Introducción

Prerrequisitos

• Usuario con acceso al sistema
• Acceso habilitado al módulo de Kiosco
• Contar con una Solicitud de Gira previamente creada en estado “Aplicada”
• La Solicitud de Gira no debe tener un cierre registrado
• Tener los funcionarios previamente creados en el sistema

¿Cómo realizar un Cierre de Gira?

1. Ingresar al módulo de Kiosco / Trámites / Cierre de Gira
2. Presionar el botón de Agregar 
3. Se deben completar los campos requeridos
   1. La sección de Cierre de Gira, está habilitada para el registro y control del cierre de las solicitudes de gira
      1. No. Cierre: Campo automático e incremental generado por el sistema. No es editable
      2. Estado Autorización: Campo no editable, se completa automáticamente según las autorizaciones registradas en el Workflow
      3. Estado Cierre: Campo no editable, se actualiza de acuerdo con el proceso de autorización definido en el Workflow
      4. No. de Gira: Permite seleccionar las solicitudes de gira que se encuentran autorizadas
      5. Funcionario Cierre: Campo tipo modal donde el usuario puede seleccionar su código de funcionario desde un listado, permitiendo visualizar las solicitudes de gira que se encuentren en estado pendiente asociadas a su nombre
4. En la sección Información Financiera Cierre, está habilitada para visualizar la información financiera correspondiente al cierre de la gira, incluyendo los montos calculados, tipo de cambio, cantidad de días y servicios de viáticos aplicables
   1. TC Cierre: Es calculado de acuerdo con la moneda de la solicitud de gira y la fecha actual. Campo no editable.
   2. Monto Cierre: Es un campo calculado de acuerdo con los gastos registrados en el cierre. Campo no editable.
   3. Monto Funcional Cierre: Es un campo calculado de acuerdo con los gastos registrados en el cierre en moneda funcional. Campo no editable.
   4. Número de Días: Es un campo numérico calculado, resultado de restar la Fecha Final menos la Fecha Inicial, incluyendo el día inicial de la gira. Campo no editable.
   5. Número de Desayunos: Corresponde a la cantidad de desayunos aplicables según los días de la gira y los horarios definidos en la parametrización de servicios de viáticos en giras. Campo no editable.
   6. Número de Almuerzos: Corresponde a la cantidad de almuerzos aplicables según los días de la gira y los horarios definidos en la parametrización de servicios de viáticos en giras. Campo no editable.
   7. Número de Cenas: Corresponde a la cantidad de cenas aplicables según los días de la gira y los horarios definidos en la parametrización de servicios de viáticos en giras. Campo no editable.
   8. No. Hospedaje: Corresponde a la cantidad de hospedajes aplicables según los días de la gira y los horarios definidos en la parametrización de servicios de viáticos en giras. Campo no editable.
5. En la sección Detalle de Solicitud, se visualizarán todos los registros y detalles relacionados con la solicitud de gira seleccionada
6. En la sección Liquidación, se visualizará la información correspondiente a la liquidación de la gira, incluyendo la fecha de liquidación y el usuario de liquidación, los cuales son campos no editables. El campo motivo de liquidación tardía es editable
7. Presionar el botón de Agregar para guardar el registro
8. Buscar el registro que se agregó en el paso anterior y dar clic en el registro
9. Ir a la Cejilla Autorizaciones, está habilitada para que funcionarios procedan con el registro de la solicitud de autorización
   1. Presionar clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
   2. Seleccionar el tipo de respuesta a la autorización
      1. AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta positiva para que la solicitud continúe al siguiente paso o finalice su aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  W = EN REVISION o A = APLICADO (se actualiza en el último paso de aprobación)
      2. NO AUTORIZADO: esta opción está habilitada para dar una respuesta negativa para que la solicitud se detenga su trámite y finalice sin aprobación. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  D = DENEGADO
      3. CORREGIR: esta opción está habilitada para que informar al solicitante que debe corregir su  solicitud y que después de eso  reinicie nuevamente el proceso de autorización. Este tipo de autorización actualiza la transacción el estado en  P = EN REGISTRO
   3. Digite una breve justificación
   4. Presione clic en el botón de NUEVO AUTORIZACIÓN
   5. Nota: El usuario que realiza la solicitud del Giro de Dinero únicamente debe efectuar la primera aprobación, seleccionando la opción de respuesta “Autorizado”. Las siguientes aprobaciones serán realizadas por los encargados correspondientes, según el workflow configurado para el proceso. Estos usuarios podrán utilizar las opciones “Autorizado”, “No Autorizado” o “Corregir”, de acuerdo con la revisión realizada a la solicitud
10. Ir a la Cejilla Documentos, está habilitada para que  funcionario procedan a subir documentos de interés para el trámite gestionado
    1. Presionar clic en el botón de NUEVO DOCUMENTO
    2. Seleccionar el tipo de documento
    3. Completar el campo Resumen del Documento
    4. En el campo de Cargar Documento: (*) se debe presionar clic para que el sistema active la ventana de buscador de documentos
    5. Seleccione el documento
    6. Se debe presionar clic el botón de AGREGAR DOCUMENTO para subir el documento a la solicitud 
11. Ir a la Cejilla Imprimir, está habilitada para visualizar e imprimir el reporte de la información registrada en el proceso de cierre de gira

Permisos

Estos son los permisos disponibles

• CXP-VALES-CAJA-SEL     Agregar en Vales de Caja Chica
• CXP-VALES-CAJA-DEL    Eliminar en Vales de Caja Chica
• CXP-VALES-CAJA-SEL    Ingresar en Vales de Caja Chica
• CXP-VALES-CAJA-EXP    Exportar en Vales de Caja Chica
• CXP-VALES-CAJA-UPD    Actualizar en Vales de Caja Chica
• CXP-VALES-CAJA-INS     Agregar en Vales de Caja Chica
• CXP-VALES-CAJA-IMP     Reporte / Imprimir en Vales de Caja Chica
• CXP-VALES-CAJA-AUT    Autorización Workflow en Vales de Caja Chica
• CXP-VALES-CAJA-INS     Registrar Documentos en Vales de Caja Chica
• CXP-VALES-CAJA-ANU    Anular
• CXP-VALES-CAJA-SEL    Firmar