. Número de Gira: El usuario podrá asociar al giro un formulario de gira previamente confeccionado. Al hacerlo, el sistema asociará automáticamente los gastos relacionados con la gira, en caso de existir
   9. Fecha del Documento: Este campo permitirá seleccionar en el calendario la fecha actual o una fecha posterior a la registrada en el Fondo de Caja Chica
   10. Número de Transacción Bancaria: El usuario podrá registrar un número transaccional al giro cuando el pago sea realizado mediante transferencia
   11. Observación: Campo destinado para registrar un detalle breve de los gastos solicitados o cualquier información general que el usuario desee comunicar
   12. Tipo de Gasto: Seleccionar el tipo de gasto entre las opciones disponibles en la lista desplegable
   13. Fecha para Depositar: Campo destinado para seleccionar la fecha en la que se realizará el depósito correspondiente al giro
4. Completar los campos requeridos en la sección Financiero
   1. Moneda: El usuario seleccionará la moneda en la que desea generar el Giro de Dinero. De acuerdo a las opciones disponibles: Colones, Dólares, Euros y Balboas.
   2. Monto del Giro: En este campo se visualizará el monto consolidado de todos los gastos asociados. Este campo no es editable
   3. Monto Liquidado: Se podrá visualizar el detalle de los gastos consolidados asociados al formulario de liquidación, correspondiente únicamente a los gastos utilizados por el usuario. Este campo no es editable
   4. Monto Liberado: El usuario podrá visualizar el monto no utilizado, siempre que se haya realizado el proceso de devolución correspondiente. Este campo no es editable
   5. Tipo de Cambio: El sistema asignará automáticamente el tipo de cambio del día incluido en el documento
   6. Estado: Este campo está asociado a los diferentes comportamientos y etapas de los procesos integrados al Giro de Dinero. Este campo no es editable
   7. Proceso: El Giro de Dinero deberá pasar por una serie de aprobaciones antes del desembolso de los fondos. Este campo identificará el estado en el que se encuentra el proceso de aprobación. Este campo no es editable
   8. Fecha de Inicio de Gira: Campo destinado para visualizar la fecha de inicio de la gira asociada al Giro de Dinero, en caso de que aplique
5. Buscar el registro que se agregó en el paso anterior y dar clic
6. Ir a la Cejilla Catálogo, está habilitada para seleccionar el servicio que se va a solicitar para el giro de dinero, mostrando únicamente los servicios según las configuraciones previamente definidas en el sistema
   1. Seleccionar el filtro avanzado; se desplegará una pantalla en donde se deben completar los campos requeridos (*)
      1. Unidad Ejecutora: El usuario solo podrá visualizar las unidades ejecutoras asociadas a su departamento
      2. Devengo: En el caso de los Giros de Dinero, únicamente se podrá seleccionar el devengo asociado a Servicio
      3. Cód. Meta: El usuario solo podrá seleccionar las metas asociadas a su unidad ejecutora y que cuenten con contenido presupuestario
   2. Luego, presionar el ícono de Buscar para que se despliegue una ventana con todos los servicios disponibles
   3. Seleccionar con un check el N.° de Artículo
   4. Agregar la cantidad solicitada. (Para las solicitudes de tipo servicio, únicamente se permite ingresar la cantidad 1)
   5. Agregar el precio unitario correspondiente
   6. Presionar el botón Agregar Seleccionados para guardar el registro en la Cejilla Detalle
7. Ir a la Cejilla Detalle, está habilitada para visualizar la información y los gastos asociados al Giro de Dinero registrados en la solicitud
   1. El encargado de realizar el proceso de aprobación o rechazo del presupuesto correspondiente a la solicitud deberá realizar lo siguiente:
      1. Seleccionar con un clic el N.° de línea de la solicitud que se desea aprobar o rechazar.
         1. Aprobar Presupuesto: Esta opción está habilitada para aprobar el presupuesto de la solicitud.
         2. Rechazar Presupuesto: Esta opción está habilitada para rechazar el presupuesto de la solicitud.
8. Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que funcionarios procedan con el registro de la solicitud de autorización
   1. Presionar clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
   2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
      1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
      2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
      3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
   3. Digite una breve justificación
   4. Presione clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
   5. Nota: El usuario que realiza la solicitud del Giro de Dinero únicamente debe efectuar la primera aprobación, seleccionando la opción de respuesta “Autorizado”. Las siguientes aprobaciones serán realizadas por los encargados correspondientes, según el workflow configurado para el proceso. Estos usuarios podrán utilizar las opciones “Autorizado”, “No Autorizado” o “Corregir”, de acuerdo con la revisión realizada a la solicitud
9. Ir a la Cejilla Documentos, está habilitada para que  funcionario procedan a subir documentos de interés para el trámite gestionado
   1. Presionar clic en el botón de NUEVO DOCUMENTO
   2. Seleccionar el tipo de documento
   3. Completar el campo Resumen del Documento
   4. En el campo de Cargar Documento: (*) se debe presionar clic para que el sistema active la ventana de buscador de documentos
   5. Seleccione el documento
   6. Se debe presionar clic el botón de AGREGAR DOCUMENTO para subir el documento a la solicitud 

Aclaraciones

Los estados del proceso de Giro de Dinero son los siguientes:

1. Pendiente:  Indica que únicamente se ha completado la información de la cejilla General, pero aún no se ha solicitado ningún servicio ni se han realizado autorizaciones
2. Trámite:  Indica que el Giro de Dinero se encuentra en proceso y todavía no cuenta con todas las aprobaciones requeridas
3. No Desembolsado: Estado utilizado para los giros por Transferencia que aún no tienen asociada una Transferencia de Viáticos.
4. Desembolsado:  Este estado aplica para:
   1. Giros en Efectivo que ya completaron todas las aprobaciones del workflow
   2. Giros por Transferencia que ya cuentan con una Transferencia de Viáticos asociada.
5. Liquidado:  Este estado se visualizará cuando el usuario complete el formulario de liquidación de giros con la información de los gastos realmente utilizados
6. Anulado:  Indica que el Giro de Dinero fue cancelado y ya no continuará con el proceso

Permisos

Estos son los permisos disponibles

• CXP-VALES-CAJA-SEL   Agregar en Vales de Caja Chica
• CXP-VALES-CAJA-DEL   Eliminar en Vales de Caja Chica
• CXP-VALES-CAJA-SEL   Ingresar en Vales de Caja Chica
• CXP-VALES-CAJA-EXP   Exportar en Vales de Caja Chica
• CXP-VALES-CAJA-UPD   Actualizar en Vales de Caja Chica
• CXP-VALES-CAJA-INS    Agregar en Vales de Caja Chica
• CXP-VALES-CAJA-IMP    Reporte / Imprimir en Vales de Caja Chica
• CXP-VALES-CAJA-AUT   Autorización Workflow en Vales de Caja Chica
• CXP-VALES-CAJA-INS    Registrar Documentos en Vales de Caja Chica
• CXP-VALES-CAJA-ANU   Anular
• CXP-VALES-CAJA-SEL   Firmar